Wie »SharePoint« benötigt »Teams« ein Ökosystem

Digitale Unterstützung bei der ortsunabhängigen Zusammenarbeit ist seit Ausbruch der Corona-Pandemie extrem gefragt. Besonders profitiert hat davon Microsoft, die mit »SharePoint« schon lange ein Tool anbieten, das die Gruppenarbeit unterstützt. Da bei der Arbeit im Home-Office Videoconferencing einen regelrechten Boost erfahren hat, konnte Microsoft auch mit seinem Videokonferenz-Tool »Teams« entsprechend profitieren, das sich ebenfalls immer mehr zum Kollaborationswerkzeug mausert. Die starke Verbreitung sowohl von Sharepoint als auch von Teams wird dadurch begünstigt, dass sie Bestandteile von Microsoft-365-Business- und –Enterprise-Versionen sind und damit automatisch in vielen Unternehmen und Organisationen vorhanden sind. Während Teams eine relativ junge Entwicklung von Microsoft ist, blickt Sharepoint schon auf eine längere Vergangenheit in der On-Premises-Welt mit vielen Anwendungen. Aber auch die Sharepoint-Story wird fortgesetzt: Laut einer Studie der Association for Intelligent Information Management (AIIM) planen 61 Prozent der von ihnen befragten Unternehmen, bestehende Sharepoint-On-Premises-Inhalte nach Microsoft 365 zu migrieren – auch weil die alten Plattformen nicht mehr unterstützt werden.

Der beherrschenden Stellung von Microsoft 365 bei Cloud-Office-Suiten und vor allem den Fähigkeiten von Sharepoint verdankt Microsoft die führende Position im Magic Quadrant von Gartner für Content Services Platforms (CSP). In der Ende 2020 veröffentlichten Marktbetrachtung liegt Microsoft noch vor CSP-Spezialisten wie OpenText, Hyland, SER und M-Files. Laut Gartner sind die von Microsoft bereitgestellten Content-Services, welche in erster Linie auf Sharepoint basieren, eng in die meisten Aspekte der Microsoft-365-Suite integriert und stellen das Standard-Content-Repository dar.

Microsoft ist gleichzeitig Konkurrent und Partner

Zur positiven Einschätzung Gartners bezüglich Microsoft meint Ed McQuiston, Executive Vice President und Chief Commercial Officer von Hyland, dessen Unternehmen im Quadranten mit etwas Abstand hinter Microsoft folgt: »Wenn Gartner den CSP-Bereich betrachtet, haben deren Analysten eine sehr breite Sicht auf Content Services.« Nach Meinung McQuistons sei Hyland führend im sogenannten »Transactional Content Management, das Prozesse automatisieren kann, an denen digitaler Content und Menschen teilhaben. Hierzu zählen zum Beispiel Rechnungs- und Freigabe-Prozesse sowie Mitarbeiter-Onboarding mit je nach Region, Abteilung, Position und weiteren Faktoren sehr unterschiedlichen Prozessen.«

Abgesehen davon kann sich Hyland wie sehr viele Anbieter von CSP- und Enterprise-Content-Management-Lösungen gut mit Sharepoint arrangieren: »Wenn wir auf einen Kunden stoßen, der bereits viel in Sharepoint investiert hat – seine umfassenden Portal- und Collaboration-Funktionen nutzt – kann Hyland eine enge Sharepoint-Integration mit dem Content sowie den Prozessen anbieten, die der Kunde wünscht, während er gleichzeitig eine echte »Sharepoint-Erfahrung« hat.« Es sei aber auch möglich, von Sharepoint Hyland-Produkte zu nutzen. Anwender verbleiben in Sharepoint und dem dortigen Look and Feel und können beispielsweise einen Workflow starten oder eine Suche durchführen.

Lücken in der Funktionstiefe und bei Compliance-Fragen

Gerade in der Funktionstiefe mangelt es Microsoft. So bestätigt auch Gartner eine funktionale Abhängigkeit von Drittanbietern: »Microsoft-Kunden benötigen häufig Drittanbieter, um vollständig gleichwertige Funktionen wie die anderen Leaders in diesem Magic Quadrant zu erreichen. Das Fehlen von Funktionen zur Erfassung großer Mengen und Einschränkungen bei der Prozessautomatisierung bedeutet oft, dass Unternehmen Add-ons für traditionellere CSP-Anwendungsfälle in Betracht ziehen und evaluieren müssen. Dazu gehören die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und die Verwaltung von Mitarbeiterakten.«

Eine Ergänzung zu Sharepoint ist auch dann empfehlenswert, wenn es darum geht, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, die sich beispielsweise aus GoBD oder DSGVO ergeben. Diese Lücke besteht bei Sharepoint trotz weiterer Investitionen in Records-Management-Funktionen noch immer. Die Unfähigkeit, Inhalte sofort zu zerstören und die vollständige Kontrolle über die Unveränderbarkeit von Inhalten werden laut Gartner immer wieder als die größten Herausforderungen hervorgehoben.

MS Teams profitiert von Home-Office-Arbeit

Analog zu Sharepoint besteht bei Microsoft Teams die gleiche Problematik. Hier hat das schnelle Einführen und Upgraden im vergangenen Jahr nicht wenige IT-Verantwortliche vor große Herausforderungen gestellt. Nach Angaben von Microsoft ist die Zahl der aktiven Nutzenden von Microsoft Teams von März 2020 bis November 2020 von 32 Millionen auf 115 Millionen gestiegen. Die Dauer, die die Nutzenden in Meetings verbracht haben, ist sogar um den Faktor 50 gewachsen. Die Lösung wird nicht nur von Unternehmen jeder Größe eingesetzt, sondern auch von Behörden, gemeinnützigen Organisationen und Bildungseinrichtungen. Sie hat sich als Komplettlösung für Online-Besprechungen, Chats und den Zugriff auf Dokumente im Cloudspeicher auf breiter Front etabliert. Ihr wesentlicher Vorteil ist das unkomplizierte Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Microsoft-Office-Anwendungen und -Dokumenten in der Cloud.

Allerdings ist die Erweiterung von Microsoft Teams um eine Enterprise-Content-Management- beziehungsweise Dokumentenmanagement-Lösung aus mehreren Gründen sinnvoll. Die Teams-Plattform bietet in der Regel nur eine vergleichsweise einfache und wenig strukturierte Dokumentenablage. Innerhalb einzelner Benutzer-Teams oder Chats, werden die Dokumente für das jeweilige Team bereitstellt und gespeichert. Dokumente können nicht teamübergreifend gesucht, gefunden und abgelegt werden. Bei vielen Teams oder komplexen Projekten kann dies für die Anwender schnell unübersichtlich werden.

Zusatztools für MS Teams

Daher bietet beispielsweise Kendox entsprechende Zusatztools an, wie Manfred Terzer, CEO und Vorstandsvorsitzender des Schweizer ECM-Herstellers berichtet: »Microsoft Teams ist aus der (virtuellen) Arbeitswelt heutzutage nicht mehr wegzudenken. Für uns als Anbieter ist es daher naheliegend, Anwendern sehr einfach und intuitiv zu bedienende Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen direkt aus Microsoft Teams heraus ein schneller Zugriff auf relevante Dokumente ermöglicht wird.«

Mit der Einbindung des Dokumentenmanagement-Systems »Kendox InfoShare« besteht für berechtigte Nutzerinnen und Nutzer direkt aus der Benutzeroberfläche von Teams heraus Zugriff auf Dokumente, Daten und Inhalte aus anderen Unternehmensanwendungen und Quellen, die im zentralen »InfoShare Archiv« archiviert sind und/oder zu einem bestimmten Projekt gehören. Dazu zählen beispielsweise E-Mails, Vertragsdokumente, Bestell- und Lieferscheine und Personaldokumente. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Dokumente physisch nur einmal abgelegt und archiviert sind, obwohl gleichzeitig aus unterschiedlichen Teams heraus auf die Informationen zugegriffen werden kann.

Unterstützung für Sharepoint, Teams und die gesamte Microsoft 365-Plattform wird auch weiterhin sehr gefragt sein. Daher haben wir aktuell eine neue Übersicht gestartet, in der entsprechende Tools aufgelistet sind. Auch wenn Microsoft selbst bestrebt ist, neue Funktionen für die Zusammenarbeit und das Records Management sowie Anwendungen hinzuzufügen, sind sicherlich auch in Zukunft viele weitere Lösungen von Drittanbietern zu erwarten.