Trend im Mittelstand: KI und ECM

Innovationsfreudiger Mittelstand

Seit einiger Zeit schwächelt die deutsche Wirtschaft, worunter auch der Mittelstand leidet. Jedoch zeigen sich viele mittelständische Unternehmen sehr widerstandsfähig. Sie sind innovationsfreudig und bereit, neue Wege einzuschlagen, um aktuellen Problemen wie dem Fachkräftemangel zu begenen. Dies macht sich auch im Marktumfeld von Enterprise Content Management (ECM) bemerkbar, wie Heinz Wietfeld, Director Sales von Hyland, berichtet: »Während wir beobachten, dass sich Konzerne gegenwärtig meist in Wartestellung befinden, pusht der Mittelstand den ECM-Markt. Viele Mittelständler zielen darauf ab, Prozesse zu beschleunigen und Cloud-Lösungen einzusetzen. Ein häufiger Grund dafür ist, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. So finden Mittelständler eben einfach nicht mehr das Personal, um eigene Lösungen zu hosten oder Prozesse durch Mitarbeitende abzuarbeiten.«

Automatisierte Prozesse sind also gefragt, die sich mittels ECM und KI einfacher als auf herkömmliche Weise erledigen lassen. Dies bestätigt auch Benedikt Weber, CEO von ecoDMS: »Die Leistungsfähigkeit im Bereich Künstlicher Intelligenz (KI) hat in den vergangenen Jahren extrem zugenommen und die Möglichkeiten bei der Verarbeitung von Dokumenten weiter automatisiert. Unternehmen, die ein Dokumentenmangagement-System (DMS) mit KI-Lösungen kombinieren, können ihre Prozesse optimieren und Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten.«

KI-Forschungsteams deutscher ECM-Hersteller

Viele ECM-Anbieter arbeiten intensiv daran, KI-gestützte Lösungen zu entwickeln. So unterhält ecoDMS eine KI-Forschung in Österreich. ELO Digital Office hat beispielsweise ein KI-Forschungsteam in Saarbrücken ins Leben gerufen, das unter anderem konkrete Einsatzszenarien entwirft. Demnach kann KI beispielsweise im Rechnungsmanagement und Auftragswesen zum Einsatz kommen, wo zudem eine enge Verzahnung zwischen ECM- und ERP-Systemen besteht. Diese Konstellation ermöglicht zum Beispiel eine Dunkelbuchung, also die vollautomatisierte Verarbeitung einer Rechnung vom Eingang bis zur Bezahlung.

Im Personalwesen können sich Produktivitätseffekte durch den KI-Einsatz beispielsweise bei der Analyse von Human-Resources (HR)-Dokumenten wie von Weiterbildungsnachweisen, Bewerbungsunterlagen oder Krankmeldungen bemerkbar machen. Es ist möglich, nachgelagerte Aktionen anzustoßen, so dass Kolleginnen und Kollegen ohne Verzögerung automatisiert über den krankheitsbedingten Ausfall sowie die gültige Vertreterregelung im Bilde sind.

Mit dem ECM chatten

Sehr konkrete und individuelle KI-Szenarien lassen sich mit dem bereits verfügbaren Conversational ECM-System (CECM) von Amagno realisieren. Die Lösung ermöglicht Nutzerinnen und Nutzern, sich per Chat mit Unternehmensdokumenten zu unterhalten. Wie bei der Nutzung von generativer KI, zum Beispiel ChatGPT, lässt sich das Prompting mit den auf eine Frage erhaltenen Inhalten beliebig weit fortsetzen. Antworten und Ergebnisse werden so kontinuierlich verfeinert. Basierend auf den Ergebnissen lassen sich auch Inhalte wie Zusammenfassungen generieren.

Auf diese Weise können Anwendende sogar Prozesse aufsetzen, wie Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno, darlegt: »Eine Unterhaltung mit den Dokumenten reicht aus. Man braucht keine Programmierung und kein Skripting mehr, um Prozesse abzubilden.« Büscher und sein Team beschäftigen sich seit gut zwei Jahren intensiv damit, wie man ECM mit KI effizienter machen kann. »Obwohl ich zugeben muss, dass ich zunächst ein großer KI-Skeptiker war, hat sich meine Meinung KI gegenüber komplett gewandelt. Jetzt sehe ich in der Verbindung von KI und ECM einen Paradigmenwechsel, wie Nutzende Informationen konsumieren werden, beziehungsweise Informationen verarbeiten werden«, so Büscher.

Erprobte KI-basierte ECM-Einsatzbeispiele von Amagno

Stolz kann der Firmenchef in einem Videocall demonstrieren, welche Anwendungsfälle sie sich bei Amagno bereits ausgedacht haben und selbst im Unternehmensalltag einsetzen. Zur Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche lässt sich Büscher beispielsweise mit Qualifikation, Firmenzugehörigkeit und Gehaltsentwicklung die Eckdaten eines Mitarbeiters anzeigen. Zusätzlich befragt er die KI unter anderem nach einem Gehaltsspiegel für die Region und den ausgeübten Job. So kann er mit wenig Aufwand gut vorbereitet in das Mitarbeitergespräch gehen, für das er zuvor die entsprechenden Informationen zeitintensiv beschaffen und auswerten musste.

Ein weiteres Einsatzbeispiel ist der Abgleich von sehr langen Rechnungen und verschiedenen Lieferscheinen, so dass unter anderem erkannt wird, ob alle berechneten Teile auch schon geliefert sind. Ebenso lassen sich umfangreiche Vertragsversionen miteinander vergleichen und auch von der KI darlegen, wie sich entsprechende Änderungen auswirken. »Generell bietet KI ganz neue Möglichkeiten, mit Dokumenten zu arbeiten, die sich sowohl uns als auch den Kunden erst erschließen. Das Potenzial, Nutzen aus KI und ECM zu ziehen, ist riesig«, meint Büscher.

DMSFACTORY hat KI-Lösung für M-Files

Auch Jörg Eckhard, Vertriebsleiter von DMSFACTORY sieht enorme Chancen und Erleichterungen für den Mittelstand: »KI-Lösungen können Workflows der täglichen Arbeit maßgeblich optimieren und sogar automatisieren. So setzen Unternehmen die finanziellen und personellen Ressourcen, die sonst für manuelle und datengetriebene Geschäftsprozesse in Anspruch genommen werden, in Zukunft an anderer Stelle weitaus sinnvoller ein.« DMSFACTORY hat mit »DMSFACTORY KI-Suite für M-Files« ebenfalls vor kurzem eine KI-gestützte ECM-Lösung vorgestellt. Sie kombiniert die Techniken aus den Bereichen Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML), um Dokumente automatisch zu klassifizieren, relevante Informationen zu extrahieren und Metadaten anzureichern.

Die DMSFACTORY KI-Suite lässt sich beispielsweise für eine automatisierte Entgegennahme und Verarbeitung aller eingehender Dokumente in den Posteingang implementieren. Egal ob physisch eingegangen und per Scan digitalisiert oder schon in digitaler Form eingegangen, wird die Eingangspost automatisch klassifiziert und mit den passenden Metadaten versehen. Sind alle erforderlichen Metadaten automatisch erfasst, kann ein Workflow angestoßen und der Status der Datenerfassung und -prüfung sogar übersprungen werden. Dabei ist die Sprache des eingegangenen Dokumentes irrelevant. Die KI-Suite übersetzt das Dokument automatisch und kann laut Angaben des Anbieters uneingeschränkt und zuverlässig alle relevanten Daten extrahieren und verarbeiten.

Fazit: Keine Scheu vor dem KI-Einsatz

Die Vorstellung, dass sich der Einsatz von KI aus Kosten- und Komplexitätsgründen nur für Großunternehmen lohnt, ist durch das Angebot zahlreicher Hersteller widerlegt, das genau auf den Mittelstand abzielt. Weber macht noch einmal deutlich: »Die hiesige Wirtschaft ist nach Angaben des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW) mit einem Anteil von über 99 Prozent von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) geprägt. Sie sind insbesondere aufgrund der internationalen Konkurrenz einem hohen Wettbewerbsdruck ausgesetzt. Von daher sind sie mehr denn je gefordert, ihre Prozesse zu optimieren und so ihre Effizienz zu steigern.« Auch ein Mittelständler müsse beispielsweise im Handel zahlreiche Dokumente verarbeiten. Genau dabei können KI-Lösungen helfen, die mittlerweile ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse implementiert und schnell an den jeweiligen Anwendungsfall angepasst werden können.