Interview mit easy-CEO Andreas Zipser zu Cloud-Themen

Mitte März hat easy software eine native Cloud-Version seines Kernprodukts »easy archive« veröffentlicht. Über diesen Launch, eine Verbindung zu den DMS-Systemen Proxess und Habel sowie weitere Cloud-Entwicklungen sprachen wir mit Andreas Zipser, CEO von easy software.

easy software hat die native Cloud-Version von easy archive vor ein paar Wochen vorgestellt. Doch easy archive ist nicht die erste easy-Lösung, die Kunden in der Cloud nutzen können. Wie sieht generell die Cloudstrategie bei easy aus?

Zipser: Wir wollen unsere Kunden bei der digitalen Transformation unterstützen. Und das heißt, dass wir zielstrebig in Richtung Cloud gehen. Bereits im letzten Jahr haben wir mit »easy invoice smart« die digitale Rechnungsverarbeitung nativ cloud-fähig gemacht. Mit easy archive setzten wir diesen Weg fort. Mit der neuen Cloud-Native Version erhalten easy Kunden eine hybridfähige Lösung, um selbst über lange Zeit gewachsene Archive mit Millionen von Dokumenten flexibel und sicher zu managen.

Gab es nicht schon mehrere cloud-fähige Lösungen wie eine cloud-basierte HR-Lösung für SAP von easy?

Zipser: Die wichtige Differenzierung liegt hier zwischen cloud-nativ und cloud-fähig. Cloud-native Produkte sind komplett neue Entwicklungen, die sämtliche Stärken der Cloud nutzen, während cloud-fähige Lösungen Weiterentwicklungen bestehender Technologien sind, die ebenfalls bereits über viele Vorteile von Cloud-Technologie verfügen. Letztere sind im Markt naturgemäß stärker verbreitet und stehen auch bei uns schon lange zur Verfügung.

Sind die cloud-nativ- und on-premises-Version von easy archive funktional identisch oder gibt es Unterschiede?

Zipser: Grundsätzlich gilt: Die Kernfunktionen unserer einzelnen Lösungen sind – unabhängig von der zugrundeliegenden Infrastruktur – identisch. Egal, ob on-premises oder cloud-nativ – die Features bleiben dieselben, bedienen sich aber anderen Grundgerüsten, die in der Praxis gänzlich unterschiedliche Voraussetzungen für die Anwendung bieten.

Grundsätzlich gilt: Die Kernfunktionen unserer einzelnen Lösungen sind – unabhängig von der zugrundeliegenden Infrastruktur – identisch.

Welche weiteren Cloud-Produkte sind geplant und wann werden diese auf den Markt gebracht?

Zipser: Perspektivisch stellen wir unser gesamtes Portfolio cloud-nativ zur Verfügung.

Easy gehört seit 1990 – also seit über 30 Jahren – zu den Marktführern für digitales Archivieren. Dementsprechend viele Bestandskunden nutzen die On-Premises-Lösungen. Wie will Easy diese mit auf die Cloud-Reise nehmen?

Zipser: Ich denke, den meisten Unternehmen ist klar, dass die Cloud in vielen Fällen die bessere Alternative zu On-Premises darstellt. Das haben die letzten Jahre deutlich gezeigt. Nach dem State of the Cloud Report von Flexera liegt der Anteil an Unternehmen, die die Cloud intensiv nutzen, bei 71 Prozent. Der Mittelstand hat hier deutlich aufgeholt und speichert Daten heute völlig selbstverständlich in der Cloud. Dieser Trend ist nicht zu stoppen. Zumal die Cloud allein die nötige Infrastruktur bietet, um den momentanen Boom rund um Künstliche Intelligenz zu stemmen.

Für viele Unternehmen stellt sich daher nicht unbedingt die Frage, ob sie in die Cloud wechseln sollen. Es geht eher darum, wie sie den Cloud-Shift möglichst einfach und kosteneffektiv realisieren können. Hier hilft easy als Cloud- und Digitalisierungspartner, indem wir Kunden am richtigen Punkt ihrer digitalen Transformation abholen. Im Klartext heißt das: Wir werden Bestandskunden mit On-Premises-Lösungen auch weiterhin unterstützen und sie nicht in die Cloud zwingen. Denn unsere Cloud-Produkte sind auch in der Lage, mit den On-Premises-Produkten zu interagieren. Für Bestandskunden mit Wartungsvertrag von easy archive haben wir deshalb ein attraktives und kostenneutrales Angebot, um das neue Archiv kennen zu lernen. Auf Wunsch können Bestandskunden sogar Cloud- und Bestandsarchiv parallel nutzen. Das garantiert dann einen besonders weichen Übergang.

Wie sieht das kostenneutrale Angebot konkret aus?

Zipser: Es stellt unseren Bestandskunden das easy archive (cloud) für eine bestimmte Anzahl an Usern und bis zu einer bestimmten Menge an Speicherplatz kostenfrei zur Verfügung.

easy hat Ende vergangenen Jahres Proxess mit den beiden ECM-Lösungen Proxess und Habel DMS übernommen. Wird es auch möglich sein, von der Cloud-nativen easy archive Lösung auf PROXESS DMS und HABEL DMS in der gleichen Weise und ohne funktionelle Einbußen wie auf easy archive OnPremises zuzugreifen?

Zipser: Aktuell evaluieren wir, wie wir ein ähnlich flexibles Zusammenspiel zwischen dem cloud-nativen easy archive und den bei Bestandskunden weit verbreiteten Kernprodukten unserer neuen Tochtergesellschaft, PROXESS DMS und HABEL DMS, gestalten. Sobald finale Pläne zu diesen beiden Produkten vorliegen, werden wir gerne darüber berichten.

Wir betreiben das easy archive auf unserer Cloud-Plattform easy DM, speichern die Daten in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001 Zertifizierung und sorgen für sichere Datenübertragung, die dem Stand der Technik entspricht.

Welche Vorteile sehen Sie für easy-Kunden allgemein beim Umzug in die Cloud?

Zipser: Die Vorteile sind ja bekannt: Die Cloud bietet hohe Skalierbarkeit und Flexibilität. Funktionen lassen sich einfach und schnell hinzufügen und entfernen. Im Vergleich zu On-Premises-Lösungen, die über Jahre hinweg wachsen und mit Zusatz-Features oft völlig überfrachtet sind, sind Cloud-Lösungen schlanker und performen besser.

Ein großer Pluspunkt ist meiner Meinung nach zudem die hohe Nutzerfreundlichkeit der Cloud. Eine SaaS-Lösung wie easy archive steht bereits vor der ersten Nutzung vorkonfiguriert bereit. Der Archivierungsassistent übernimmt automatisch die Dokumenten-Ablage und lädt die ausgewählten Daten revisionssicher in die Cloud. Und natürlich können Mitarbeitende orts- und zeitunabhängig auf die Daten zugreifen, egal ob im Home-Office oder im Büro, über den Rechner oder das Smartphone. Damit überwindet die Cloud die initiale Digitalisierungshürde, die leider noch in vielen Köpfen herrscht. Und es macht das Archivieren von Dokumenten, das immer noch als müßige Pflichtaufgabe gilt, wieder spannend und produktiv.

Ein Thema, das bei Cloud und Archivierung immer auftaucht, ist Sicherheit und Datenschutz. Wie wird das im cloud-nativen easy archive sichergestellt?

 Zipser: Es stimmt, dass viele Unternehmen damit hadern, ihre Daten – und damit auch in gewisser Weise ihren Wissensschatz – »außer Haus« zu geben und stattdessen sensible Daten noch immer lieber in ihrer eigenen Infrastruktur lokal speichern. Die Angst vor Kontrollverlust ist da. Hinzu kommt, dass es bei der revisionssicheren Archivierung ja auch ganz klare Compliance-Vorgaben bezüglich Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Schutz vor Verlust und Nachvollziehbarkeit gelten.

Diese gesetzlichen Vorgaben erfüllen wir aber mit all unseren Lösungen – egal ob in der Cloud oder On-Premises. Wir betreiben das easy archive auf unserer Cloud-Plattform easy DM, speichern die Daten in deutschen Rechenzentren mit ISO 27001 Zertifizierung und sorgen für sichere Datenübertragung, die dem Stand der Technik entspricht. Das heißt, wir wissen, wo welche Daten liegen und können diese schützen. Und natürlich besteht immer die Möglichkeit zum Datenexport, so dass Unternehmen bei easy keine Angst vor einem Vendor Lock-in haben müssen.

Viele Unternehmen setzen bei der Archivierung auf einen Hybrid-Ansatz und speichern ihre Dokumente sowohl lokal als auch im Cloud-Archiv. Das Argument: Nicht alles lohnt den Aufwand einer Cloud-Migration. Wie sehen Sie das?

Zipser: Sicher gibt es lokal archivierte und gespeicherte Daten, die lediglich aufgrund gesetzlicher Vorgaben wie GoBD und DSGVO noch aufbewahrt werden. Interessanter ist hier die Frage, ob diese Dokumente und die darin enthaltenen Daten nicht tatsächlich noch einen echten Mehrwert bieten. Wenn das der Fall ist, gehören sie ins easy archive. Denn hier lassen sich historisch gewachsene Dokumentensilos aus verschiedensten Geschäftsbereichen verknüpfen und zu einem zentralen Informations- und Wissenshub zusammenfassen.

Unser neues easy archive ist nämlich alles andere als nur eine digitale Variante des Papier-Aktenschranks, der im Keller Staub ansammelt. Wir verstehen easy archive als eine Lösung, die sich zum Single Point of Truth (SPoT) entwickeln kann – zu einem pulsierenden Datenherz mit dem Mitarbeitende tagtäglich arbeiten, interne Workflows optimieren und neue Synergien aufspüren. Das Potential, das in einem Archiv steckt, ist vielen Unternehmen meiner Meinung nach noch nicht bewusst. Die easy Historie jedoch ist eng an das Archiv geknüpft. Es ist der Dreh- und Angelpunkt unseres Portfolios. Und es ist das Kernprodukt, das easy und unseren Kunden einen klaren Wettbewerbsvorteil verleiht.

Können Sie dazu ein Praxisbeispiel liefern oder ein konkretes Szenario schildern?

Zipser: Wir wollen hier vor Verfügbarkeit noch nicht zu viel erzählen. Aber nur soviel: Wir werden Information aus der Gänze aller Dokumente des Archivs extrahieren, und business-relevante Empfehlungen ableiten können.

Weiterführende Links