Was ECM-Tools bei Collaboration-Themen leisten

Grenzen zwischen Collaboration-Lösungen verschwimmen

Getrieben durch die Corona-Pandemie hat sich das dezentrale Arbeiten immer stärker etabliert. Tools für die digitale Zusammenarbeit sind daher extrem gefragt und werden in unterschiedlichen IT-Segmenten entwickelt. Entsprechend divers ist das Angebot. Dabei verschwimmen die Grenzen zwischen Videokonferenzsystemen, Lösungen für Unified Communications und Collaboration (UCC) sowie Content Services und Digital-Workplace-Lösungen immer mehr.

Je nachdem wo die Arbeitsschwerpunkte und Anforderungen liegen, empfehlen sich entsprechende Produkte. Geht es in erster Linie um dokumentenbasiertes Zusammenarbeiten, sind Enterprise-Content- oder Enterprise-Information-Management-Systeme (ECM- oder EIM-Systeme) mit Collaboration-Fähigkeiten eine gute Basis. Als zentrale Informationsplattform bietet beispielsweise das EIM-System »nscale« von Ceyoniq Technology den Berechtigten alle relevanten Daten zu einem Projekt und Zugriff auf die zugehörigen Dokumente wie Angebote, Verträge und Rechnungen. Das ermöglicht die einfache und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, so dass es beispielsweise für verschiedene Personen möglich ist, parallel an einem Vertrag zu arbeiten.

Collaboration-Funktionen von ECM-Werkzeugen

ECM-Anbieter wie SER und ELO Digital Office bieten zudem dedizierte Collaboration-Funktionen an. So gibt es innerhalb der »ELO ECM Suite 21« die »Teamspace«-Funktion für die Zusammenarbeit in Projekten und Arbeitsgruppen. Hier können Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung bereitgestellt werden. Umfangreichere Möglichkeiten bieten die neuen »Business Solutions« »ELO Meeting« und »ELO Meeting Premium«, die im Zusammenspiel mit der ELO ECM Suite funktionieren. Damit können Teilnehmende auch die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen organisieren. Im Meeting lassen sich relevante Unterlagen aus dem ELO Repository referenzieren und direkt ablegen. Die Definition und Verteilung von Aufgaben wird ebenso wie das Ergebnis von Abstimmungen dokumentiert, die die Lösung ebenfalls ermöglicht. Darüber hinaus besteht eine wahlweise Erstellung von Protokollen, die auf Agenda-Themen und Meeting-Informationen basieren.

Doch obwohl die Funktionen immer umfangreicher werden, ist es schwer möglich, alle Anforderungen abzudecken. Hinzu kommt, dass durch Office-oder andere Software-Pakete wie Microsoft 365 und Google Workspace sowieso schon Collaboration-Tools in Unternehmen vorhanden sind, die dann mitgenutzt werden. Um etwaige Defizite auszumerzen, bieten Hersteller ergänzende Werkzeuge zu verbreiteten Produkten. Zudem schließen sie Partnerschaften, um integrierte  Lösungen anbieten zu können.

Kooperationen und ergänzende Tools

So hat OpenText vor kurzem bekannt gegeben, dass sich die Public-Cloud-basierte Enterprise-Content-Management-Lösung »OpenText Core Content« mit den Collaboration Services von Google Workspace verbinden lassen. Mithilfe der neuen Integration können Anwenderinnen und Anwender Inhalte für den Offline-Zugriff auf mehreren Geräten synchronisieren, aus führenden Geschäftsanwendungen wie SAP und Salesforce heraus auf Inhalte zugreifen und sie bearbeiten sowie Workflows digitalisieren und beschleunigen. Vor allem dezentral arbeitende und hybride Teams profitieren laut Opentext von der Integration, da dies die Produktivität steigere und die digitale Zusammenarbeit effizienter mache.

Sehr ausgeprägt ist die Unterstützung von »Microsoft Teams«. Dies liegt an der hohen Verbreitung des Microsoft-Office-Tools aber auch an bestimmten Schwächen der Videokonferenzlösung. Eine Stärke von Teams ist, dass auch Dokumente schnell und unkompliziert in einem Team online bearbeiten werden können. Doch die Dokumentenverwaltung lässt zu wünschen übrig – was auch schon bei »SharePoint« der Fall war, wo es ebenfalls viele ergänzende Lösungen für die Dokumentenverwaltung gibt.

Microsoft Teams und Sharepoint schwächeln bei Dokumentenverwaltung

Und tatsächlich haben sowohl die Schwächen von Microsoft Teams als auch die von Sharepoint den gleichen Grund: So ist die Dokumentverwaltung in Microsoft Teams aus technischer Sicht nichts anderes als eine in Teams integrierte Sharepoint-Dokumentbibliothek. Auch andere Funktionen wie die Versionierung sind in beiden Produkten technisch identisch gelöst.

So wird bei jeder Teams-Sitzung mit neuen Teammitgliedern auch eine neue Sharepoint-Webseite mit den in der Sitzung bearbeiteten Dokumenten erstellt. Vorteil ist, dass sich Dokumente in Projekt- oder Fachbereichsteams so schnell bereitstellen, teilen und gleichzeitig bearbeiten lassen. Nachteil ist jedoch, dass Dokumente teamübergreifend nicht strukturiert abgelegt werden und damit auch nicht teamübergreifend gefunden werden können. Bei vielen Teams oder komplexen Projekten kann dies für die Anwenderinnen und Anwender schnell unübersichtlich werden.

ECM-Lösungen für Sharepoint und Teams

Besteht jedoch die Anforderung, in Teams oder in Sharepoint verteilte Dokumente und Informationen zusammenhängend und strukturiert darzustellen, gibt es einige Lösungen von ECM-Herstellern. So ermöglicht Optimal Systems bei »enaio 10.10« mit der Integration in Microsoft Teams, Dokumente in Besprechungen, Chats und Kanälen zu teilen. Dazu wird in Enaio ein Token generiert. Mit dem lassen sich über die enaio-App den Teilnehmenden eines Teams-Meetings Dokumente zur Verfügung stellen. Sie teilen dazu einen Link auf das Dokument in Enaio, das Dokument verbleibt dort. Die gemeinsame Bearbeitung ist über die in Enaio realisierte Microsoft-Office-365-Integration möglich.

Mit der Einbindung des DMS »Kendox Infoshare« besteht für berechtigte Nutzende direkt aus der Benutzeroberfläche von Teams heraus ebenfalls Zugriff auf Dokumente, Daten und Inhalte aus anderen Unternehmensanwendungen und Quellen, die im zentralen »InfoShare Archiv« archiviert sind und/oder zu einem bestimmten Projekt gehören. Dazu zählen beispielsweise E-Mails, Vertragsdokumente, Bestell- und Lieferscheine und Personaldokumente. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Dokumente physisch nur einmal abgelegt und archiviert sind, obwohl gleichzeitig aus unterschiedlichen Teams heraus auf die Informationen zugegriffen werden kann. Weitere ergänzende ECM-Tools für die Microsoft-365-Welt sind in dieser Übersicht aufgelistet.

Auch sicherheitstechnische Ergänzungen sind gefragt

Doch nicht nur rein funktionell benötigen die Collaboration-Tools von Microsoft 365 Ergänzungen, sondern auch sicherheitstechnisch. Wie eine Studie der Hochschule der Medien Stuttgart zeigt, werden sich immer mehr Verantwortliche in Unternehmen und Organisationen dieser Tatsache bewusst. Allmählich verstehen sie das Konzept der »Shared Responsibility«, das Microsoft den Nutzenden seiner Cloud-Anwendungen vorgibt. Es sieht im Wesentlichen vor, dass sich Microsoft um Betrieb und Sicherheit der Anwendungen kümmert, Nutzende sich aber um die Sicherheit der Daten bemühen müssen. Zu Beginn der Pandemie war dies jedoch nur den wenigsten Unternehmen klar.