Interview mit Patrick Bischoff, Canon, zu New Work

Die Pandemie veränderte die Arbeitswelt

Wie definieren Sie den Begriff »New Work« und warum ist er in der heutigen Geschäftswelt so wichtig?

Bischoff: New Work hat 2020 mit der Pandemie Fahrt aufgenommen und ist mittlerweile in der modernen Arbeitswelt in der Normalität angekommen. New Work bedeutet, mehr Digital, mehr »Anywhere«, mehr Flexibilität, mehr Produktivität, mehr Sicherheit und mehr Vertrauen statt Kontrolle. Vertrauen ist dabei in zweierlei Hinsicht das Schlüsselwort. Zum einen ist das Vertrauen in Cloud-Lösungen seit 2020 enorm gestiegen und die Vorzüge des Zugriffs auf Daten von überallher und zu jeder Zeit ist bei nahezu allen Unternehmern angekommen, deren Schwerpunkt Wissensarbeit und nicht Handwerk ist. Cloud-Applikationen in Verbindung mit digitalen Workflow-Lösungen machen Arbeit flexibler, schneller und reibungsloser als das händisches »Prozessieren« von Dokumenten. Damit einher geht die Zufriedenheit von Mitarbeitenden, die ihren Aufgaben dadurch motivierter nachgehen. Darüber hinaus schafft das mehr Raum für Kreativität. Vertrauen ist zum zweiten der Schlüssel in der zwischenmenschlichen Beziehung Arbeitgebenden/Arbeitnehmenden. Ohne das Vertrauen in die Selbstverantwortung des Einzelnen ist New Work nicht umsetzbar. Wer dieses Vertrauen nicht aufbringt, wird kaum noch die Chance bekommen, junge Talente zu erreichen. Ohne das Angebot von Home-Office und anderen hybriden Konzepten kann kein modernes Unternehmen mehr bei talentierten Fachkräften punkten.

Welche Rolle spielt Collaboration in der Umsetzung von New Work-Strategien in Unternehmen?

Bischoff: Collaboration ist der Schlüssel für den Erfolg von mobilem modernem Arbeiten! Auch hier sind es wieder zwei Aspekte, die unter dem gleichen Stichwort zu betrachten sind. Die Collaboration Tools, die wir bei Canon unter der Überschrift Information Management Solutions zusammenfassen, sind es, deren wohl überlegte Implementierung und Nutzung eben diese neue Art des Arbeitens ermöglichen. Gleichzeitig ist es die zwischenmenschliche Collaboration, die Zusammenarbeit, ein Risikopunkt im physischen Sinn – die Zusammenarbeit lebt auch vom persönlichen, menschlichen Miteinander, das in der realen Begegnung unmittelbarer und intensiver ist. Netzwerke menschlicher Natur sind nicht zu ersetzen und es muss große Aufmerksamkeit darauf verwendet werden, das Netzwerken möglich zu machen und intensiv zu pflegen. Tools wie Teams und Zoom sind eine gute Alternative, aber eben nur eine Alternative zum persönlichen Miteinander.

Entwicklungssprung für Cloud- und Workflowlösungen

Wie haben sich die Werkzeuge und Technologien für Collaboration in den letzten Jahren entwickelt und welche Trends sehen Sie für die Zukunft?

Bischoff: Technologie und Tools für hybrides Arbeiten und Kommunizieren gibt es schon länger, ihre Entwicklung hat allerdings mit der Pandemie einen Boost erfahren. Unternehmer haben gelernt, wie Zeit und Kosten durch Collaboration Tools eingespart werden und wie gleichzeitig die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zunimmt. Cloud- und Workflowlösungen haben sich deshalb stark weiterentwickelt. Individuelle und unternehmensspezifische, maßgeschneiderte und flexible Workflows sind der Trend. Bei der Wahl von Beratern und Lieferanten von Hard- und Software gilt es also darauf zu achten, dass Lösungen individualisierbar und skalierbar sind – und sie sollten Schnittstellen zu existierenden Lösungen aufweisen oder Migrationsmöglichkeiten bieten. Trend ist auch, was sich gesetzlich entwickelt: Beispielsweise muss ab dem 1.1.2025 jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erhalten und zu verarbeiten. Information Management Solutions von Canon sind dafür eine mögliche Lösung.

Welche Herausforderungen sehen Sie bei der Implementierung von New Work-Konzepten in traditionellen Unternehmen?

Bischoff: Wir haben Ende 2023 eine Studie zu Information Management unter 1.709 IT-Entscheidern in sieben großen europäischen Ländern durchführen lassen. Diesem Teil von New Work-Konzepten muss große Aufmerksamkeit gewidmet werden. Deshalb sind die Ergebnisse besonders aufschlussreich für Unternehmen, die wie Canon digitale Workflowlösungen im Portfolio haben. 28 Prozent gaben an, dass die Gewährleistung der Cybersicherheit ihre größte Herausforderung sei, 14 Prozent nannten die Komplexität der Cloud-Migration und 13 Prozent sahen die Aktualisierung veralteter Technologien als die größte Hürde an. Der Faktor Mensch kommt zum Tragen bei Aspekten wie Einhaltung von Vorschriften, Förderung von hybriden Arbeitsmodellen und mangelnde Transparenz über die tatsächliche Nutzung durch Mitarbeitende: immerhin 29 Prozent der Befragten nannten eines der drei Themen als kritisch.

Welche Schlüsse ziehen Sie daraus?

Bischoff: Daraus ergibt sich: es muss auf Qualität in Sachen Sicherheit und Know-how beim Dienstleister gesetzt werden, der mit der Aufgabe betraut wird, Workflow-Prozesse zu optimieren.  Nicht weniger wichtig ist eine umsichtige Implementierung, bei der Mitarbeitende zum Teil des gesamten Prozesses gemacht und mental mitgenommen werden. Es gilt dabei junge Berufseinsteiger und erfahrene Fachkräfte für Veränderungen zu begeistern und das Beste aus traditionellen und modernen Arbeitswelten miteinander zu kombinieren. Digitalisierung muss als Chance und nicht als Bedrohung begriffen werden, damit eine konsequente Umsetzung neuer Arbeitsweisen erfolgen kann.

Collaboration ist der Schlüssel für den Erfolg von mobilem modernem Arbeiten!

 

Welche Produkte und Services von Canon können die Zusammenarbeit und die Umsetzung von New Work in Unternehmen unterstützen?

Bischoff: New Work wird dann erfolgreich in Unternehmen funktionieren, wenn Prozesse reibungslos laufen und dadurch Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität gleichermaßen gesteigert werden. Dafür ist das perfekte Zusammenspiel von Office-Systemen und Information Management Solutions, also Software für die Dokumentenprozesse, ein wichtiger Baustein. Bürokommunikations-Systeme beispielsweise der imageRUNNER-Serien fürs Drucken, Kopieren und Digitalisieren im Zusammenspiel mit Workflow- und Cloudlösungen machen hybrides Arbeiten einfach und sicher. Eine umfassende Beratung im Vorfeld und die professionelle Begleitung in der Implementierungsphase gehören zum Leistungsportfolio von Canon dazu. Diese Beratung ist wichtig, um alle Auswirkungen von Neuinstallationen auf die Geschäftsprozesse zu berücksichtigen. Unsere Studie hat ermittelt, wie sehr viel schwieriger und zeitaufwändiger die Verwaltung von Informationen für IT-Entscheider heute geworden ist. Es fehlt häufig an Transparenz und an der Kontrolle über die Nutzung von digitalen Lösungen durch Mitarbeitende, was aber bei hybriden und dezentralen Arbeitsmodellen entscheidend ist. Umso wichtiger ist die Wahl eines Partners mit fundierten Kenntnissen über die Integration von Informationsmanagement-Technologien.

Collaboration dezentraler Teams

Welche Best Practices können Sie für die Förderung einer erfolgreichen Zusammenarbeit in verteilten Teams empfehlen?

Bischoff: Eines von vielen aktuellen Beispielen für eine gelungene Implementierung einer Workflow-Solution ist die Digitalisierung der Poststelle der New AG im niederrheinischen Viersen.  Mit rund 2.200 Mitarbeitern an sieben Standorten im Rheinland übernimmt die NEW die Strom-, Wasser- und Gas-Versorgung in der Region. Dazu kommen Dienstleistungen wie der öffentliche Nahverkehr sowie der Betrieb von Hallen- und Freibädern. In Mönchengladbach und Viersen betreibt die NEW außerdem das rund 1.740 Kilometer lange öffentliche Kanalnetz. Die Aufgabe, Postein- und -ausgang digital zu organisieren war ein wesentlicher Schritt dazu, ein digitales Vorzeigeunternehmen zu werden. Gelungen ist das mit Canon Information Management Solutions.

Inwieweit beeinflusst die Unternehmenskultur die Effektivität von Collaboration-Tools und New Work-Ansätzen?

Bischoff: Es braucht eine Kultur des Fortschritts, Offenheit für Neues, eine gute Fehlerkultur und eine Kultur des Vertrauens anstelle von Kontrolle – aber natürlich auch eine Kultur von Verantwortungsbewusstsein. Und es braucht ein gutes Miteinander von jungen und erfahrenen Arbeitskräften, die einander Verständnis und Vertrauen entgegenbringen. Hier sind Führungskräfte besonders gefragt, die nicht nur Veränderungsprozesse motivierend moderieren, sondern auch respektvoll mit Befürchtungen und Ängsten von Mitarbeitenden umgehen.

Sicherheitsanforderungen an Collaboration-Tools

Wie kann die Sicherheit und der Datenschutz in einem Umfeld gewährleistet werden, in dem Collaboration-Tools intensiv genutzt werden?

Bischoff: Informationssicherheit beschäftigt jeden IT-Entscheider. Unter den ersten drei Plätzen auf der Rangliste der größten Herausforderungen beim Management von Daten und Informationen steht unserer Studie zu Folge bei 60 Prozent der Befragten die Gewährleistung der Cybersicherheit. Direkt gefolgt mit 44 Prozent die Komplexität der Cloud-Migration. Um die Sicherheit des gesamten Geschäftsmodells zu gewährleisten, muss beiden Aspekten ein Hauptaugenmerk gelten. Kernkompetenz des Geschäftsbereichs Canon Information Management Solutions ist die Prozessautomatisierung und Digitalisierung. Mit unserer Expertise und Software-Knowhow können wir umfassende Sicherheitseinstellungen implementieren. Damit ist gewährleistet, dass Unternehmen genau steuern können, welche Informationen, also Dokumente und Daten, an welche Nutzer oder Gruppen gehen und von wem sie freigegeben werden. Darüber hinaus müssen Mitarbeitende aber immer wieder nachhaltig auf Sicherheitsgrundsätze und deren Beachtung eingeschworen und immer wieder nachgeschult werden.

Können Sie konkrete Beispiele für Sicherheitsfunktionen von Canon geben?

Bischoff: Die Benutzerauthentifizierung schützt beispielsweise vor unbefugtem Zugriff auf das Gerät sowie seine Funktionen und damit auch auf sensible Daten und Dokumente. Dank der Software-Lösung »uniFLOW« folgen die Dokumente dem User dorthin, wo er oder sie sich authentifiziert. Canon Unternehmens-Software schützt Dokumente und Inhalte beim Drucken und Verwalten der Geräte-Flotte, beim Scannen und Erfassen von Daten, beim Verwalten und Freigeben digitaler Dateien oder bei der Verarbeitung und Verteilung geschäftskritischer Mitteilungen. Unser Service »Device Hardening« hilft dabei, strenge Sicherheitsstandards einzuhalten und das Risiko von Sicherheitsverletzungen und Datenverlusten bei Drucksystemen zu reduzieren. »Trellix McAfee Embedded Control« schützt die Drucksysteme im laufenden Betrieb in Echtzeit gegen unbefugte Zugriffe und gegen die Ausführung von Malware. Wer bei der Bürokommunikation auf Canon setzt, bekommt laut unserem erklärten Markenversprechen »Excellence in Quality«, was sich auch in der Pandemie gezeigt hat:  Aufgrund ihrer langen Lebenszeit liefen unsere Systeme problemlos weiter, weshalb fehlender Ersatz aufgrund von Lieferengpässen hier kein Thema war.

Welche messbaren Vorteile haben Unternehmen, die erfolgreich auf New Work und Collaboration setzen, im Vergleich zu ihren traditionellen Wettbewerbern?

Bischoff: Die Vorteile von New Work sind Prozesse, die schneller, sicherer und produktiver ablaufen und damit mehr Raum für kreatives Arbeiten schaffen. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, die Attraktivität für junge Talente steigt. Unsere Studie hat ergeben, dass dies nicht nur »gefühlte Wahrheiten« sind, denn über 1.700 IT-Entscheider haben es beurteilt: 37 Prozent meinen, dass Teams effizienter arbeiten, 32 Prozent beurteilen es als einfacher, Compliance-Prozesse zu managen, 35 Prozent registrieren eine verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit, 34 Prozent stellen eine verbesserte Kundenerfahrung fest und 33 Prozent haben Kosten gespart. 29 Prozent fanden es einfacher, mit der Branche Schritt zu halten und 32 Prozent sagen, dass sich das Unternehmen schneller an Veränderungen anpassen kann. Es gibt zahlreiche Beispiele dafür, wie Unternehmen, die zu sehr in Tradition, oder besser im traditionellen Arbeiten verhaftet waren, vom Markt verschwunden sind, weil sie die Herausforderungen der Veränderungen nicht angegangen sind.