EIM-System nscale und MS Office im perfekten Zusammenspiel

Alle Beteiligten arbeiten Hand in Hand, ein Rädchen greift in das andere: So stellt man sich die ideale Zusammenarbeit vor. Als Team können Aufgaben schneller und besser bewältigt werden, daran besteht kein Zweifel. Die gute Absicht, Unternehmensprozesse im Team voranzutreiben, reicht allein jedoch nicht. Stattdessen braucht es die Unterstützung von leistungsstarker Software wie »nscale« von Ceyoniq Technology, die die Arbeit vereinfacht und die einzelnen Aufgaben strukturiert.

Der Purchase-to-Pay-Prozess eignet sich als exemplarisches Beispiel dafür, wie Collaboration gelingen kann, da er aufgrund seiner vielen Einzelschritte und den zahlreichen Akteuren, die involviert sind, zu den komplexesten Geschäftsvorgängen gehört. Teamwork spielt bei der Verarbeitung der ein- und ausgehenden Informationen eine wichtige Rolle, sollen die Abläufe beschleunigt und optimiert werden. 

Zentrale Informationen für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Als zentrale Informationsplattform bietet das EIM-System allen Berechtigten sämtliche relevanten Daten zu einem Projekt und Zugriff auf die zugehörigen Dokumente wie Angebote, Verträge und Rechnungen. Das ermöglicht die einfache, unternehmensweite und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. So ist es beispielsweise problemlos möglich, parallel an einem Vertrag zu arbeiten. Insbesondere mit Blick auf die zunehmende Etablierung der mobilen Arbeit stellt sich dies als sehr wertvoll heraus: Von überall aus und zu jeder Zeit können Beschäftigte nscale nutzen, um an die für ihre Aufgaben wichtigen Informationen zu gelangen.

Auch die Dokumentenerstellung beschleunigt sich, wenn passende Vorlagen zentral vorliegen und direkt zum Beispiel aus Word oder Power Point heraus abgerufen werden können. Schnell ist beispielsweise ein Angebot oder eine nutzerorientierte Präsentation erstellt. Ähnlich ist es mit Textbausteinen, die in mehreren Schreiben benötigt werden, wie beispielsweise die AGBs in Lieferverträgen. Sie können als wiederverwendbare Module im EIM-System hinterlegt werden.

E-Mail-Anhänge mit einem Klick korrekt ablegen

Im Zuge eines Purchase-to-pay-Prozesses entstehen in der Kommunikation mit Lieferanten zahlreiche Dokumente, die in der Regel per E-Mail eingehen und anschließend verarbeitet werden, bevor sie schließlich archiviert werden müssen. Ein aufwendiger Vorgang, wenn jedes Dokument händisch in einen passenden Ordner gespeichert werden muss. Anders stellt sich dies dar, wenn nscale mit Office-Integration genutzt wird.

Die in nscale enthaltenen Kreditoren- oder Lieferanten- und Bestellakten bündeln alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente. Beim Eingang einer E-Mail erfolgt ihre Ablage über eine in Outlook eingebettete Registerkarte in der passenden digitalen Akte im EIM-System. Mittels Schnellzugriff können Akten ausgewählt werden, die besonders häufig genutzt werden. Mit einem Klick werden die Anhänge und die Mail in der richtigen Akte abgelegt. Dabei kann via Dialogfeld festgelegt werden, ob Anhänge unabhängig vom Schreiben gespeichert werden oder auch das Anschreiben von Bedeutung ist. Im letzteren Fall können die Anhänge eingebettet werden. Dabei wird entweder ein PDF- oder ein EML-Format gewählt, sodass die E-Mails nach der Ablage unabhängig von Outlook geöffnet und auch langzeitstabil archiviert werden können.

Dokument aus Outlook heraus verwalten

Damit Anwender erkennen können, dass eine E-Mail digital in der dafür vorgesehenen Lieferantenakte abgelegt wurde, erhält sie in Outlook eine eindeutige Kennzeichnung. Hier zeigt sich ein weiterer Vorteil der tiefen Integration von MS Office in nscale: Unmittelbar aus Outlook heraus können Vorgänge wie etwa Prüf- und Freigabeprozesse – beispielsweise zu Angeboten und Rechnungen von Lieferanten – gestartet werden, ohne dass ein Systemwechsel erforderlich ist. Falls eine Bearbeitung der Dokumente notwendig ist, erfolgt diese immer zentral an einem Dokument. Dadurch haben alle Prozessteilnehmer den gleichen und aktuellen Informations-stand.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente von einer zur anderen Person geschickt wurden und dabei gerne mal etwas unterging oder irgendwann nicht mehr klar war, welche Version die aktuelle ist. Stattdessen arbeiten alle Beteiligten spürbar effizienter und Fehler, die ohne entsprechende Softwareunterstützung häufig vorkommen, werden vermieden. Ein typisches Beispiel: Arbeiten mehrere Beschäftigte an einem Vertrag kann es schnell passieren, dass von einer Person vorgenommene Änderungen versehentlich von einer anderen überschrieben werden. Wird dagegen in nscale eine Datei zur Bearbeitung geöffnet, wird sie für alle anderen gesperrt. Alle Beteiligten können sehen, wer das Dokument gerade bearbeitet, und sind dank Versionierung stets über den aktuellen Stand informiert.

Workflowgestützte Zusammenarbeit

Zudem wird Collaboration dank intelligenter Workflow-Funktionen gefördert und Liegezeiten werden deutlich verkürzt. Freigabeprozesse etwa, können mittels Workflow so gesteuert werden, dass sie reibungslos und ohne unnötige manuelle Aufwände ablaufen. Bei Rechnungseingang geht diese zur Prüfung automatisch an die Stelle, die die zugehörige Bestellung angestoßen hat. Ist die Rechnung korrekt, muss anschließend die Freigabe, beispielsweise von der Geschäftsführung, erfolgen. Die Aufgabe wird automatisch an die richtige Person weitergegeben, sodass keine Verzögerungen entstehen. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen beschleunigen die Bearbeitung zusätzlich.

Des Weiteren können im Workflow unternehmensinterne Regeln gespeichert werden, sodass sie bei Bedarf automatisch zum Tragen kommen. Muss beispielsweise eine Eingangsrechnung ab einem bestimmten Preis von der Geschäftsführung freigegeben werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht, so kann diese Regel in den Workflow aufgenommen werden. Reibungsverluste durch unnötige Freigabeschleifen werden also vermieden. Auch Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten können hinterlegt werden.

nscale und MS 365 verknüpfen und Collaboration fördern

Die unternehmensweite Zusammenarbeit wird durch die Ceyoniq-Lösung für Enterprise Information Management nscale gefördert und optimiert. Abteilungsübergreifend haben die Beschäftigten Zugriff auf die zentral abgelegten Dokumente. Informationen, die in Microsoft-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook entstehen, werden ohne Systemwechsel in nscale gespeichert. Diese enge Verknüpfung zwischen der Ceyoniq-Lösung und MS 365 ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit und somit die optimale Produktivität.