Mit Lexware Office die E-Rechnungspflicht erfüllen

E-Rechnungspflicht seit Jahresbeginn

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen verpflichtet, E-Rechnungen gemäß DIN EN 16931 empfangen und verarbeiten zu können. Für den Versand von E-Rechnungen gibt es zeitliche Übergangsregelungen, um gerade auch kleinen Unternehmen und Selbstständige mehr Zeit einzuräumen, entsprechende Lösungen zu realisieren. Doch spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, die E-Rechnungspflicht vollständig zu erfüllen.

Ausgenommen sind steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG. Ebenso wenig müssen Kleinbetragsrechnungen, die einen Betrag von 250 Euro nicht überschreiten, und Fahrausweise als E-Rechnung übermittelt werden. Diese können weiterhin in sonstigen Formaten vorliegen, zu denen Papier- und PDF-Rechnungen zählen.

E-Rechnungen mit Lexware Office

Mit dem Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm Lexware Office ist es ganz einfach möglich, E-Rechnungen zu empfangen und zu erstellen. Die Software ist für Gründer, Unternehmen und Freiberufler aus allen Branchen geeignet. Aktuell erhalten Käuferinnen und Käufer beim Kauf von Lexware Office in den ersten drei Monaten 50 Prozent Rabatt. Damit ist Lexware Office bereits ab 3,45 Euro monatlich verfügbar.

E-Rechnungen entsprechend der Norm EN16931 müssen ein strukturiertes elektronisches Format besitzen, elektronisch erstellt und elektronisch übermittelt werden sowie elektronisch verarbeitbar sein. Diese Voraussetzungen erfüllen Rechnungen im XML-Format, die beispielsweise dem Standard XRechnung entsprechen. Zulässig sind auch Rechnungen gemäß dem Standard ZUGFeRD, der als Hybrid-Format einen sichtbaren Bereich und einen eingebetteten XML-Teil vorweist. Dagegen gelten reine PDF-Rechnungen nicht als E-Rechnungen.

Empfangen und Senden von E-Rechnungen

In Lexware Office lassen sich E-Rechnungen in den maschinenlesbaren Formaten XRechnung und ZUGFeRD ebenso wie sonstige Rechnungen hochladen. Die anschließende automatische Erkennung der Rechnungsdetails und KI-gestützte Verbuchungsvorschläge unterstützen die automatisierte Buchhaltung. Rechnungsdetails aus strukturierten E-Rechnungsformaten kann Lexware Office fehlerfrei auslesen.

Mit Lexware Office lassen sich E-Rechnungen nach der gültigen Norm EN 16931 auch erstellen und versenden. Im Rechnungseditor gibt es eine Statusanzeige, die angibt, ob die Rechnung eine E-Rechnung ist. Eine Checkliste zeigt an, welche Informationen noch für eine vollständige E-Rechnung fehlen und wo diese zu ergänzen sind. Per App funktioniert die Rechnungserstellung auch mobil von unterwegs aus und aus einem bestehenden Angebot heraus.

Die E-Rechnungsfunktionen sind nur ein Bestandteil von Lexware Office. Die cloudbasierte kaufmännische Software bietet insgesamt über 60 Features, zu denen unter anderem folgende zählen:

• Automatisierte Buchhaltung
• Belegerfassung
• GoBD Langzeitbelegarchiv
• Lohnabrechnung
• Einnahmenüberschussrechnung
• App inklusive Belegscanner und Belegprüfung
• Viele Integrationsmöglichkeiten von Partnerlösungen wie PayPal, DATEV und shopify