Unternehmen vernachlässigen Empfang von E-Rechnung

Bitkom-Studie zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Umfeld

Gemäß dem Wachstumschancengesetz sind Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen gemäß DIN EN 16931 empfangen und verarbeiten zu können. Und obwohl es bis dahin nur noch wenige Wochen dauert, kann laut einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom bisher weniger als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland (45 Prozent) Rechnungen als E-Rechnung empfangen. Für den Versand sind Übergangsregelungen geschaffen worden, da die Realisierung der Lösungen noch vielen Unternehmen Zeit kostet.

Thema E-Rechnung ist unumgänglich

Der Studie nach empfangen nahezu alle Unternehmen Rechnungen per E-Mail (96 Prozent). Fast ebenso viele stellen ihren Geschäftspartnern frei, ihnen Rechnungen per Briefpost zuzusenden (93 Prozent). Bei 7 Prozent der Unternehmen erfolgt ein manueller Upload durch die Geschäftspartner in einem Portal. 58 Prozent der Unternehmen geben an, ihre Geschäftsprozesse in Buchhaltung, Finanzen und Controlling weitestgehend oder vollständig digitalisiert zu haben. »Obwohl der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist, wird diese Form der Rechnung bisher in verhältnismäßig wenig Unternehmen genutzt. Die Einführung ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, zumal die Implementierung in verschiedene Geschäftsprozesse hineinreicht. Dennoch ist es wichtig, dass sich alle Unternehmen mit der E-Rechnung auseinandersetzen – und das nicht nur, um staatlichen Vorgaben gerecht zu werden. Einmal eingeführt kann sie helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen«, sagt Daniil Heinze, Referent für Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.

Versendung von E-Rechnungen

Rund die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent) nutzt die E-Rechnung bereits bei ausgehenden Rechnungen – ein knappes Drittel häufig (30 Prozent), ein Viertel nur in Einzelfällen (25 Prozent). Viel verbreiteter ist dagegen der Rechnungsversand per E-Mail, beispielsweise in Form von PDF-Dateien, den praktisch alle Unternehmen nutzen (99 Prozent). Mehr als die Hälfte greift noch auf Briefpost zurück (59 Prozent) – 13 Prozent der Unternehmen tun dies oft, 46 Prozent in Einzelfällen.

Hinsichtlich der spezifischen Formate für den Empfang von E-Rechnungen zeigen sich EDI-Formate als klar vorherrschend: Knapp drei Viertel der Unternehmen nutzen diese (71 Prozent). Etwa ein Viertel greift stattdessen auf das Format ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X zurück (27 Prozent), das ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit maschinell verarbeiteten Daten kombiniert. Nur eins von zwanzig Unternehmen nutzt das rein strukturierte, XML-basierte Format XRechnung (5 Prozent).