SRZ und Ceyoniq zeigen Behördenlösung für eAkte

Gemeinsam präsentieren das Satz-Rechen-Zentrum (SRZ) und Ceyoniq Technology auf der CEBIT 2018 eine integrierte Software-Anwendung, mit der sich zentrale Arbeitsschritte der elektronischen Aktenführung durchführen lassen – vom ersetzenden Scannen, bei dem das Papieroriginal vernichtet werden kann, über die Vorgangsbearbeitung und das Dokumentenmanagement bis hin zur beweiswerterhaltenden Langzeit-Archivierung. Die Komplettlösung besteht aus der Scansoftware »CROSSCAP« in der TR-RESISCAN-Version und dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) »nscale eGov«, die über eine Schnittstelle miteinander verbunden sind. »So können Dokumente gemäß der technischen Richtlinie zum Ersetzenden Scannen digitalisiert, über Barcodes direkt an die richtige Stelle im Aktenplan abgelegt und anschließend vernichtet werden – und das alles in einem durchgängigen Workflow«, erklärt Hans-Joachim Hübner, Leiter Vertrieb und Systemintegration beim SRZ. Auf der Cebit ist die Anwendung  an den Plätzen der Ceyoniq auf dem Databund-Stand zu sehen.

Elektronische Akten im öffentlichen Sektor

Die Einführung der elektronischen Aktenführung (E-Akte) ist ein wichtiger Baustein der eGovernment-Strategie von Bund, Ländern und Kommunen. Ziel ist es, das Verwaltungshandeln vollständig digital und medienbruchfrei durchzuführen. Doch stellt sich dabei die Frage, wie sich Papieroriginale rechtskonform in elektronische Dokumente überführen lassen. »Denn: Erst das Ersetzende Scannen vervollständigt die elektronische Akte und macht sie auch wirtschaftlich ohne Medienbruch«, erläutert Hübner. Bei dieser Aufgabe leistet die Richtlinie zum Ersetzenden Scannen (TR-RESISCAN), herausgegeben vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), Orientierung. Sie beschreibt die notwendigen Verfahren für die Arbeitsprozesse und gibt detaillierte Hinweise, wie eine Analyse zum Schutzbedarf durchzuführen ist.

Zwar wird die TR-RESISCAN von verschiedenen ECM-Experten kritisiert, da sie die Verfahren als überzogen bewerten, aber im Behördenbereich ist ihre Anwendung trotzdem dringend empfohlen. Während sie in der privaten Wirtschaft ignoriert werden kann, müssen sich Projektverantwortliche im öffentlichen Bereich mit ihr auseinandersetzen. SRZ geht auf diese Anforderung mit Crosscap in der TR-RESISCAN-Version ein.

Die Software-Bestandteile im Einzelnen

Crosscap ist die Grundlage einer Referenzinstallation, die vom BSI für den TR-RESISCAN-Einsatz zertifiziert wurde. Die Scansoftware unterstützt die in der technischen Richtlinie vorgesehenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Ersetzenden Scannen. So wird von der Software für jedes Image eine Checksumme (Hashwert) gebildet, mit der sich unbeabsichtigte Änderungen sofort erkennen lassen. Alle Tätigkeiten im Rahmen der Image-Bearbeitung werden lückenlos protokolliert. Bei hohem Schutzbedarf verschlüsselt Crosscap automatisch die gescannten Bilder. Das Aufbringen einer elektronischen Signatur oder eines elektronischen Siegels sichert die Integrität der Dokumente, das bedeutet, der Inhalt der Dokumente bleibt vollständig und unverändert. Je nach Schutzbedarf führt die Scansoftware den Anwender zur richtigen Konfiguration und warnt, wenn etwas nicht logisch eingestellt wurde.

Die zweite Säule der Lösung ist mit nscale eGov eine Softwareplattform, die sämtliche Vorteile des Enterprise Content Managements (ECM), Dokumentenmanagements und der beweiswerterhaltenden Langzeit-Archivierung für die öffentliche Verwaltung nutzbar macht. Sie unterstützt die Prozesse der digitalen Aktenführung – vom Posteingang über die Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung. Die gesamte Fachlichkeit ist vorkonfiguriert, auch der besondere Sprachgebrauch in Behörden findet sich in den Oberflächen wieder. Einarbeitungszeiten werden somit reduziert.

Ceyoniq und SRZ auf der CEBIT:
Halle 14, Stand J36, Plätze 05 und 06 (Databund)