Veränderte Sicht von Gartner auf Content Collaboration

Nicht mehr wie in den letzten Jahren als typischen »Gartner Magic Quadrant«, sondern als eine Art Leitfaden für Entscheider veröffentlicht Gartner seine Betrachtung zu Content Collaboration Tools (CCTs). Das IT-Markforschungsinstitut begründet den Schritt damit, dass eine Produktdifferenzierung unter dedizierten CCTs nur noch schwer zu finden sei. Content Collaboration ist auch in verschiedenen anderen Produktpaketen aufgetaucht, und einige CCT-Anbieter haben sich in angrenzende und sich überschneidende Märkte begeben.

Dies bedeutet keineswegs, dass Content Collaboration an Bedeutung verloren hätte, sondern eher das Gegenteil: Lösungen zur Unterstützung der digitalen Zusammenarbeit in Unternehmen haben gerade in Pandemie-Zeiten eine zentrale Rolle bei der Unterstützung moderner hybrider Arbeitsmodelle eingenommen. Dabei gilt es sowohl abteilungsinternes aber auch –übergreifendes Arbeiten, das auch externe Partner an unterschiedlichen Standorten einbezieht, sicher und komfortabel zu unterstützen. Dazu zählen die Möglichkeiten, Inhalte in Echtzeit innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu teilen und darin zusammenzuarbeiten sowie die Bereitstellung granularer Sicherheitsstufen und erweiterter Funktionen, einschließlich mobiler Geräte und digitaler Rechteverwaltung. Wichtig sind auch die Integration anderer Tools und die Fähigkeit, Dateien über Online-Dienste und Geräte hinweg zu synchronisieren.

Wesentliche Veränderung bei Content-Collaboration-Tools

Laut Gartner ist der Markt für Content-Collaboration-Funktionen und -Dienste schnell gereift und hat sich in den letzten drei Jahren erheblich gewandelt. Die wesentlichen Veränderungen sind:

• Content-Collaboration-Tools wurden abteilungsspezifisch: Dedizierte Content-Collaboration-Tools werden immer noch für die einfache Zusammenarbeit mit Inhalten eingesetzt, jedoch in der Regel auf Abteilungsebene.
• Regionale Anbieter sind aufgetaucht, um sowohl die Lokalisierung der Benutzeroberfläche als auch die Anforderungen an die Datenhoheit und den Wohnsitz zu erfüllen.
• CCT-Anbieter erweiterten die Funktionen von Content-Services-Plattformen (CSP): Einige CCT-Anbieter fügten Metadaten- und Datenspeicherungsfunktionen hinzu und erweiterten ihre Angebote auf den CSP-Markt.
• CSP-Anbieter fügten Content-Collaboration-Funktionen hinzu: Viele CSP-Anbieter entwickelten CCT-Funktionen oder -Anwendungen, die mit ihrem CSP zusammenarbeiten.
• Spezialanwendungen bieten Dateifreigabe: Content-Anwendungen, die bestimmte Geschäftsanwendungen unterstützen, erlauben nun auch Content Collaboration in Bereichen wie Vertragsverhandlungen oder gemeinsame Nutzung von Vorstandsdokumenten.
• Cloud-Office-Suiten bieten Content Collaboration: Neue Work Hubs offerieren Funktionen für die gemeinsame Nutzung von Dateien, die in ihre Autorentools und Tools für die Zusammenarbeit im Team integriert sind.

Auswahlkriterien für Collaboration-Software

In Folge dieser Veränderungen hat die Rolle von dedizierten, eigenständigen Tools für die Zusammenarbeit mit Inhalten als grundlegende Plattform abgenommen, da Unternehmen Cloud-Office-Plattformen mit eingebetteten CCT-Funktionen einsetzen. Steht eine Investition in Werkzeuge für Content Collaboration an, sollten Verantwortliche die Möglichkeiten von entsprechenden vorhandenen Lösungen wie Cloud-Office-Tools, Workstream-Collaboration-Plattformen und Content-Services-Plattformen prüfen. Laut Gartner werden die meisten Anforderungen an die Zusammenarbeit mit Inhalten häufig bereits von diesen Tools erfüllt. Zudem empfiehlt das Marktforschungsinstitut die Überprüfung aller für den Anwendungsfall benötigten Funktionen. Spezialisierte Anwendungen bieten Content Collaboration mit anderen Funktionen, zum Beispiel Agenda-Planung zusammen mit der gemeinsamen Nutzung von Board-Inhalten oder elektronische Unterschriften zusammen mit der gemeinsamen Nutzung eines Vertrags. Ein dediziertes CCT ist in Betracht zu ziehen, wenn die Datenhoheit oder der Ort ein Problem ist. Indem die Entscheider Anbieter auswählen, die viele der von ihnen benötigten Regionen unterstützen können, vermeiden sie die Ausbreitung von Daten.

In der Publikation zu Content Collaboration von Gartner sind einige Anbieter mit entsprechenden Produkten aufgeführt, die geforderte Funktionen gut abdecken und einen gewissen Bekanntheitsgrad besitzen. Unter den 22 aufgeführten Anbieter befinden sich beispielsweise box, Hyland, M-Files, OpenText, ownCloud und SER Group.