Advertorial: Kyocera Workflow-Lösungen für den Mittelstand

Obwohl die meisten Unternehmen erkannt haben, welche Vorteile das intelligente Management von Dokumenten mit sich bringen, schrecken insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) vor der Einführung eines DMS zurück. Einer der Gründe ist die vermeintliche Komplexität dieses Themas: So sind Verantwortliche mittelständischer Unternehmen in der Regel fest in ihr Tagesgeschäft eingebunden. Die Digitalisierung müssen sie »on top« noch mitbewältigen. Keine leichte Aufgabe, zumal die organisatorischen Abläufe eng verzahnt sind und aufeinander aufbauen. Sollten daher am besten alle Geschäftsprozesse auf einmal digitalisiert werden? Oder kann man auch schrittweise vorgehen? Und wie wirkt sich die Umstellung auf das produktive Geschehen aus? Kommt es möglicherweise zu Ausfallzeiten oder sind ressourcenintensive Mitarbeiterschulungen erforderlich? KYOCERA Document Solutions hat daher speziell für den Mittelstand einen DMS-Ansatz entwickelt, der diese Anforderungen abdeckt und eine schnelle sowie bedarfsgerechte Umsetzung digitaler Geschäftsprozesse erlaubt. Darüber hinaus bietet es dem Fachhandel große Chancen, das Thema Dokumentenmanagement zu forcieren. Im Rahmen des Partnerprogramms können sich KYOCERA-Händler zum »Platin Workflow Partner« zertifizieren lassen und erhalten somit Zugriff auf das DMS-Portfolio.

Analyse schafft Orientierung

Mit der KYOCERA Potenzialanalyse sowie der KYOCERA Workflow Optimierung stehen gleich zwei Analyse- und Beratungstools zur Verfügung, mit denen sich Informationsprozesse dezidiert analysieren lassen. Qualität und Verfügbarkeit von Unternehmensworkflows werden dabei ebenso berücksichtigt wie Compliance- und Sicherheitsaspekte. Auch die Anforderungen einzelner Abteilungen an ihre Prozesse werden dabei abgefragt. Auf diese Weise erhalten Verantwortliche konkrete Handlungsempfehlungen, in welchen Unternehmensbereichen beziehungsweise Abteilungen dringendster Handlungsbedarf besteht, wie sich Verbesserungen erzielen lassen und ab welchem Zeitpunkt sich eine Lösung amortisiert.

Dokumentenworkflows automatisieren

Mit dem KYOCERA Workflow Manager bietet KYOCERA zudem eine Lösung, mit der sich geschäftskritische Dokumentenprozesse aus den Bereichen HR, Einkauf, Vertrieb und allgemeiner Verwaltung verbessern lassen. Eine Analyse ist im Vorfeld nicht zwingend nötig. Das Besondere: Der KYOCERA Workflow Manager kommt ohne aufwändiges Customizing aus, das bei DMS-Projekten ansonsten sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, von KMU aber oftmals gar nicht benötigt wird. So geht es den meisten Unternehmen zunächst darum, die täglichen Prozesse wie den Rechnungslauf oder die Personalverwaltung zu optimieren. Der KYOCERA Workflow Manager zeichnet sich daher durch eine hohe Standardisierung aus. Er bietet dazu vorkonfigurierte Prozesse für die Bereiche Einkauf, Verkauf, Personal und Vertragswesen, die sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden können. Die Nutzerführung ist zudem intuitiv gehalten, sodass kein großer Schulungsaufwand von Nöten ist, um mit der Software zu arbeiten. Überdies lassen sich sehr leicht Prozesse definieren, um etwa eine Umlaufmappe zu starten. Da die Plattform zudem skalierbar ist, lässt sich der KYOCERA Workflow Manager auch später um etwaige zusätzlich benötigte Funktionen erweitern.