SharePoint Server 2016: Ausblick und Integrationschancen

Zwar ist die neue Sharepoint-Server-2016-Version von Microsoft noch nicht verfügbar, aber Integratoren und Entwickler von Drittsystemen, die an Sharepoint andocken, haben bereits tiefere Einblicke gewinnen können. Microsoft soll viel in die Bereiche Benutzeroberfläche für mobile Nutzer, Hybrid-Betrieb Cloud und Eigenbetrieb sowie Compliance-und Berichtswesen investiert haben. Weniger hat der Softwarekonzern in Sachen Dokumentenmanagement unternommen, wie Jürgen Rentergent, Senior Berater vom ECM-Beratungsunternehmen Zöller & Partner anmerkt: »Leider sind in der Roadmap keine direkten Verbesserungen der Content-Management-Funktionen erkennbar, die Sharepoint als Dokumentenmanagementsystem (DMS) attraktiver machen würde.« Aus Sicht eines potenziellen DMS-Anwenders, der Sharepoint mit anderen DMS-Lösungen vergleicht, gebe es auch nach fünf Sharepoint-Generationen immer noch erstaunliche Defizite. Beispielhaft nennt Rentergent die Verwaltung von Dokumenten, die immer noch auf Ablageort und dem Dateinamen basiert, womit das Verknüpfen von Dokumenten zu einer Herausforderung  wird. Microsoft hat zwar mit einer Dokumenten-ID als Dokumentenattribut nachgebessert, doch muss dies zusätzlich konfiguriert werden. Dies wirkt sich nicht auf die Links aus, die der Anwender in der Benutzeroberfläche sieht, die hier immer noch mit Ablageort und dem Dateinamen angezeigt werden.

Ähnlich wie Rentergent bemerkt auch Christian Habenstein, Vertriebsleiter DACH von M-Files, dass sich Sharepoint nach wie vor architekturbedingt nicht für Dokumentenmanagement eignet: »Normalerweise entscheiden Organisationen über den Aufbau einer Sharepoint-Site nach Projekten, Abteilungen, Kunden, Produkten und so weiter. Das Hinzufügen von Metadaten zu Dateien hilft Unternehmen, Dokumente in Bibliotheken mithilfe von Ansichten zu organisieren. In Sharepoint sind die richtige Zuordnung und das Management von Content auch weiterhin nur über Workarounds möglich.«

Ebenfalls nicht adressieren kann Sharepoint Anwendungen für die  elektronische Aktenverwaltung, da Aktenfunktionen und Werkzeuge zur Aktendefinition und Verwaltung fehlen. Genauso wenig lassen sich anspruchsvolle Workflowfunktionen und elektronische Postkörbe mit einfachen Routingmöglichkeiten über Sharepoint-Mittel implementieren.

So schlagen sich ECM-Systeme rund um Sharepoint

Legen Anwender auf Funktionen wie Langzeitarchivierung, E-Akten und elektronische Postkörbe wert, müssen sie zusätzliche Drittanbieterprodukte erwerben. So schafft »ELO for SharePoint« aus dem ECM-Haus ELO beispielsweise die Basis für eine revisionssichere Archivierung von Daten aus Drittanwendungen wie ERP-, CAD- und E-Mail-Programmen. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen können direkt in ELO abgelegt werden, ohne dass die Daten Sharepoint-seitig gespeichert werden. Somit existiert nur eine Datenbank für die Ablage von Dokumenten inklusive der dazugehörigen Dokumente, da ELO die Sharepoint-Libraries ersetzen kann. Daten können auch temporär in der Sharepoint-Datenbank zwischengespeichert werden, dabei übernimmt ELO die Dokumente regelbasiert. Mit Hilfe des in ELO standardmäßig integrierten Workflow-Servers lassen sich auch komplexe Unternehmensprozesse abbilden.

Die Integration von Geschäftsprozessen und –anwendungen in Sharepoint steht auch beim ECM-Anbieter d.velop im Vordergrund. »Die Optimierung der dem Sharepoint fehlenden Funktionalitäten ist für Dvelop ein laufender Prozess. Dabei geht es uns eben nicht nur um die reine Verbesserung oder Nachimplementierung von ECM-Features oder Auslieferung von Services (Rendition, Compliance etc.). Vor allem in den letzten Jahren haben wir fertige Lösungen für Geschäftsprozesse entwickelt, welche sich mit geringem Aufwand in Sharepoint installieren lassen, zum Beispiel Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und mehr«, berichtet Mario Dönnebrink, Vorstand Vertrieb und Marketing von Dvelop.

M-Files bietet Lösungsansätze für Sharepoint in den drei Bereichen Dokumentenkontrolle, elektronische und digitale Signaturen sowie Dokumenterfassung beziehungsweise Input Management durch ein Modul für die Zeichenerkennung und Scanning. Über 50 Prozent der Kunden des aus Finnland stammenden ECM-Anbieters arbeiten mit Sharepoint oder Office365.

United Planet unterstützt Sharepoint mit der Portal- und Integrationssoftware» Intrexx« als Applikationsplattform, Prozessabbildungstool und Datendrehscheibe. Auf einer graphischen Oberfläche lassen sich Workflows und Applikationen entwickeln und über die »OData-Schnittstelle« mit Sharepoint koppeln. United Planet zielt so darauf ab, Anpassungen in Sharepoint selbst gering zu halten, damit Sharepoint selbst schlank und nah am Standard bleiben kann. »Sharepoint ist ein umfangreiches und komplexes System, das Unternehmen in Sachen Arbeitseffizienz deutliche Vorteile verschaffen kann«, meint Katrin Beuthner, Geschäftsführerin von United Planet, die gleichzeitig zu bedenken gibt: »Werden jedoch individuelle Anpassungen benötigt, muss meist auf externe Expertise zurückgegriffen werden. Dies bedeutet hohen finanziellen wie auch zeitlichen Aufwand. Will man nach einem Update neue Funktionalitäten nutzen, ist dies häufig ein komplexes Migrationsprojekt, das umso aufwändiger wird, je stärker Sharepoint an die individuellen Bedürfnisse angepasst wurde.«

Auch für zahlreiche andere Anbieter – viele davon aus dem ECM-Umfeld – bietet Sharepoint einen lukrativen Markt, da die Sharepoint-Lücken Chancen für spezialisierte Anbieter darstellen. »Wie bei vielen Microsoft-Produkten hat sich auch rund um Sharepoint ein Eco-System spezialisierter Lösungsanbieter gebildet, die integrierte Lösungen für die Plattform anbieten«, bestätigt Stefan Pradel, Senior Projektleiter für Sharepoint-Projekte beim ITK-Full-Service-Dienstleister Materna. Sharepoint verfolge nicht den »Best of Breed«-Ansatz, sondern positioniere sich als Basis für eine breite Palette von Lösungen, die mit Sharepoint realisierbar sind. Sharepoint ist laut Pradel eher als Strategie zu verstehen, die erst dann richtig zum Tragen kommt, wenn viele Anwendungsfälle in die Plattform integriert beziehungsweise darin abgebildet werden.

Microsoft macht das Schritthalten mit Sharepoint nicht leicht

Nach dem Motto mitgefangen mitgehangen gestaltet sich dieses Konzept sowohl für die Drittanbieter als auch für die Anwender. Updates und vor allem Versionswechsel können für beide Parteien viel Aufwand bedeuten, um die Stabilität und Funktionalität eines integrierten Systems nach Updates zu gewährleisten. »Ein Sharepoint-Upgrade ist immer ein Migrationsprojekt, insbesondere wenn die Sharepoint-Umgebung mit größeren Individualentwicklungen erweitert wurde«, so Pradel, der aber auch einschränkt: »Wenn eine Organisation hier bereits bei der Entwicklung auf die Upgrade-Fähigkeit der Lösung geachtet hat, sollte dies bei einer Migration auf die Nachfolgeversion jedoch keine Probleme verursachen.« Für Organisationen, die unsicher sind, ob ihre Sharepoint-Systemumgebung Upgrade-fähig ist, bietet Materna Review-Pakete an, die Aufschluss geben, ob und mit welchen Problemen bei einer Migration zu rechnen ist.

Auf Seiten der Drittanbieter wird es gerade bei Software-Updates der Sharepoint-Cloud-Variante schwieriger, eine tiefe Integration zu unterhalten, wie Rentergent erklärt: »Die veröffentlichen Schnittstellen werden sich zusätzlich anders als bisher nicht nur mit festgelegten Releasezyklen ändern, sondern können nach Ankündigung einfach nach Bedarf zu beliebigen Zeitpunkten geändert werden. Das wird kleine Anbieter von Add-ons, die ihre Anwendungen aus Ressourcengründen nicht permanent pflegen und anpassen können, vor große Herausforderungen stellen.«

Anwender sollten sich dieser möglichen Problematik ebenso bewusst sein wie der Tatsache, dass bei der Cloud-Variante auch das Sicherheitsthema genauer betrachtet werden muss. Dafür hat sie eindeutig Vorteile bei der Skalierbarkeit und Flexibilität in der Bereitstellung. Somit öffnet sie auch kleinen und mittelständischen Unternehmen die Möglichkeit Extranets für Kunden und Lieferanten aufzubauen und mobile Mitarbeiter in die Informationsrecherche und –austausch einzubinden.

Wiederum spannend wird sein, wie Drittanbieter die Sharepoint-Cloud-Variante in Office365 unterstützen können. Viele der traditionellen DMS- und Archivanbieter nutzen zur Speicherung von Dokumenten oft den von Sharepoint unterstützten Remote BLOB Storage (RBS)-Dienst. »Da RBS-Konzepte im Kontext von Office 365 nicht zur Verfügung stehen, ist dies für diese ECM-Anbieter ein massives Problem, ihre Lösungen sinnvoll zu positionieren«, so Rentergent. Aber auch bei den auf Sharepoint basierenden Anwendungen wie Vertragsverwaltung oder Projektmanagement seien grundlegende Umstellungen und Neuprogrammierung erforderlich, da sich die technologische Basis geändert habe.

Wer meint, das Beste aus Office365 und Sharepoint Server in Form einer hybriden Umgebung nutzen zu können, sollte laut Rentergent ebenfalls vorsichtig sein: »Die von Microsoft propagierte Hybrid-Lösung für derzeitige Sharepoint-Anwender ist sicher nur in besonderen Kundensituationen zu empfehlen. Hierbei werden zwei Lösungsarchitekturen – die vorhandene »SharePoint-Farm« und das neue »Office 365« parallel betrieben und auf Anwendungsebene integriert. Das ist ein Szenario mit einer hohen Komplexität, da beide Seiten präzise geplant und aufeinander abgestimmt werden müssen.« Seitens Microsoft ist die Integrationsunterstützung derzeit noch recht rudimentär. Dauerhaft ist mit höheren Aufwänden durch die getrennte und dann teilweise doppelte Datenhaltung zu rechnen. Auch bei der Benutzerführung werden sichtbare Brüche bleiben, da eine hierarchische und eine vernetzte Navigation aufeinandertreffen.

Am besten sind Anwender gestellt, die mit Office365 sozusagen auf der grünen Wiese beginnen können. Doch viele Unternehmen tragen eben sogenannte Altlasten mit sich herum, die zu regeln sind. Dass dies nicht leicht ist, zeigen auch die zahlreichen Sharepoint-Installationen, die noch auf Sharepoint 2010 und sogar 2007 beruhen.