Advertorial: Zusammenarbeit auf allen Ebenen

Alles unter Kontrolle mit der ELO ECM Suite

Um bei der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung nicht den Überblick zu verlieren und Änderungen jederzeit nachvollziehen zu können, werden sämtliche Dokumente in der »ELO ECM Suite« versionskontrolliert abgelegt. Möchte ein Mitarbeiter an einem Dokument etwas ergänzen oder verändern, checkt er dieses zunächst aus und sperrt es damit für die Kollegen. Diese sehen daraufhin, wer das Dokument aktuell bearbeitet. Ist der Mitarbeiter mit seiner Überarbeitung fertig, kann dieser das Dokument als neue Version in der ELO ECM Suite einchecken. Jeder einzelne Bearbeitungsstand bleibt damit zu jeder Zeit nachvollziehbar.

Doch das ist nicht alles: Die einzelnen Versionen eines Dokuments lassen sich über eine praktische Split-Screen-Ansicht oder – bei Microsoft Office-Dokumenten – über die Vergleichsfunktion ganz einfach gegenüberstellen. Damit sind sämtliche Änderungen zu jeder Zeit transparent und kein Gedanke geht verloren.

Chat mit den Kollegen? Kein Problem mit dem ELO Feed!

Ein Dokument lässt sich nicht nur kontrolliert bearbeiten – auch begleitende Diskussionen sind in ELO einfach möglich. Hierfür gibt es den »ELO Feed«, einen Nachrichtenstrom direkt am Dokument: Über ihn tauscht man sich wie auf einer Social-Media-Plattform mit den Kollegen aus. Diskussionsbeiträge lassen sich im Handumdrehen erstellen und mit unterschiedlichen Hashtags versehen, nach denen man später ganz einfach suchen kann. Kollegen können in den Beiträgen verlinkt werden, damit sie auf ein bestimmtes Dokument oder eine Änderung aufmerksam gemacht werden.

Zudem sind Querverweise und Links auf andere Elemente in der ELO ECM Suite möglich, womit Zusammenhänge erkannt und entsprechend genutzt werden können. Und mit einem Umfragetool holen Sie ganz einfach die Meinungen anderer Kollegen ein: Mit nur ein paar wenigen Klicks bekommen Sie ein Stimmungsbild zu einem bestimmten Thema und können basierend darauf Entscheidungen fundierter treffen.

»Mein ELO« hat alles Wichtige im Blick

Der Programmstart der ELO ECM Suite führt zur persönlichen Informationszentrale »Mein ELO«. Dort sind Sie jederzeit auf dem neuesten Stand aller Aktivitäten. Sie können in »Mein ELO« über frei konfigurierbare Kacheln einen schnellen Zugriff auf bestimmte Bereiche der ELO ECM Suite definieren und sehen sofort, wenn neue Aufgaben anstehen, an denen Sie mitwirken sollten.

Auch zuletzt verwendete Dokumente sind hier auf einen Blick zu sehen und mit nur einem Klick direkt ansteuerbar. In der ELO ECM Suite haben Sie zudem die Möglichkeit, bestimmte Dokumente oder auch ganze Ordner zu »abonnieren«. Sobald sich an den abonnierten Elementen etwas ändert oder Kollegen im ELO Feed Beiträge dazu gepostet haben, wird man im Bereich »Mein ELO« darauf hingewiesen – so bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Und noch etwas: Hashtags, die in Feed-Beiträgen verwendet werden, sind in der Informationszentrale »Mein ELO« in einer übersichtlichen Tag-Cloud angeordnet. Mit einem Klick auf das Hashtag gelangen Sie dann zum entsprechenden Beitrag.

Virtuelle Teamarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg

Für die neue Version der ELO ECM Suite hat ELO Digital Office ein weiteres Collaboration-Tool entwickelt: Der »ELO Teamroom« ist eine universelle Plattform für die Zusammenarbeit in Projekten, Arbeitsgruppen und vielem mehr – über Grenzen hinweg und sogar außerhalb des ELO Systems. Die Basis hierfür sind virtuelle Projekträume, die cloudbasiert oder in der eigenen Systemumgebung geöffnet werden können: Sie ermöglichen eine optimale Zusammenarbeit von ELO Anwendern im Unternehmen und externen Projektbeteiligten. Der Zugriff auf den ELO Teamroom erfolgt dabei ganz einfach zum Beispiel über den Webbrowser.

Per Klick haben Sie jederzeit die Möglichkeit, neue Teilnehmer zu einem virtuellen Projektraum hinzuzufügen. Dank des ELO Teamrooms können Sie also gemeinsam mit Mitarbeitern an anderen Standorten, aber auch mit Kunden und externen Dienstleistern, Microsoft Office-Dokumente oder andere in ELO gespeicherte Dateien bearbeiten.

Der Zusammenarbeit im Team sind damit keine Grenzen mehr gesetzt. »Gerade in der aktuellen Situation, in der Homeoffice und Remotearbeit an der Tagesordnung sind, zeigen sich die Vorteile digitaler Lösungen zur virtuellen Zusammenarbeit«, so Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH. »Mit der ELO ECM Suite und dem ELO Teamroom sind unsere Kunden hierbei bestens aufgestellt.«

Sie wollen mehr über die ELO ECM Suite 20, die zahlreichen Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit und weitere Softwarelösungen aus dem Hause ELO erfahren?

Dann lesen Sie hier unseren Erfahrungsbericht über virtuelle Teamorganisation im digitalen Kundenmagazin ELOquent. Oder Sie besuchen die ELO Digital EXPO – die erste virtuelle Messe von ELO Digital Office – online vom 17.–19. Juni 2020.