Advertorial: Digitalen Posteingang in Minuten umsetzen

Datei-, Beleg- und E-Mail-Chaos sowie intransparente Prozesse in Unternehmen kosten Geld und bergen Rechtsrisiken. Das Wiederfinden von Dateien und Belegen verschwendet wertvolle Arbeitszeit, ebenso wie das manuelle Durchreichen von Papierdokumenten durch das Unternehmen, um diese währenddessen pro Abteilung nochmals zu kopieren. Eine Dokumentenmanagement-Lösung wie »amagno« beschleunigt die Informationsströme der Mitarbeiter, reduziert Kosten und verbessert erheblich die Qualität.

Das Optimierungspotential, selbst bei kleinen Unternehmen, ist enorm und schnell zu errechnen. Dabei ist die Investition in eine DMS/ECM-Lösung wie »amagno« vergleichsweise gering: So stehen oft nachweislich 20 bis 30 Prozent zurückerhaltene Arbeitszeit für die Mitarbeiter im Verhältnis zu ein bis zwei Prozent der betreffenden Lohnkosten, die man in ein DMS/ECM-System einsetzen wird.

Von Papier auf Digital in wenigen Minuten

Neben vielen anderen Vorteilen ist der Umstieg von papiergebundenen Prozessen, zum Beispiel Rechnungseingang, auf digitale Workflows einer der effektivsten Vorteile:
? Transparenz, wo sich ein Vorgang befindet und wie er verlaufen ist.
? Die sofortige Auskunftsfähigkeit aller betreffenden Mitarbeiter.
? Die Einsparung an Laufwegen, Papier- und Bürokosten.

»Viele Unternehmer verbinden digitale Workflows immer noch mit Aufwand und Zeit. Dabei brauchen sie nur Scanner, einen Server, amagno und wenige Minuten. Und teuer ist es auch nicht – bereits ab 399 Euro erhalten Firmen eine vollständige ECM/DMS-Lösung mit Scanning, OCR, Workflow und allem, was sich ein Unternehmen gegen das tägliche Datei-, Beleg- und E-Mail-Chaos wünscht«, sagt Jens Büscher, Gründer und Geschäftsführer der amagno GmbH & Co KG.

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Informationsströme zusammenbringen und automatisch zuordnen

amagno ist als Software-Lösung Angelpunkt einer modernen Informationslogistik. Scanner erfassen Papierbelege, Mitarbeiter erfassen durch simples Anklicken von Begriffen in einer Vorschau wichtige Informationen, zum Beispiel für die Übergabe an eine Finanzbuchhaltung. Ausdrucke greift der Druckertreiber von amagno ab und speichert sofort das Ergebnis als Datei. E-Mails legen die Mitarbeiter manuell ab, oder amagno ruft automatisch gewünschte Mails ab. Dateien importieren die Mitarbeiter manuell, zum Beispiel per Drag & Drop, oder »Speichern unter«, oder automatisch über einen serverseitigen Import.

Der Clou bei amagno sind seine digitalen Magnete. Dabei suchen sich die Schlagworte (die Magnete) ihre Inhalte automatisch auf Basis von Regeln, an Stelle einer manuellen Zuweisung durch die Mitarbeiter. Die Dateiablage ist damit schneller als im bisherigen Dateisystem – und fachlich richtig.

Direkt aus jeder Anwendung (CRM, ERP, Mail) wiederfinden

Durch die systemweite Hotkey-Suche findet amagno alle Informationen aus den Anwendungen der Nutzer über eine Tastenkombination wieder. Einfach in der Mail, im ERP, im CRM etc, einen Begriff markieren – und amagno startet sofort die Suche. In Millionen Inhalten in wenigen Sekunden. Umfassend und vollständig.

Allein dies ist schon oft der wesentliche Aha-Effekt für amagno-Kunden. amagno analysiert für diese Suche den Inhalt hunderter Dateiformate.

Optische Stempel und schnelle Prozesse

Client für Windows und für den mobilen Datenzugriff (Bild: amagno)

Eine deutliche Beschleunigung des ganzen Unternehmens erfahren die Mitarbeiter durch den Umstieg auf digitale Workflows. Anstelle von Papier wandern digitale Dokumente in Minuten anstelle von Tagen durch das Unternehmen. Mit allem, was der Mitarbeiter auf Papier liebt: Farbige Stempel, Anmerkungen, Notizen und Linien. Jeder Vorgang ist für jeden betreffenden Mitarbeiter nachvollziehbar. Die Auskunft über einen Vorgang kann jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz über amagno erhalten.

Neben dem amagno-Client für Windows greifen Mitarbeiter oder externe Beteiligte über den modernen Web-Client mittels Browser (Web-App) via Smartphones und Tables sicher auf die Inhalte zu. Die integrierte Dateivorschau für hunderte Formate zeigt dabei auch bei langsamer Verbindung Seite für Seite zahlreiche Formate, bis hin zu CAD-Formaten, an.

Out-of-the-Box für den Mittelstand

amagno bietet ein rundes Konzept mit allen wichtigen Funktionen und Schnittstellen für den Einsatz in Unternehmen mit einem attraktiven Preismodell. Das Ziel von amagno ist es, die Herausforderungen der Unternehmen so schnell wie möglich umzusetzen. Die Mitarbeiter sollen eigenständig und ohne großen Schulungsaufwand ihre Lösung aufbauen, anpassen und erweitern.