xSuite mit Konvertierungsplattform für E-Rechnungen

xSuite eDNA ist SaaS-Lösung

Mit »xSuite eDNA« (electronic Document Network Adapter) stellt xSuite eine Public Cloud App vor, die unterschiedlichste E-Rechnungsformate annimmt und in ein einfach zu verarbeitendes, standardisiertes Format umwandelt. Der Hersteller sieht xSuite eDNA als Zugangstor in die E-Rechnungswelt der verschiedensten Länder. In der Nachfolgeversion soll eDNA zusätzlich auch elektronische Rechnungen für den Versand erstellen können. xSuite reagiert mit der Lösung auf die kommende E-Rechnungspflicht, die im B2B-Bereich in Deutschland 2025 startet und in weiteren Ländern ebenfalls vorgesehen oder schon eingeführt ist. Papier- und PDF-Rechnungen werden mittelfristig durch E-Rechnungen ersetzt.

Unterschiedliche Varianten von E-Rechnungen

Zumeist bilden maschinenlesbare XML-Datensätze die Basis der vorgeschriebenen E-Rechnungsformate. Jedes Land hat allerdings eigene Gesetze, Portale, Netzwerke und häufig auch unterschiedliche Rechnungsformate. Um trotzdem einen elektronischen Austausch und eine Weiterverarbeitung zu ermöglichen, fungiert xSuite eDNA als cloudbasierte Austausch- und Konvertierungsplattform für E-Rechnungen. Sie nimmt eingehende – und perspektivisch auch ausgehende – Rechnungsdatensätze an, konvertiert sie in das gewünschte XML-Format und überträgt sie über verschiedene Netzwerke wie Peppol.

Funktionsweise von xSuite eDNA

Aus den heterogenen Eingangsdokumenten formt die Lösung ein einheitliches Format und überträgt die Rechnungsdaten in die jeweils dafür vorgesehenen Felder des ERP-Systems, sowohl auf Kopf- als auch auf Feldebene. Anschließend findet in der nachgelagerten Rechnungsbearbeitungslösung ein Abgleich mit den ERP-Stammdaten statt, was eine automatisierte Kreditorenerkennung ermöglicht. Eine Validierung ist laut xSuite nicht erforderlich, da dies der Adapter erledigt. Ist bereits der xSuite-Workflow für Papier-, PDF- oder andere Rechnungsformate im Einsatz, kann dieser anschließend ebenfalls für die Verarbeitung der E-Rechnung genutzt werden.

Die neue Lösung verbindet Unternehmen mit den verschiedensten E-Invoice-Channels und schafft so ein Zugangstor in die E-Rechnungswelt anderer Länder. Bei Rechnungen aus Netzwerken sind die Compliance-Anforderungen bereits durch den Versender sichergestellt. Für ausgewählte Formate, die per E-Mail eingehen (ab Ende 2024 ZUGFeRD, XRechnung und BIS Billing 3.0), erfolgt die Prüfung auf Konformität mit xSuite eDNA.

Schnittstellen von xSuite eDNA

xSuite eDNA wird über Schnittstellen an interne ERP-Systeme angeschlossen. Der reine Cloud-Betrieb entlastet die IT, da Aufwände für Hard- und Software minimiert werden. xSuite eDNA unterstützt SAP S/4HANA- und SAP ERP-Systeme, wie auch jedes andere ERP-System, via REST-API oder xSuite Interface (On Premises oder Private Cloud).

Die bereits verfügbare SaaS-Lösung wird im Abomodell angeboten, welches sich preislich am Transaktionsvolumen orientiert. Sie lässt sich mit der E-Rechnungs-Lösung »xSuite Invoice« verbinden, kann aber auch unabhängig davon mit anderen Lösungen eingesetzt werden.