Aus am 31.12: Alternativen zu »Datev DMS classic«

Alternativen zu »Datev DMS classic«

Am 31.12.2023 ist Schluss mit »Datev DMS classic für Unternehmen«. Dann endet das Nutzungsrecht für die Dokumenten-Management-Lösung. Sie basiert auf einem System der Firma Saperion, die seit Beginn der Zusammenarbeit mit DATEV vor 20 Jahren mehrfach verkauft wurde (unter anderem an die Software-Sparte von Lexmark, zuletzt an Hyland). »Die Zusammenarbeit wurde dadurch perspektivisch immer unsicherer«, teilte Datev daher bereits im Spätsommer 2022 mit. Außerdem »zeigten die Weiterentwicklungsschwerpunkte keine Portfolio- oder Programmneuerungen, die Sie, Ihre Mandanten und wir erwarten«, erklärte das Unternehmen weiter. Daher kündigte es das Modul ab.

Für die Migration empfahl Datev zunächst »ELO for Datev«, das ELO Digital Solutions in Zusammenarbeit mit Datev entwickelt hat. (ECMGUIDE berichtete). Allerdings passte der Vorschlag nicht für alle Anwender oder hielten den damit gebotenen Leistungsumfang nicht alle für erforderlich. Zusätzlich zu dem in Kooperation mit ELO entwickelten Angebot hatte Datev allerdings von Anfang an auch die Möglichkeit vorgesehen, Produkte von Drittanbietern nutzen zu können und dafür unter anderem einen Exportassistenten bereitgestellt. Eine Übersicht bietet auch der Datev-Marktplatz, wie die empfohlene Datensicherung vor der Deinstallation von DMS classic funktioniert, erklärt Datev in seinem Help-Center.

Auf dem Marktplatz von Datev ist neben ELO als zweiter vollwertige ECM-Anbieter amagno zu finden. Vollwertig deshalb, weil sowohl ein starker Fokus auf Dokumentenmanagement als auch auf Rechnungseingangsverarbeitung gelegt wird. Andere auf dem Datev-Marktplatz vertretene Angebote bilden nicht die komplette ECM-Breite ab, die aber auch nicht in jedem Fall benötigt wird. Als klassische ECM-Lösungen, zu denen ebenfalls migriert werden kann, zählen weitere Angebote wie von easy, DocuWare und d.velop, die sich nicht auf dem Datev-Marktplatz befinden.

Beim Umstieg zählt jetzt Geschwindigkeit

Wichtig für Anwender ist, dass sie zum 31.12.2023 ein neues Dokumentenmanagement benötigen. Denn dann erlischt das Nutzungsrecht und müssen die Software und alle dazugehörigen Komponenten, darunter auch der Exportassistent, deinstalliert sein. Damit erlischt dann auch der Zugriff auf die dort liegenden Dateien. Das heißt, der Export aller Daten in ein anderes DMS-System muss dann bereits abgeschlossen sein. Das Zielsystem sollte dazu in der Lage sein, mindestens XML-Daten zu importieren. Die undankbare Aufgabe haben allerdings längst noch nicht alle Anwender bewältigt.

Das ist nun aber höchste Zeit. Der etwa von Melvyn Pausch, Vertriebsbeauftragter bei d.velop, im Januar vorgeschlagene Zeitplan für eine gemütliche Migration ist längst hinfällig. Jetzt ist es bereits höchste Eisenbahn. Die von Pausch sinnvollerweise vorgeschlagene Ist-Analyse der eigenen Prozesse, um Problemfelder und Optimierungspotenziale zu identifizieren, dürfte meist schon  nicht mehr realistisch umsetzbar sein – wenn sie bisher nicht in Angriff genommen wurde. Jetzt zählt der schnelle Umstieg.

Filee als Ersatz für DMS Classic

Als Last-Minute-Alternative zu Datev DMS Classic empfiehlt sich unter anderem Fileee. Der Anbieter aus Münster richtet sich an Selbständige, Vereine, kleine Unternehmen und Steuerberater. Neben digitalem Dokumentenmanagement bietet er auch digitalen Rechnungseingang, Jahresabschluss, revisionssichere Archivierung und generell eine Lösung zum papierlosen Büro an. Das Dokumentenmanagement in der Cloud wird als »Fileee Box« vermarktet. Das Starter-Paket kostet regulär ab 207 Euro pro Jahr, die Professional-Variante knapp über 500 Euro, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Den Wechsel von DMS classic zu Fileee beschreibt das Unternehmen hier.

Candis als Ersatz für DMS Classic

Pia Greinacher von Candis weist darauf hin, dass das Aus für DMS classic sich auch in anderen Datev-Produkten bemerkbar machen kann, etwa »DATEV Auftragswesen«, »DATEV Lohn- und Gehalt«, »DATEV Kanzlei-Rechnungswesen« und »DATEV Mittelstand Pro«, wenn die Dokumente mit diesen Programmen verknüpft sind. Sie gibt aber auch zu bedenken, dass nicht unbedingt alle Datev-Nutzer ein DMS benötigen.

»Grundsätzlich bieten DMS viele Funktionen, die Unternehmen in diesem Umfang meist gar nicht benötigen. Liegt der Fokus auf bestimmten Bereichen, kann auch eine andere Lösung infrage kommen.« Dazu verweist sie auf die von Candis angebotenen All-in-One-Tools für Finanzteams, Software, die jeweils einen bestimmten Anwendungsfall abdecken und dazu alle erforderlichen Funktionen mitbringen. Den Wechsel von DMS classic zu Candis beschreibt das Unternehmen hier.

Bitfarm als Ersatz für DMS Classic

Der von Bitfarm vorgeschlagene Migrationspad von »Datev DMS classic«. auf »bitfarm Archiv«. (Grafik: bitfarm)

Mit »bitfarm Archiv« bietet bitfarm Informationssysteme aus Siegen ebenfalls ein Zielsystem bei der Ablöse von DMS Classic an. Das Unternehmen empfiehlt, beim Umstieg die Benutzerverwaltung von Datev DMS Classic, Berechtigungen, Datenqualität und nicht archivierte Dokumente zu überprüfen. Für den Export legt es Anwendern den Exportassistenten von Datev nahe. Informationen zum Wechsel von DMS classic zu Bitfarm Archiv gibt das Unternehmen hier.

Daneben geben zahlreiche Dienstleister hilfreiche Tipps und Empfehlungen. Capaletti & Perl aus Hamburg, sowohl ELO Business Partner als auch Corporate und Solution Partner von Datev, unterstützt etwa bei der Umstellung auf die Alternative von Elo. Ecm:one aus Münster ist Partner von Dvelop und unterstützt Firmen nicht nur beim Umstieg von DMS classic, sondern bietet mit der hauseigenen App »ecm:one Invoices for DATEV« auch die Möglichkeit, Rechnungserkennung und Prüfungsworkflow zu optimieren.