E-Rechnungen effizient managen

Advertorial

Wachstumschancengesetz bringt E-Rechnungspflicht

Die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Transaktionen wurde im Rahmen des »Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness« – kurz Wachstumschancengesetz – beschlossen. Es trat am 28. März 2024 in Kraft und enthält unter anderem Investitionsanreize für die Wirtschaft sowie Maßnahmen zur Modernisierung des Steuersystems und zur Eindämmung von Umsatzsteuerbetrug.

Auch auf EU-Ebene gibt es konkrete Pläne für eine E-Rechnungspflicht: Die Initiative »VAT in the Digital Age« (ViDA; »Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter«) zielt darauf ab, das europäische Mehrwertsteuersystem zu digitalisieren, Steuerbetrug zu bekämpfen und EU-weit einen einheitlichen E-Rechnungsstandard zu etablieren. Die E-Rechnung bildet hierbei die Grundlage für ein zentrales elektronisches Meldesystem für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb des Binnenmarktes. Die zuständigen Behörden sollen zukünftig in Echtzeit von diesen Transaktionen erfahren und Betrugsversuche dadurch frühzeitig erkennen können.

Das EU-weite Meldesystem kommt aber wohl nicht vor 2035. Denn noch konnten sich die Mitgliedsstaaten nicht auf ein finales Maßnahmenpaket einigen. Und auch der Zeitplan für die Umsetzung von ViDA ändert sich regelmäßig: So musste die angedachte Einführung der E-Rechnungspflicht auf EU-Ebene bereits von Anfang 2028 auf 2030 verschoben werden.

Welche Regelungen wann gelten – und für welche Unternehmen

So lange können deutsche Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen nicht mehr warten: Ab dem 1. Januar 2025 müssen sie E-Rechnungen gemäß DIN EN 16931 empfangen und verarbeiten können. Beim Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen:

Übrigens: Für Betriebe, die Aufträge für die öffentliche Verwaltung erfüllen (B2G), ist die E-Rechnungspflicht nichts Neues. Öffentliche Auftraggeber sind bereits seit einigen Jahren dazu verpflichtet, E-Rechnungen gemäß den spezifischen Regelungen ihres Bundeslandes beziehungsweise des Bundes empfangen zu können.

Was gilt als E-Rechnung?

Als E-Rechnungen gelten strukturierte elektronische Datensätze, die den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und dem Standard DIN EN 16931 entsprechen. Sie werden elektronisch erstellt, übertragen, empfangen und weiterverarbeitet. Papierrechnungen und solche, die in nicht strukturierten elektronischen Formaten erstellt werden, fallen fortan in die Kategorie »Sonstige Rechnungen«. Das beinhaltet auch Rechnungsdokumente in einem einfachen PDF-Format, das keine Strukturinformationen enthält. Die in Deutschland gängigen und weit verbreiteten Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.01) erfüllen hingegen die EU-Norm – und gelten dementsprechend als E-Rechnung. Das hat das Bundesministerium der Finanzen bereits bestätigt.

Grundsätzlich müssen ab Anfang 2025 alle Rechnungen gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) in einem elektronischen Format ausgestellt werden – unter Berücksichtigung der schrittweisen Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen. Ausnahmen gelten für Kleinstbetragsrechnungen nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), Fahrausweise nach § 34 UStVD sowie im Falle von Steuerbefreiungen nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG.

Vorteile der E-Rechnung

Der größte Vorteil der E-Rechnung liegt in ihrer Standardisierung und Interoperabilität. Die standardisierten Rechnungsformate ermöglichen es Unternehmen, E-Rechnungen problemlos mit Geschäftspartnern auszutauschen – unabhängig von der eingesetzten Finanzbuchhaltungssoftware und weiteren IT-Lösungen. Die Folge sind zahlreiche zusätzliche Mehrwerte:

Digitale Rechnungsstellung mit nscale Invoice Management

Mit der Rechnungseingangsautomatisierung liefert nscale Invoice Management Unternehmen ein effizientes Tool, E-Rechnungen zu empfangen sowie zu verarbeiten und so die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes zu erfüllen. Sowohl die E-Rechnung als auch die dazugehörigen Prozesse lassen sich – dank der zahlreichen Schnittstellen von nscale – nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen einbinden und stellen zu jeder Zeit die Integrität der Rechnungsdaten sicher.

Darüber hinaus ist nscale IM in der Lage, Eingangsrechnungen automatisch auszulesen, zu strukturieren und basierend auf vordefinierten Regeln und Berechtigungen ohne menschliches Zutun zur Bearbeitung an den passenden Mitarbeiter weiterzuleiten. Zudem zeichnet sich die Lösung durch eine einfache und intuitive Bedienbarkeit aus – und ist dank Low-Code/No-Code-Ansatz auch für Mitarbeiter ohne IT- und Programmierkenntnisse einfach und zugänglich. Und nicht zuletzt ermöglicht die Skalierbarkeit von nscale IM Unternehmen, sich an zukünftige Entwicklungen anzupassen und jederzeit auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben.

E-Rechnungen sind – genau wie papierbasierte Rechnungsdokumente – revisionssicher zu archivieren. Hier leistet die übergeordnete Informationsplattform nscale wichtige Dienste. Sie unterstützt außerdem bei der grenzüberschreitenden Rechnungsstellung, indem sie Ausgangsrechnungen automatisch in EU-Recht-konforme länderspezifische Formate überträgt und deren rechtssichere Übertragung gewährleistet.

Fazit

Unabhängig vom Wachstumschancengesetz benötigen zukunftsfähige Unternehmen ein digitales Rechnungswesen, um entsprechende Workflows zu automatisieren, zu optimieren und zu beschleunigen – oder kurz gesagt: effizienter zu gestalten. Mit der verpflichtenden E-Rechnungsstellung im B2B-Geschäft stellt die Bundesregierung Unternehmen vor eine herausfordernde Aufgabe. Die Chancen und Potenziale überwiegen jedoch deutlich. Betriebe, die die Implementierung elektronischer Rechnungen in ihren Geschäfts- und Verwaltungsalltag sorgfältig planen und rechtzeitig umsetzen – und dabei auf leistungsstarke, zukunftssichere Lösungen wie nscale IM setzen – werden die Vorteile der E-Rechnungsstellung schnell zu schätzen wissen.