Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement

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Wie mittelständische Unternehmen up-to-date bleiben

KI-Lösungen werden vermehrt darauf trainiert, große Datenmengen zu analysieren und auf dieser Grundlage schnelle Antworten zu liefern, komplexe Aufgaben zu lösen und durch fundierte Argumente bei der unternehmerischen Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Spezifisch im Dokumentenmanagement wird KI für eine erhebliche Effizienzsteigerung eingesetzt. Zu den zentralen Anwendungsbereichen zählen:

Automatisierte Dokumentenerkennung, Identifikation und Klassifizierung

Egal ob strukturierte oder unstrukturierte Daten – KI ist mittlerweile fähig, Dokumente automatisch zu erfassen, sie entsprechend zu kategorisieren und die relevanten Daten korrekt auszulesen und als Metadaten zu hinterlegen.

Smart Search

KI ist die Grundlage einer jeden intelligenten Suchfunktion. Sie optimiert die Analyse der Inhalte so, dass die Suchergebnisse wirklich nur das beinhalten, was auch gesucht wurde. Hier werden insbesondere die Inhalte der Dokumente selbst einbezogen und nicht nur Datei- bzw. Dokumentennamen.

Beantwortung von Fragen durch Natural Language Processing (NLP)

Auch komplexe Fragen können direkt in der Oberfläche der Anwendung gestellt und beantwortet werden. Dank Natural Language Processing-Technologien (NLP) ist die maschinelle Verarbeitung von natürlicher Sprache, in geschriebener oder auch gesprochener Form, und eine Kommunikation zwischen Mensch und Computer möglich. Die Ergebnisse von komplexen Suchanfragen übersteigen den Horizont manueller Suchprozesse bei Weitem.

KI-Lösungen können Workflows der täglichen Arbeit maßgeblich optimieren und sogar automatisieren. So setzen Unternehmen die finanziellen und personellen Ressourcen, die sonst für manuelle und datengetriebene Geschäftsprozesse in Anspruch genommen werden, in Zukunft an anderer Stelle weitaus sinnvoller ein.

Zukunftspotenzial von KI im Dokumentenmanagement

Die Rolle von KI im Dokumentenmanagement wird in den kommenden Jahren noch relevanter, denn das Potenzial dieser Technologie ist noch lange nicht ausgeschöpft. Sei es die Weiterentwicklung der Möglichkeiten durch Machine Learning oder der Fokus auf die Reflexion von KI und die damit einhergehende Fehlerkorrektur – für Unternehmen jeglicher Art bringt KI in Zukunft neue Chancen und auch neue Herausforderungen mit sich. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, maximale Flexibilität garantieren zu können und so das volle Potenzial aus den eigenen Geschäftsprozessen zu schöpfen.

Effizienzmotor des Mittelstands?

Um bei dem stetigen Wandel der Anforderungen noch mithalten zu können, müssen Unternehmen das richtige Maß an Innovation, Flexibilität und Offenheit mitbringen und die nötigen finanziellen Ressourcen aufwenden können. Ebenso wichtig sind die Mitarbeitenden, die das technische Know-how erlangen und mit dem gesamten Unternehmen teilen. Klingt für das klassische mittelständische Unternehmen nahezu unmöglich – ist es aber gar nicht!

Die DMSFACTORY hat es sich als Lösungsarchitekt zur Aufgabe gemacht, digitale Lösungen für das Dokumentenmanagement von Unternehmen so zu entwickeln, dass sie vielseitig effizient einsetzbar sind. So können auch mittelständische Unternehmen von modernen Technologien wie der Künstlichen Intelligenz profitieren. Es ist bekannt, dass viele mittelständische Unternehmen ein begrenztes Budget haben, was die Investition in ihre IT-Infrastruktur anbelangt. Kosten-Nutzen-Analysen zeigen schnell, dass sich das Investment lohnt – vor allem dann, wenn sich die Implementierung und Nutzung dieser Lösung so schnell und einfach gestaltet, dass kein spezifisches Know-how erforderlich ist.

Vorteile KI-gestützter Lösungen im Dokumentenmanagement

Digitale Lösungen, die von der Technik künstlicher Intelligenz unterstützt werden, bringen, richtig eingesetzt, nur Vorteile mit sich – insbesondere für den Mittelstand.

Reduzierte Kosten und Zeitersparnis

Mit KI-gestützten Lösungen sparen Unternehmen langfristig erhebliche Kosten. Geschäftsprozesse werden automatisiert und verlaufen so viel schneller und ressourcenschonender. Die eingesparten finanziellen und personellen Ressourcen können dann an wertschöpfenderer Stelle eingesetzt werden.

Geringere Fehlerquote

Die häufigsten Fehler bei der manuellen Erfassung von Daten sind menschengemacht – sei es der klassische Zahlen- oder Buchstabendreher, das Vertauschen zweier Felder oder fehlerhafte Übersetzungen. Sobald ein manuelles Eingreifen erfolgt, steigt die Fehlerquote in der Regel automatisch. Mit Unterstützung durch KI wird das Fehlerrisiko minimiert. Selbstverständlich ist zu jeder Zeit eine »Prüfbarkeit« der KI-basierten Ergebnisse, Vorgaben und Entscheidungen möglich.

Erhöhte Datensicherheit

Grundsätzlich gilt bei Prozessen: Je digitaler und automatisierter, desto nachvollziehbarer und transparenter. Mit dem Einsatz von entsprechend zertifizierten KI-gestützten Systemen können Unternehmen davon ausgehen, dass die Arbeit automatisch allen aktuellen Regularien und Standards entspricht. Eine zusätzliche Investition in die Compliance der Geschäftsprozesse ist nicht nötig.

KI-gestützte Lösungen für das Dokumentenmanagement in Unternehmen sind zukunftsweisend – vor allem im Mittelstand. Es ist wichtig, diese Möglichkeiten in die Weiterentwicklung des eigenen Unternehmens miteinzubeziehen und so auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Rolle von Lösungsarchitekten

Die individuell passende Lösung aus dem großen Angebot am Markt herauszufiltern ist besonders für mittelständische Unternehmen eine große Herausforderung. Genau an dieser Stelle kommen spezialisierte IT-Dienstleister ins Spiel. Mit ihrer Erfahrung in den Bereichen Enterprise-Content-Management (ECM) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unterstützen sie Unternehmen dabei, digitale Lösungen gezielt auszuwählen und zu implementieren.

Als Partner des führenden Anbieters für Enterprise-Content-Management-Systeme M-Files entwickelt der Lösungsarchitekt und IT-Dienstleister DMSFACTORY neben eigenen Produkten auch Erweiterungen, die das Standardsystem M-Files noch flexibler, individualisierbarer und effizienter gestalten.

Vor kurzem vorgestellt wurde die DMSFACTORY KI-Suite für M-Files – eine M-Files Erweiterung, die modernste KI- und Machine Learning-Techniken kombiniert, um Dokumente automatisch zu klassifizieren und relevante Metadaten zu extrahieren.

Eine Erweiterung, die keine Unternehmensgröße kennt und so bei den grundlegendsten Anwendungsbereichen ansetzt und gleichzeitig individuell konfiguriert werden kann. Sie ist schlank, leicht zu implementieren und einfach zu bedienen – also für jede/n geeignet!

Fazit für mittelständische Unternehmen

Die Nutzung KI-gestützter Lösungen im Dokumentenmanagement ermöglicht es besonders mittelständischen Unternehmen, ihre Effizienz erheblich zu steigern. Für Herausforderungen wie Budgeteinschränkungen und die fehlenden personellen Ressourcen beziehungsweise das fehlende technische Know-how gibt es mittlerweile Lösungen, die es mittelständischen Unternehmen ermöglicht, sich in Zukunft innovativ und zeitgemäß zu organisieren.