Adobe-Umfrage: ineffizientes Dokumentenmanagement kostet Geld

Angestellte in Deutschland und anderen europäischen Ländern sind mit schlechten Prozessen in der Büroadministration unzufrieden. Die Adobe-Studie »Document Drain« zeigt ebenfalls deutlich, dass moderne Technologien wie elektronische Signaturen oder mobile Apps auf dem Weg zur Verbesserung helfen können.

Nahezu einen Tag (6,5 Stunden) pro Woche verbringen deutsche Angestellte durchschnittlich mit administrativen Bürotätigkeiten wie dem Ausfüllen von Formularen oder dem Ausdrucken von Dokumenten. Das heißt, dass europäische Unternehmen hohen Preis für ineffizientes Dokumentenmanagement zahlen. Dies ist das Ergebnis der aktuellen Studie »Document Drain« von Adobe. Fast die Hälfte (48 Prozent) empfinden scheinbar einfache Bürotätigkeiten als zu zeitaufwändig und unnötig komplex. So werden geschäftliches Wachstum behindert, Produktivität gehemmt und personelle Ressourcen verschwendet.

77 Prozent der deutschen Befragten geben an, dass sie aufgrund mangelhafter Verwaltungsprozesse bereits einen Geschäftsauftrag verloren haben. Jeder Vierte (25 Prozent) musste wegen desselben Problems bereits ein Projekt abbrechen. Und mehr als die Hälfte der deutschen Angestellten (56 Prozent) sagen, dass die Reisekostenabrechnung immer mehr Zeit in Anspruch nimmt als geplant. Deutliche Anzeichen dafür, dass hier eigentlich Handlungsbedarf besteht.

Suche nach verschwundenen Dokumenten – eine unnötig »komplexe« administrative Bürotätigkeit

Für den neuen Bericht »Document Drain: How office admin is shredding productivity« wurden europaweit 7.000 Arbeitnehmer (darunter 1.000 Deutsche) aus kleinen, mittleren und großen Unternehmen befragt – mit dem Ergebnis, dass zu viel Zeit ineffektiv genutzt wird und den Unternehmen so beträchtliche Kosten entstehen. Grundlegende Aufgaben der Administration, wie das Ausdrucken von Dokumenten und deren Versand per E-Mail, werden dabei als die zeitintensivsten (96 Prozent) bezeichnet, drei Viertel der Befragten sind zudem der Meinung, dass gerade diese Aufgaben wenig nützlich sind bezeichnen sie als langweilig, zeitaufwändig oder schwierig. Darüber hinaus ordnen 65 Prozent der Befragten die Suche nach verschwundenen Dokumenten als unnötig »komplexe« administrative Bürotätigkeit ein, während 62 Prozent hier das Einarbeiten neuer Kollegen und 61 Prozent das Einholen von Unterschriften angeben.

Die Umfrageergebnisse unterstreichen nach Ansicht von Adobe die Notwendigkeit einer digitalen Transformation in europäischen Unternehmen deutlich. Annähernd die Hälfte der befragten Fachkräfte (46 Prozent) gibt als einen der Hauptgründe für problematische Arbeitsabläufe das Fehlen effizienter Technologie an. Digitale Lösungen wie elektronische Signaturen nennen 74 Prozent als eine wertvolle Innovation für ihre Arbeit, während 39 Prozent der Befragten mobile Apps als entscheidend für die Lösung von Problemen bezeichnen – dies verdeutlicht laut Adobe die immensen geschäftlichen Chancen der Zeiteinsparung und der Umwandlung bestehender Prozesse in volldigitale Arbeitsabläufe.

»Die heutigen Erkenntnisse sollten ein wahrer Weckruf für Unternehmen in ganz Europa sein. Veraltete analoge Prozesse trocknen die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter sprichwörtlich aus – was potenziell zu einem Umsatzverlust und einer schlechten Customer-Experience führen kann«, sagt John Travis, Vice President EMEA Marketing bei Adobe. »Die komplette Neuausrichtung administrativer Prozesse durch Apps, digitale Dokumente und andere Technologien gibt Unternehmen die Möglichkeit, die Erlebnisse für Mitarbeiter und Kunden gleichermaßen zu verbessern. Dies ist letztlich eine Investition in künftiges Wachstum und Erfolg.«

Freiheitswunsch statt Frustration: Weitere wesentliche Erkenntnisse des »Document Drain«-Reports

► Arbeitnehmer in Europa verbringen heute beträchtlich viel Zeit mit administrativen Bürotätigkeiten, die nahezu einen Tag pro Woche (im Schnitt 6,8 Stunden) in Anspruch nehmen; die meiste Zeit wird in Frankreich und Schweden (durchschnittlich sieben Stunden) dafür aufgewandt.
► Europäische Arbeitnehmer gehen in administrativen Aufgaben unter, die selten planmäßig verlaufen – 41 Prozent der Befragten geben an, dass die Aufgabe von Bestellungen, das Ausfüllen von Formularen und die Einarbeitung jeweils viel mehr Zeit beanspruchen als vorgesehen.
► Vereinfacht gesagt, wurden voll digitalisierte Prozesse wie elektronische Unterschriften als eine Lösung zu mehr Produktivität und dem Rückgewinn verlorener Zeit erkannt, wobei die Mehrzahl der befragten europäischen Arbeitnehmer (74 Prozent) e-Signaturen als wertvoll empfinden.
► e-Signatur-Lösungen werden von den Fachkräften in den Niederlanden (80 %) am meisten wertgeschätzt, gefolgt von denen in Großbritannien (77 Prozent), Skandinavien (75 Prozent), Frankreich (68 Prozent) und Deutschland (65 Prozent).
► Auch mobile Apps werden als ein entscheidender Weg zur Revolutionierung von Büroarbeiten in Europa bezeichnet. Nahezu die Hälfte der Büroangestellten in Frankreich (49 Prozent), Großbritannien (45 Prozent) und Deutschland (44 Prozent) geben an, diese würden ihre Büroabläufe verbessern.
► Moderne Fachkräfte möchten die Freiheit spüren, wo und wann sie wollen an ihren Projekten arbeiten zu können. Die Studienergebnisse zeigen, dass sich viele Arbeitskräfte an ihren Bürostuhl gefesselt fühlen. So machen zwei Drittel (64 Prozent) Überstunden oder arbeiten an Wochenenden (49 Prozent), weil Papierkram nicht so erledigt werden konnte wie geplant. Damit Fachkräfte ihre Arbeitszeit produktiver und effizienter nutzen können, werden digitale Lösungen wie e-Signaturen als wertvolle Werkzeuge für zukünftig schnellere Abläufe gesehen.
► Es ist nicht überraschend, dass Angestellte weniger Zeit mit Büroarbeiten und mehr Zeit zuhause verbringen möchten. Fast die Hälfte der Europäer gab an, sie würden die mit administrativen Tätigkeiten im Büro verlorene Zeit mit ihren Partnern verbringen (45 Prozent), während ein Drittel von ihnen diese Zeit für ihre Familien aufwenden würden (32 Prozent).
► Beim innereuropäischen Vergleich werden Unterschiede deutlich, in welcher Form Arbeitnehmer die für Bürotätigkeiten verlorene Zeit anders verbringen möchten. Britische Arbeitnehmer würden sich beispielsweise eher unternehmerisch verhalten und die verlorene Zeit in ein Nebenprojekt investieren (42 Prozent), während französische Fachkräfte eher aus dem Büro gehen und Fitness betreiben würden (44 Prozent). Deutsche Befragte würden hingegen die verlorene Zeit eher damit verbringen, sich mit anderen zu treffen (40 Prozent). Die Arbeitnehmer in Skandinavien und den Niederlanden schließlich würden diese verlorene Zeit gerne in angenehme Stunden mit ihren Partnern umwandeln (55 bzw. 52 Prozent).

Background zur Document-Drain-Studie

Voraussetzung für die Teilnahme an der Umfrage waren Kriterien wie beispielsweise die tägliche Arbeit an einem Computer und eine Vollzeitbeschäftigung. Die Umfrage fand im Zeitraum zwischen September 2016 und Oktober 2016 statt. Auftraggeber des von Golin erstellten Berichts war Adobe. Zur Minimierung des Fehlerspielraums wurde eine geschichtete Stichprobe verwendet.

In diesem Bericht beziehen sich »administrative Bürotätigkeiten« bzw. »Verwaltungsprozesse« auf eine Vielzahl elektronischer oder papierbezogener Aufgaben rund um die Bearbeitung von Dokumenten am Arbeitsplatz. Sie beinhaltet die Fakturierung, Aufgabe von Bestellungen, Bearbeitung von Verträgen oder rechtlichen Vereinbarungen, das Ausfüllen von Formularen, die Einreichung von Spesenabrechnungen, die Ablage, den Ausdruck und den E-Mail-Versand von Dokumenten, das Nachfassen zu schon versandten Dokumenten, das Einholen von Unterschriften, die Suche nach abhandengekommenen Dokumenten sowie die Registrierung und Einarbeitung.

.