ECM-System »windream« wird integriert in Outlook

Das Bochumer Softwarehaus windream hat etliche Neuheiten auf der kommenden »DMS Expo« (8. bis 10. Oktober 2014) in Stuttgart parat. So will man erstmals die vollständige Integration ihres gleichnamigen ECM-Systems in Microsoft Outlook vorstellen. Zudem präsentiert das Unternehmen den neuen »windream Application Connector«, der das ECM-System »windream« mit Fachanwendungen verknüpft. Gezeigt werden auch das neue Release von »windream Imaging« sowie weitere aktuelle Windream-Lösungen. »windream – 100% ECM!« lautet das Motto in Stuttgart.

Doch der Reihe nach. Die Integration der ECM-Funktionen von »windream« in Outlook erfolgt direkt über die Outlook-Ordnerstrukturen. Die hier standardmäßig angezeigten Postfächer werden im Rahmen der Windream-Integration um weitere Ordnereinträge ergänzt, über die Windream-Anwender direkt auf den Dokumentbestand ihres Windream ECM-Systems zugreifen können.

ECM-Aufgaben direkt aus Outlook starten und ausführen

Auch die Dokument-Vorschau wurde in Outlook integriert, sodass es Anwendern möglich ist, ein beliebiges Dokument direkt aus der Outlook-Oberfläche heraus zu öffnen und zu lesen. In Outlook erfasste E-Mails lassen sich nun per Drag & Drop innerhalb der Outlook-Oberfläche in das Windream-ECM-System verschieben und dort laut Anbieter »revisionssicher archivieren«. Zudem unterstütze die Outlook-Integration die virtuelle Aktenansicht »My windream«, die es Anwendern ermöglicht, ihre ganz individuellen Sichten auf Dokumentbestände zu organisieren und virtuell abzubilden, ohne dabei die tatsächlichen Ordner- und Dokumentstrukturen in windream zu verändern.

Generell besteht der entscheidende Vorteil der Outlook-Integration für Windream- beziehungsweise Outlook-Anwender darin, dass sich ECM-Aufgaben direkt aus dem bekanntesten und mit Abstand am weitesten verbreiteten E-Mail-Programm heraus starten und ausführen lassen, ohne die gewohnte Outlook-Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.

»windream Imaging 6« arbeitet mit Abbyy-OCR-Technologie

Mit »windream Imaging 6« bringt das Softwarehaus eine komplett neu entwickelte Variante der eigenen Dokumenterfassungssoftware auf den Markt. Dieses kurz vor der Messe freigegebene Major-Release arbeitet nun mit Abbyy-Technologie und beinhaltet standardmäßig die sehr leistungsstarke Abbyy-OCR. Dabei sind neben den gewohnten PDF- und TIFF-Importen auch weitere Bildformate als Quelle nutzbar. Das Einscannen von Papierbelegen erfolgt über eine TWAIN-Schnittstelle, die Software arbeitet also mit den meisten handelsüblichen Scannern. Zudem soll der Anwender bei dieser Windream-Erweiterung eigene Profile mit vielfältigen Möglichkeiten hinsichtlich Import, Indexierung und Ablage konfigurieren können.

Der Windream-Application-Connector ermöglicht es Windream-Anwendern, im ECM-System abgelegte Dokumente ohne programmiertechnische Anpassung aus einer Fachanwendung direkt aufzurufen, und die Dokumente aus der jeweiligen Anwendung heraus zu sichten. Das Öffnen der Dokumente erfolgt über definierte Tastaturbefehle, sogenannte Hotkeys.

»windream Application Connector« kann Dokumente aus einer Fachanwendung direkt aufzurufen

Tastaturbefehle sollen sich individuell festlegen lassen. Dadurch ermögliche es der Connector, Windream-Dokumente schnell und ohne jeglichen Zeitverlust aufzurufen. So können beispielsweise Mitarbeiter in der Buchhaltung nach Aufruf eines Buchungssatzes sofort alle mit dem jeweiligen Buchungssatz verbundenen Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen sichten, ohne dafür die eingesetzte Fachapplikation verlassen zu müssen. Auch zu Reisekostenabrechnungen – um ein weiteres Beispiel zu nennen – lassen sich die verknüpften Dokumente wie Quittungen und andere Belege aufrufen.

Auch in diesem Jahr wird das Ausstellungsprogramm wieder durch zahlreiche Exponate der windream-Partner abgerundet, die ihre Produkte am windream-Partnerstand in Halle 6 präsentieren. Mitaussteller auf dem Windream-Stand sind business acts Informations- und Datensysteme, One Click Solutions, ReadSoft und RDS Consulting. Zudem stellt der österreichische Windream-Distributor Pronobis aus.

Windream auf der DMS Expo 2014:
Halle 6, Stand C12

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