Sharepoint macht Intranet fit für Social Collaboration

Intranets stellen eine gute Ausgangsbasis dar, um unternehmensübergreifend und standortunabhängig zusammenzuarbeiten. Hierfür sind Intranets nötig, die sowohl klassische Informationsangebote bereitstellen als auch die Zusammenarbeit und Kommunikation ermöglichen. Gleichzeitig sollen sie die Ergebnisse eines Projekts oder einer Zusammenarbeit aufnehmen und anderen Mitarbeitern zugänglich machen.

Doch in der Praxis sind Corporate Intranets mit Social Collaboration noch nicht ausgereift, was auch Stefan Pradel, Senior Projektleiter für SharePoint-Projekte beim IT-Beratungsunternehmen Materna, so sieht: »In vielen Unternehmen gibt es heutzutage typischerweise ein Intranet, das schon ein oder zwei Evolutionsstufen durchlaufen hat. Vereinzelt sind dort bereits sogenannte Social Features vorhanden, wie zum Beispiel Newsfeeds oder Kommentar- und Bewertungsmöglichkeiten. Oft sind auch erste Prozesse oder Anwendungen nahtlos in das Intranet integriert.« Dennoch sei das Intranet nach Pradels Erfahrung häufig eine Plattform, die vorzugsweise redaktionelle Inhalte der internen Kommunikation nach dem Push-Prinzip bereitstellt und verteilt.

Die Möglichkeiten des Einzelnen, zum Informationsfluss und Wissensaustausch beizutragen, sind in der Regel eher beschränkt und unterliegen oft einem formalen Prozess. Ein Großteil der unternehmensinternen Kommunikation läuft vorrangig über E-Mail, Telefon oder persönliche Kontakte. Parallel dazu suchen Nutzer wichtige Informationen eher im Internet als im Intranet. Vorhandenes Unternehmenswissen liegt weit verteilt auf File-Servern mit chaotischen Rechte- und Verzeichnisstrukturen. »Das führt zwar im Laufe der Zeit zu einem kontinuierlichen Anstieg des Datenbestandes, nicht aber zu einem nutzbaren Wachstum des Unternehmenswissens. In der Konsequenz sind erfahrungsgemäß in weit über 50 Prozent der Unternehmen die richtigen Informationen nicht zum richtigen Zeitpunkt verfügbar«, weiß Pradel.

Was unternehmensintern schon nicht möglich ist, lässt sich unternehmensübergreifend noch schlechter realisieren. Für die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg nutzen Projektbeteiligte oft weitere Systeme, die Daten separat speichern, oder tauschen sich per E-Mail aus. Um die Arbeitsprozesse besser zu unterstützen, sind jedoch Intranets gefragt, die Mitarbeitern auch dezentral erzeugtes Wissen zentral zur Verfügung stellen und ihre Kommunikation fördern.

Spezielle Beratungspakete für Sharepoint-Nutzer

»Da selten ein Unternehmen auf der grünen Wiese mit dem Aufbau eines Corporate Intranets mit Social Collaboration beginnt, empfehlen wir zunächst eine Anforderungsanalyse, die Informationen zum Status Quo und der zukünftigen Ausrichtung liefert. Hierbei werden die relevanten Inhalte, Zielgruppen im Unternehmen, technologische Aspekte sowie auch strategische Dimensionen unter die Lupe genommen«, berichtet Pradel. Das Ergebnis sei eine Reifegradbestimmung für den Einsatz von Social Collaboration, die weit über die Betrachtung von Tools und Technologien hinausgehe.

Materna hält aber auch Beratungspakete bereit, die sich speziell  an Unternehmen und Behörden richten, die Sharepoint bereits im Einsatz haben. Häufig besteht hier ein hohes Optimierungspotenzial, da es sich bei den Sharepoint-Installationen, nicht selten um Insellösungen handelt, wie Pradel beschreibt: »Oft sind es einzelne Fachabteilungen, die Sharepoint für bestimmte Kollaborationsaufgaben einsetzen. So wachsen Kollaborationsstrukturen parallel zu einem bereits vorhandenen Intranet und führen zu neuen Herausforderungen beim Wissens-Management. Unser Ziel ist es, integrierte Lösungen zu schaffen, von denen alle Mitarbeiter profitieren.« Dass Sharepoint sich jedoch nicht ohne Weiteres in die Unternehmens-IT integrieren lässt, zeigen auch Umfrageergebnisse der Association for Information and Image Management (AIIM). Sie besagen, dass 61 Prozent der installierten Sharepoint-Anwendungen Probleme bereiten, sich verzögern oder ganz scheitern.

Um Szenarien dieser Art zu umgehen, analysieren Sharepoint-zertifizierte Materna-Berater bei »SharePoint Review« die Sharepoint-Infrastruktur. Sie betrachten die Architektur, Sicherheit, Performance, Stabilität, Usability, Code Review und den Reifegrad. Abschließend erhält der Kunde eine umfassende Dokumentation der ermittelten Ergebnisse sowie konkrete Handlungsempfehlungen für die Optimierung der vorhandenen Sharepoint-Umgebung und Möglichkeiten für den weiteren Ausbau der Sharepoint-Plattform. Betrachtet wird auch, ob sich beispielsweise durch optimierte Benutzeroberflächen die Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitern verbessern lässt. »Die Usability der Sharepoint-Oberflächen ist in der Regel eher IT-geprägt und wenig anwenderfreundlich. Deshalb ist die Integration in das »Look and Feel« des Intranets – vom Corporate Design bis zur Navigationsstruktur – besonders wichtig, damit Sharepoint nicht als weitere Insellösung heranwächst«, ergänzt Pradel.

Materna setzt einen Fokus auf die öffentliche Verwaltung

Speziell für die öffentliche Verwaltung hat Materna sogar ein ganzes Bundle an Beratungspaketen rund um Sharepoint entwickelt. Je nach Anforderung können Behörden aus den vier Beratungspaketen »Wissensmanagement«, »Intranet und Collaboration«, »SharePoint-Farm-Review« und »SharePoint-Migration« auswählen. Behörden nutzen Sharepoint als Basis für den Informationsaustausch, als zentrales Ablagesystem oder für die konsolidierte Steuerung von Verwaltungsprozessen. Viele Behörden bleiben aber in der Nutzung des Tools weit hinter den Möglichkeiten zurück.

So ist es für viele Verwaltungen eine zunehmende Herausforderung, das Wissen ausscheidender Mitarbeiter zu konservieren und verfügbar zu machen sowie redundante Recherchen zu vermeiden. Materna analysiert die Wissenskultur sowie die Wissensmanagement-Prozesse in der Behörde, ermittelt den Bedarfsumfang, gibt Handlungsempfehlungen und direkte Unterstützung für die weitere Umsetzung. Das Wissensmanagement von Sharepoint basiert auf dem Zusammenspiel aus den Profilseiten der Mitarbeiter und den Suchtechnologien. Intelligente Suchmechanismen stellen sicher, dass die Mitarbeiter das gesamte im Unternehmen aufgebaute Wissen im Zusammenhang des jeweiligen Arbeitskontexts schnell finden und nutzen können.

Intranet und Collaboration spielen in zahlreichen Behörden bislang nur eine untergeordnete Rolle. Die vielfältigen Funktionen werden von getrennten Systemen ausgeführt oder nur rudimentär genutzt. Mithilfe des Beratungspaktes lernen Verwaltungen die zentrale Informationsverteilung mit dezentraler Teamarbeit in einer Plattform zu verbinden. Microsoft bietet neben Sharepoint für die Zusammenarbeit verschiedene Tools an: So können Mitarbeiter über die Unified Communications-Lösung »Lync«, die künftig als »Skype for Business« angeboten wird, den Anwesenheitsstatus ihrer Kollegen einsehen und ad hoc mit ihnen per Chat, Voice over IP oder Videotelefonie kommunizieren. Mittels »Desktop Sharing« per Mausklick bearbeiten Mitarbeiter gemeinsam Dokumente oder präsentieren Inhalte des eigenen Desktops. Sie steigen also unmittelbar aus dem aktuellen Arbeitskontext in die Kommunikation mit anderen ein, ohne die zentrale Informations- und Kommunikationsplattform zu verlassen.

Wollen Unternehmen und Behörden die Sharepoint-Funktionalitäten nutzbringend einsetzen, ist auch ein kultureller Wandel notwendig. Ein wichtiger Aspekt stellt zum Beispiel der Wechsel von der Push-Verteilung zur Pull-Verteilung dar – nicht zuletzt, um die Informationsüberflutung des einzelnen Mitarbeiters einzudämmen. Ebenso bedeutsam ist, die Mitarbeiter in die Nutzung der neuen Angebote und Werkzeuge einzuweisen. Begleitendes Projekt-Marketing ist wichtig, damit Mitarbeiter das Projekt aktiv unterstützen und die Veränderungen in ihre tägliche Arbeit einfließen lassen. Geeignete Maßnahmen sind prägnante Videos der Geschäftsleitung, Success Stories, Flyer, Give-Aways und Videoclips von Kollegen, die positiv über erste Erfahrungen berichten.

Veränderungen müssen sich technologisch aber vor allem auch in der Kommunikationskultur, in Arbeitsprozessen und Führungsstilen vollziehen. Gelingt dies, leistet Social Collaboration einen erheblichen Beitrag dazu, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit verfügbar zu machen und sukzessive das gemeinsame Unternehmenswissen aufzubauen. Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten von Prozessen lassen sich so ebenfalls optimieren.