Interview mit Daniel Mikeleit von ELO zu New Work

New Work ist eines der aktuellen Trendthemen im B2B-Bereich. Wie definieren Sie den Begriff »New Work«?

Mikeleit: Der Begriff ist nicht neu, was viele denken, sondern geht auf das Modell der »Neuen Arbeit« von Frithjof Bergmann zurück, das dieser Ende der 1970er / Anfang der 1980er entwickelte. Der Psychologe Markus Väth hat es dann fortgeführt und in der »New Work Charta« fünf grundlegende Prinzipien definiert, die das Modell ausmachen. Die da wären: Freiheit, Selbstverantwortung, Sinn, Entwicklung und Soziale Verantwortung. Es wurde also damals schon das klassische Modell in Frage gestellt, bei dem Arbeiter und Angestellte eine fest definierte Arbeitszeit im Unternehmen verbringen. Damals wie heute hat das Modell »New Work« jedoch viele Kritiker, hauptsächlich naturgemäß von Arbeitgeberseite.

Warum ist New Work in der heutigen Geschäftswelt so wichtig?

Mikeleit: Heute verbinden die meisten Menschen den Begriff schlicht mit Homeoffice – was früher Telearbeitsplatz genannt wurde – oder etwas weiter gefasst mit »Mobilem Arbeiten« bis hin zu »Workation«. Dieses Verständnis beinhaltet jedoch meiner Ansicht nach nur die ersten beiden Eckpfeiler von Väth, nämlich etwas mehr Freiheit und viel mehr Selbstverantwortung: Arbeiten wie Selbständige, jedoch ohne das unternehmerische Risiko. Pandemiebedingt hat das Modell einen Boom erlebt und auch danach ist es weiterhin etabliert, wird von vielen Angestellten als selbstverständlich angesehen. Und das nicht nur von den jüngeren Generationen, die gerade im ersten Job nach Studium oder Ausbildung sind, sondern von allen. Wenn Arbeitgeber attraktiv sein wollen, müssen sie entsprechende Modelle anbieten, die der Work-Life-Balance der Mitarbeiter zuträglich sind.

Welche Rolle spielt Collaboration in der Umsetzung von New Work-Strategien in Unternehmen?

Mikeleit: Ohne gut funktionierende Zusammenarbeit geht es nicht, weder im Homeoffice noch am festen Arbeitsplatz. Ob ich in einem global tätigen Unternehmen vom Homeoffice oder vom Schreibtisch in der Firma aus mit Kollegen am anderen Ende der Welt zusammenarbeite, macht keinen Unterschied. Dazu ist es wichtig, dass gute Prozesse vorhanden und allgemeingültige Regeln im Unternehmen definiert sind. Jeder sollte darüber informiert sein und sich natürlich auch daran halten. Seit der globalen Einführung des Telefons ist diese Art der Zusammenarbeit möglich, noch vor Internet, E-Mail oder gar Microsoft Teams.

Wie haben sich die Werkzeuge und Technologien für Collaboration in den vergangenen Jahren entwickelt und welche Trends sehen Sie für die Zukunft?

Mikeleit: Die aktuellen Tools helfen dabei, Prozesse in der Zusammenarbeit zu beschleunigen. Nicht weil die Menschen schneller arbeiten, sondern effizienter – und auch Wartezeiten entfallen. Die Werkzeuge werden verstärkt auf die Bedürfnisse der Anwender und in Bezug auf moderne Use-Cases ausgerichtet. Allein was Microsoft Teams in den vergangenen 24 Monaten an Funktionalität hinzubekommen hat, spricht für sich. Auch wenn ich unsere eigenen Produkte anschaue, sind wir permanent dabei, Funktionalität, Usability und natürlich auch die Sicherheit zu erhöhen. Wir sehen zudem, dass viele klassische Anwendungen aus allen Bereichen, wie zum Beispiel ERP oder CAD, verstärkt kollaborative Funktionen bekommen. Entweder direkt in den Applikationen selbst, über Erweiterungen oder Add-Ons von Drittanbietern. Speichern und weitergeben war gestern, heute ist Live-Zusammenarbeit angesagt. Dieser Trend wird sich immer mehr fortsetzen.

Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Implementierung von New Work-Konzepten in traditionellen Unternehmen?

Mikeleit: Wie ich vorhin schon erwähnt habe, kommt es auf gute und digitale Prozesse an. Wenn ein Prozess stimmig ist, ist es beinahe egal, ob die Beteiligten in einem Großraumbüro zusammensitzen oder über den Globus verteilt arbeiten.

Außerdem erfordert es natürlich eine Änderung der Denkweise und die muss vom obersten Management kommen. Der traditionelle Black-Box-Ansatz, wir geben eine Aufgabe an ein Team und das wird schon was werden, weil ja alle im selben Büro sitzen, funktioniert so nicht mehr. Deshalb sehen das manche traditionelle Unternehmen, wie Sie es nennen, immer noch sehr kritisch. Es braucht klare Kommunikationswege und Transparenz, wer wann was zu tun hat. Dann lassen sich auch solche Bedenken ausräumen.

Natürlich gibt es Arbeitsplätze und Tätigkeiten, die nur bedingt bis gar nicht für New Work geeignet sind, allerdings profitieren auch diese von einer Verbesserung der Prozesse.

Ich kann es nicht oft genug erwähnen – machen sie ihre Prozesse fit fürs digitale Zeitalter!

 

Welche Produkte und Services von ELO können die Zusammenarbeit und die Umsetzung von New Work in Unternehmen unterstützen?

Mikeleit: Ich könnte jetzt pauschal sagen: alle, da wir uns als Digitalisierungsplattform für sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette in Unternehmen sehen. Lassen Sie mich jedoch ein paar herausgreifen, speziell für die Microsoft-Welt.

Da ist zum einen unser ELO Bot for Microsoft Teams: Der informiert per Push-Nachricht im Chat über anstehende Workflow-Aufgaben und man kann von dort direkt auf die jeweilige Aufgabe zugreifen. Auch muss Teams nicht verlassen werden, um einen neuen Vertrag in ELO anzulegen oder ein Dokument zu suchen.

Als nächstes möchte ich eine Funktion namens »CheckOut nach OneDrive« herausgreifen, die in allen unseren Clients zur Verfügung steht. Mit nur einem Mausklick wird damit ein Office-Dokument nach OneDrive ausgecheckt und direkt in der entsprechenden Web-App, zum Beispiel Word Online, geöffnet. Von da aus können dann weitere Benutzer, auch externe, zur Bearbeitung eingeladen werden und gleichzeitig kollaborativ an dem Dokument arbeiten.

Ein Highlight ist zudem unser vor kurzem veröffentlichtes Modul »ELO Sync for Microsoft 365«, womit ganze Ordnerstrukturen mit Dokumenten inklusive Metadaten zwischen Microsoft 365 und ELO bidirektional synchronisiert werden. Dies ermöglicht uns eine tiefe und native Integration der Systemumgebungen und macht nahtlose Prozessabläufe möglich. Jede App, die Daten in SharePoint Online ablegt, kann hiermit ohne Zusatzaufwand direkt mit ELO verbunden werden. Abgerundet wird die Funktionalität durch zeitliche Steuerungsmöglichkeiten und ein integriertes Management zur Lösung von Versionskonflikten.

Abgesehen von diesen und weiteren Integrationen bietet ELO als Digitalisierungsplattform und ECM-System mit den verfügbaren Business Solutions schon out-of-the-box die Werkzeuge für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, unabhängig von Ort und Zeit.

Wie kann Technologie von ELO die Zusammenarbeit und die Umsetzung von New Work in Unternehmen unterstützen?

Mikeleit: Lassen Sie uns über Technologie sprechen, fangen wir an mit der Cloud. Hier arbeiten wir mit führenden Providern zusammen. Es muss heutzutage egal sein, wo ein System läuft, ob on-prem, cloudbasiert oder als Managed Service. Wichtig ist nur, dass wir als Anbieter so viel wie möglich davon abdecken.

Des Weiteren kommt verstärkt KI zum Einsatz, wofür wir eine eigene Entwicklungsabteilung aufgebaut haben. Gerade in der Zusammenarbeit kann KI sehr nützlich sein, indem diese zum Beispiel Dokumenteninhalte zusammenfasst oder bei der Suche unterstützt.

Mit ELO Flows haben wir außerdem eine Low-Code-/No-Code-Plattform entwickelt, die in dieser Form in der ECM-Welt einzigartig und standardmäßiger Bestandteil unserer ELO ECM Suite ist. Wo bisher mit Scripting oder gar projektspezifischer Programmierung gearbeitet wurde, um Prozesse zu automatisieren, kann man sich nun mit ELO Flows alle erdenklichen Automatisierungen einfach zusammenklicken. Das spart Zeit und Geld bei der Umsetzung neuer Prozesse, die für New Work erforderlich sind.

Welche Best Practices können Sie für die Förderung einer erfolgreichen Zusammenarbeit in verteilten Teams empfehlen?

Mikeleit: Ich kann es nicht oft genug erwähnen – machen sie ihre Prozesse fit fürs digitale Zeitalter! Zum anderen müssen die richtigen Tools bereitgestellt werden, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen. Dokumente per E-Mail zu versenden und eine bearbeitete Version zurückzuerwarten, ist keine effektive Zusammenarbeit, um nur ein Beispiel zu nennen. Ganz wichtig ist auch, die Mitarbeiter auf die Änderungen vorzubereiten, durch transparente Kommunikation und (Produkt-)Trainings.

Inwieweit beeinflusst die Unternehmenskultur die Effektivität von Collaboration-Tools und New Work-Ansätzen?

Mikeleit: Damit sprechen Sie einen entscheidenden Faktor an. Die Unternehmensführung muss die Einführung des New-Work-Modells wirklich wollen. Mit nur ein bisschen Homeoffice anbieten ist es nicht getan. Dazu kommt, dass Unternehmen, die einen offenen Umgang der Mitarbeiter und Teams untereinander fördern, sich generell leichter tun, das Modell umzusetzen. Dazu gehören selbstverständlich ein großes Vertrauen in die Mitarbeiter, eine tolerante Fehlerkultur und Maßnahmen zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit – um ein paar Punkte zu nennen. Die besten Tools können nichts bewirken, wenn grundlegende Dinge in Schieflage sind.

Wie kann die Sicherheit und der Datenschutz in einem Umfeld gewährleistet werden, in dem Collaboration-Tools intensiv genutzt werden?

Mikeleit: Gegenfrage: Für welches IT-System gelten Sicherheit und Datenschutz nicht? Richtig, für keines! Immer, wenn Mitarbeiter mit schützenswerten Daten zu tun haben, müssen diese entsprechend geschult und gegebenenfalls durch entsprechende Vereinbarungen an die Regeln gebunden sein. Dazu kommt, dass alle modernen Anwendungen grundlegend mit Datenschutz und Sicherheit im Fokus entwickelt werden. Für jegliche Zugriffe auf Systeme und Daten ist das Zero-Trust-Prinzip mittlerweile Standard. Nicht nur bei ECM-Systemen wie ELO gibt es Funktionen wie Zugriffsprotokollierungen, über die sich jederzeit nachvollziehen lässt, wer wann auf welche Daten Zugriff hatte. Bei der Sicherheit verhält es sich wie mit der Qualität: Sie muss von Anfang an ins Produkt hineinentwickelt werden. Das ist ein Grundsatz, den wir bei ELO konsequent anwenden. Allerdings sind hier die Unternehmen gefordert, die die Tools einsetzen, dass sie die vorhandenen Sicherheitsfeatures auch nutzen und korrekt konfigurieren. Eventuell empfiehlt sich zudem die Beauftragung externer Berater zu den Themen IT-Security und Datenschutz.

Welche Rolle spielen Führungskräfte bei der Förderung und Unterstützung von Collaboration und New Work in ihren Teams?

Mikeleit: Eine entscheidende Rolle. Führungskräfte sind der verlängerte Arm der Unternehmensführung und die muss sich auf ihre Führungskräfte verlassen können, dass sie die Vorgaben auch umsetzen. Klar stellt das manche vor Herausforderungen, wenn das eigene Team nicht mehr jeden Tag im Büro sitzt und sie allen über die Schulter schauen können, was gerade getan wird. Wie schon bei der Unternehmenskultur angesprochen, ist Vertrauen enorm wichtig. Zudem sind Führungskräfte diejenigen, die unmittelbar von den Mitarbeitern Feedback bekommen, wo Prozesse nicht rund laufen. Ihre Aufgabe ist es daher, zuzuhören und für nötige Anpassungen beziehungsweise Voraussetzungen zu sorgen. Wie bei den Mitarbeitern sind auch hier entsprechende Trainings nützlich, um auf die Veränderung der Arbeitswelt vorbereitet zu sein.

Welche messbaren Vorteile haben Unternehmen, die erfolgreich auf New Work und Collaboration setzen, im Vergleich zu ihren traditionellen Wettbewerbern?

Mikeleit: Da gibt es viele. Wer mit New Work erfolgreich ist, hat im Vorfeld einiges richtig gemacht, profitiert also zusammengefasst von einer guten Unternehmenskultur und von effizienten Prozessen. Das schlägt sich in schnellen Reaktionszeiten, geringen Fehlerquoten, kurzen und transparenten Kommunikationswegen, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und letztendlich auch in Umsatz und Gewinn nieder. Die Vorteile ergeben sich nicht aus dem New-Work-Modell an sich, sondern aus der richtigen Vorbereitung und Umsetzung. Wenn Sie ein gutes Umfeld schaffen, stimmen auch die Ergebnisse.