Übersicht zu ECM-Tools für die »Microsoft 365«-Welt

Betrachtet man aktuell die Verbreitung von Microsoft Teams lässt sich feststellen, dass es eine ähnliche Entwicklung wie »Microsoft SharePoint« in den vergangenen Jahren nimmt: Sharepoint war und ist sehr beliebt, um die Zusammenarbeit von Teams zu unterstützen, indem sich Dokumente gemeinsam bearbeiten lassen. Jedoch hat es Schwächen, was das revisionssichere Management der Dokumente betrifft. Hierzu gibt es zahlreiche Drittprodukte, die diese Aufgaben übernehmen.

Das Gleiche geschieht nun auch bei Microsoft Teams, das sich im Zuge der Corona-Pandemie zu einem Standard-Tool für Videoconferencing und ebenfalls für projektbezogene Teamarbeit entwickelt hat. Um aber Dokumente und anderen digitalen Content wie Chat-Verläufe entsprechend den Rechtsvorschriften aufzubewahren, reichen auch hier die Microsoft-Bordmittel nicht aus. Problem ist unter anderem, dass Microsoft-Lösungen gleiche Dokumente an verschiedenen Stellen ablegen.

Daher haben wir in dieser Übersicht Produkte aufgeführt, die die Schwächen der Online-Plattform »Microsoft 365« zum Teil ausmerzen und Funktionalitäten ergänzen. Dies sind sowohl dedizierte Einzellösungen als auch Lösungen, die Verbindungen zu Enterprise-Content-Management-Plattformen herstellen. Zudem sind in der Übersicht Lösungen enthalten, die transaktionale Prozesse wie Rechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement auf Basis der Microsoft-Cloud-Plattform ermöglichen.

d.velop mit Lösungen für Dokumente, Rechnungen und Verträge

Der deutsche Anbieter für ECM-Lösungen d.velop bietet als Ergänzung für »SharePoint Online« beziehungsweise Microsoft 365 drei Lösungen an. Ursprünglich stammen sie aus der Produktreihe »ecspand« für die On-Premises-Versionen von »SharePoint«, die weiterhin parallel existiert. Die daraus resultierenden seit 2019 bestehenden Lösungen lassen sich über Sharepoint hinaus in »Microsoft Dynamics 365«, »Microsoft Teams« und weiteren führenden Anwendungen wie SAP integrieren.

»d.velop documents for Microsoft 365« verleiht Sharepoint Online die Fähigkeit, Dokumente und Informationen in digitalen Akten zu strukturieren und Dokumente workflowbasiert zu verarbeiten. Zudem gibt es eine Metadatensuche und eine Outlook-Integration, die ermöglicht, dass eingehende E-Mails abgelegt werden können. Bis 25 Benutzer kostet die Lösung monatlich 25 Euro. Zu den Kunden zählt beispielsweise der Sanitär- und Haustechnikhersteller TECE.

Mit »d.velop invoices for Microsoft 365« kann die Erfassung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen auf Basis von Microsoft 365 durchgeführt werden. Eingehende Rechnungen werden gescannt oder aus E-Mail-Postfächern automatisch ausgelesen. Dabei erkennt die Lösung bestimmte Metadaten. Ein integrierter Prüf- und Freigabe-Workflow stellt sicher, dass ausschließlich berechtigte Personen mit den Rechnungen arbeiten können. Über ERP-Schnittstellen kann ein Abgleich mit Stammdaten oder Bestellungen sowie die Übergabe der Rechnungsdaten durchgeführt werden. Die doppelte Eingabe oder das Abtippen von Daten ist somit nicht mehr erforderlich. »d.velop invoices for Microsoft 365« kostet pro verarbeiteter Rechnung 40 Cent.

Mit »d.velop contracts for Microsoft 365« können alle Verträge in Sharepoint Online aufbewahrt werden. Ein Fristenmechanismus stellt deren Einhaltung sicher. Der Berechtigungs-Mechanismus sorgt dafür, dass nur dazu berechtigte Personen Zugriff auf einen Vertrag haben. Eine digitale Vertragsakte stellt Verträge und zugehörige Dokumente zur Verfügung. Über eine integrierte Metadatensuche lässt sich der vorhandene Vertragsbestand schnell und einfach auswerten. So wird beispielsweise auf einen Blick klar, welche Verträge mit bestimmten Lieferanten existieren. Die (gleichzeitige) Bearbeitung in Word sowie das Teilen von Vertragsdokumenten ist ebenfalls sichergestellt. Ein Vorlagenmechanismus sowie die Möglichkeit zur Integration einer (auf Wunsch auch qualifizierten) digitalen Signatur runden das Produkt ab und ermöglichen eine medienbruchfreie Abwicklung sämtlicher Vertragsvorgänge. Für maximal neun Benutzer kostet die Vertragslösung 39 Euro monatlich. Die Vertrags- und Rechnungslösung nutzt beispielsweise das mittelständischen Bau- und Handwerksunternehmen Konrad Kleiner.

ELO teilt Inhalte über Microsoft-Teams-Channel

Ohne zusätzliche Anpassungen lassen sich im Anfang Juni 2021 vorgestellten ECM-System »ELO ECM 21« von ELO Digital Office ELO-Anwendungen in Microsoft Teams integrieren. Beispielsweise können Mitarbeiter Dokumente und Ordner aus dem ELO-System per »ELO Java Client« mit einem Microsoft-Teams-Channel teilen. Die Daten liegen dabei weiterhin sicher im lokalen ELO Repository.

Ebenso ist die Einbindung des »ELO Web Client« in Microsoft Teams möglich. Damit können Nutzer aus Microsoft Teams direkt auf das ELO Repository zugreifen. Auch die Wissensmanagement-Lösung »ELO Knowledge« lässt sich als App in Microsoft Teams integrieren und bietet dann direkt aus Teams Zugriff auf die unternehmensweite Wissensdatenbank sowie die Möglichkeit, dort vorhandene Inhalte mit einem Teams-Channel zu teilen.

Foxit ermöglicht direkte PDF-Bearbeitung in »Microsoft 365« und Teams

Der Anbieter von PDF-Lösungen Foxit bietet die Plattform »Foxit PDF Editor Cloud« – eine Alternative zu »Adobe Acrobat« – integriert in »Microsoft Teams« und »Microsoft 365« an. Mit der Kombination von Foxit und Microsoft 365 können Anwenderinnen und Anwender Office-365-Dokumente schnell in hochwertige PDF-Dokumente (PDF, PDF/A, PDF/X und PDF/E)  umwandeln und interaktive PDF-Formulare zur Datenerfassung erstellen. Das gilt sowohl für Word-Dokumente als auch für Excel- und Powerpoint-Dateien. Außerdem ist die Option hinzugekommen, das erstellte PDF-Dokument direkt auf »Microsoft OneDrive« zu speichern oder von dort zu laden. Anwendende in Unternehmen profitieren zudem von der in Microsoft 365 angelegten Berechtigungsstruktur.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams verspricht Foxit durch die Integration eine nicht näher spezifizierte »qualitativ hochwertige Anzeige von PDFs«. Die im Microsoft Teams-Kanal geteilten PDF-Dokumente müssen dazu nicht heruntergeladen werden und Nutzerinnen und Nutzer müssen auch die Microsoft-Teams-Anwendung nicht verlassen.

Durch die Teams-Integration lässt sich Feedback der anderen Teilnehmenden im jeweiligen Teams-Kanal schnell und effizient einholen. Indem die PDF-Dokumente direkt in Microsoft Teams betrachtet und über das Kollaborations-Tool gleich Kommentare abgegeben oder beantwortet werden können, verspricht Foxit neben der Zeitersparnis auch eine flüssigere Zusammenarbeit und weniger Missverständnisse.

Foxit PDF Editor Cloud kostet regulär 53,60 Euro jährlich. Es wird im Gegensatz zu den als einmalige Lizenz erhältlichen Varianten Foxit PDF Editor Windows (170,49 Euro) und Foxit PDF Editor Pro Windows (191,94 Euro) derzeit nur in der englischen Sprachvariante angeboten. Die Lizenzvarianten gibt es dagegen in zahlreichen Sprachen, darunter auch Deutsch.

Kendox sorgt für strukturiertes Dokumentenmanagement in MS Teams

Kendox hat seine cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösung »Kendox InfoShare« mit zusätzlichen Funktionen für die Nutzung mit Microsoft Teams ausgestattet. Mit der Einbindung des DMS Kendox Infoshare besteht für berechtigte Nutzerinnen und Nutzer direkt aus der Benutzeroberfläche von Teams heraus Zugriff auf Dokumente, Daten und Inhalte aus anderen Unternehmensanwendungen und Quellen, die im zentralen »InfoShare Archiv« archiviert sind und/oder zu einem bestimmten Projekt gehören. Dazu zählen beispielsweise E-Mails, Vertragsdokumente, Bestell- und Lieferscheine und Personaldokumente. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Dokumente physisch nur einmal abgelegt und archiviert sind, obwohl gleichzeitig aus unterschiedlichen Teams heraus auf die Informationen zugegriffen werden kann.

Das Kendox InfoShare Archiv kann direkt aus der Cloud bezogen werden. In diesem Fall werden die Dokumente in einem Rechenzentrum in der EU oder optional in der Schweiz archiviert. Alternativ können die Kunden das Kendox Infoshare Archiv auch in einem eigenen Rechenzentrum ihrer Wahl betreiben.

Als Standard Front-End für Kendox Infoshare lässt sich der »Mobile Web Client« (MWC) flexibel an unterschiedlichen Stellen in Microsoft Teams einbinden. Zum einen ist eine Integration in ausgewählten »Teams« beziehungsweise »Kanälen« möglich. Hierüber haben nur die jeweiligen Team-Mitglieder Zugriff auf relevante Informationen aus dem DMS-System. Zum anderen lässt sich der MWC auch als eigenständige App innerhalb von MS Teams zur Verfügung stellen. Damit haben alle Nutzenden direkt über die Navigationsleiste von MS Teams Zugriff auf das Unternehmens-DMS.

Für die nahtlose Integration in die Benutzeroberfläche von Microsoft Teams hat Kendox das User Interface des Mobile Web Client optimiert. Die Darstellung des MWC lässt sich gezielt auf einzelne Module reduzieren, so dass die im jeweiligen Kontext nicht notwendigen Bedienelemente ausgeblendet werden und der Anwender nur relevante Funktionen in der Oberfläche sieht. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn die Funktionen innerhalb von MS Teams auf verschiedene »Reiter« in der Teams-Oberfläche verteilt werden. Beispielsweise kann die Anzeige so konfiguriert werden, dass auf einem Reiter die Dokumenten-Suchmaske beziehungsweise die Trefferliste angezeigt wird, während über einen weiteren Reiter neue Dokumente vom Desktop hochgeladen werden können.

Ebenso kann mit dem Mobile Web Client per Single Sign-on ohne weitere Angabe von Benutzernamen und Kennwort aus Microsoft Teams heraus direkt auf den Kendox Infoshare Server zugegriffen werden. Diese Single Sign-on Anmeldung ist aufgrund des Autorisierungsstandards »OAuth« beziehungsweise »OpenID Connect« möglich, der in Kendox Infoshare durchgängig unterstützt wird. Die einmalige Authentifizierung spart Benutzerinnen und Benutzern Zeit und macht die Arbeit effizienter und sicherer.

Opentext bietet erweitertes ECM für MS Teams

Der Anbieter für Enterprise Information Management (EIM) OpenText integriert Lösungen für Teams in seine Anbindungslösung »OpenText Extended ECM für Microsoft Office 365«, die Content- und Kollaborationswerkzeuge für Geschäftsprozesse umfasst. Damit fügt Opentext seine Information Governance Tools und -Systeme zu Teams hinzu und stellt Teams-Nutzenden und -Administratoren ein erweitertes Angebot an Optionen für Compliance, Records Management und Archivierung zur Verfügung. Extended ECM erlaubt es Anwenderinnen und Anwendern, Teams-Inhalte im Kontext relevanter Geschäftsprozesse im gesamten Unternehmen zu präsentieren und so Verbindungen zu Spartensystemen und Anwendungen wie »Salesforce«, »SAP« oder »Oracle« herzustellen.

Mit Opentext Extended ECM können Benutzerinnen und Benutzer nun innerhalb der Teams-Umgebung auf gespeicherten Content zugreifen und diesen zentral verwalten. Außerdem ist es möglich, die Erstellung eines spezifischen Teams für einen Opentext-Geschäftsprozess zu automatisieren und die Team-Mitgliedschaft mit Opentext Content Management Systemen zu synchronisieren. Wichtige Team-Inhalte lassen sich in Opentext-Systemen archivieren und weniger wichtige Inhalte lassen sich mit Extended ECM automatisch löschen.

»enaio« von Optimal Systems integriert M365

Mit der im Juni 2021 vorgestellten Version 10.0 des ECM-Systems »enaio« von OPTIMAL SYSTEMS sind die klassischen Office-Anwendungen von Microsoft 365 vollständig in das ECM integriert. Dadurch ist zum Beispiel die zeitgleiche Kollaboration mehrerer Nutzer bei der Bearbeitung von Dokumenten möglich – inklusive Voransicht des in der Online-Anwendung erzeugten Dokuments und Konvertierung älterer Dateien. Die Dokumente liegen nur während des Bearbeitungszeitraums in der Cloud. Sobald der letzte Bearbeiter das Dokument geschlossen hat, werden sie wieder im ECM abgelegt und archiviert. Alle Änderungen am Dokument sind damit dokumentiert – das sorgt auch bei Cloud-Anwendungen für die nötige Transparenz und geregelte Prozesse. Zudem bietet der in Enaio eingebundene »Office 365 Editor« Optionen wie eine Preview-Funktion sowie die Möglichkeit der Konvertierung in ein anderes Format.

Die im Juli 2022 vorgestellte Version Enaio 10.10 ermöglicht auch die Integration in Microsoft Teams und somit Dokumente in Besprechungen, Chats und Kanälen zu teilen. Dazu wird in Enaio ein Token generiert. Mit dem können Nutzer der Enaio-App für Teams Dokumente beispielsweise Teilnehmern eines Teams-Meetings zur Verfügung stellen. Sie teilen dazu einen Link auf das Dokument in Enaio, das Dokument verbleibt dort. Die gemeinsame Bearbeitung ist aufgrund der Microsoft-Office-365-Integration möglich

Konnektor der SER Group für Microsoft Teams

»Doxis4 SmartBridge for Teams« ist ein Ende Mai 2021 vorgestellter Konnektor der SER Group, der einen zentralen Zugriff auf alle Informationen der »Doxis4« Enterprise Content Management (ECM)-Plattform direkt in »Microsoft Teams« ermöglicht. Anwenderinnen und Anwender können Doxis4 als App in Microsoft Teams integrieren und beispielsweise Aufgaben, Vorgänge sowie Postkörbe aus Doxis4 in Microsoft Teams einbinden. Somit erhalten Nutzerinnen und Nutzer in Teams Transparenz über den Status aller Vorgänge und neu eingehender Informationen. Deren Bearbeitung können sie aus der Microsoft-Anwendung heraus starten.

Bei der Suche nach einem Kunden, Projekt oder Vorgang zeigt Doxis4 alle Informationen an, die in diesem Kontext relevant sind, und wer sie wann erstellt und bearbeitet hat. Über die App ist die Suche ohne ein Wechseln der Anwendung in Microsoft Teams nutzbar.

Zudem erleichtert sich das Einhalten von Compliance-Anforderungen für alle Inhalte, die in Doxis4 gespeichert sind. Team-Mitglieder können neu in Microsoft Teams erstellte Unterlagen strukturiert in Doxis4 ablegen, wo sie EU-DSGVO-konform und revisionssicher archiviert sowie mit entsprechenden Zugriffs- und Aufbewahrungsregeln versehen werden können.

Chat-Aufzeichnung mit Windream in MS Teams

Die schon bei geschäftsrelevanten E-Mails gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfrist, gilt auch für Chat-Aufzeichnungen, sofern sie ebenfalls geschäftsrelevante Mitteilungen oder Informationen enthalten. Damit Unternehmen dieser Verpflichtung nachkommen können, kann das Enterprise-Content-Management- (ECM-) System »windream« des gleichnamigen Herstellers windream »Microsoft Teams« integrieren. Neben der Sicherheit, dass die in den virtuellen Meetings ausgetauschten Informationen zuverlässig archiviert werden, profitieren Anwenderinnen und Anwender von der Möglichkeit, Chatverläufe und geteilte Dokumente im Volltext zu durchsuchen.

Spezifische Lösungen auf Basis der im Sommer vorgestellten Oberfläche »windream Dynamic Workspace« ermöglichen darüber hinaus, zusätzliche Anwendungen in Teams zu integrieren – vom automatisierten Prozessmanagement mit »windream BPM« über die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bis hin zur umfangreichen Aktenverwaltung. Dadurch erhalten Anwenderinnen und Anwender zum Beispiel nicht nur in Windream, sondern auch in Teams eine umfassende Sicht auf alle Dokumente eines bestimmten Projekts.