Advertorial: Backups sind kein Ersatz für E-Mail-Archivierung

E-Mails sind für Unternehmen eine wichtige Ressource und daher sorgfältig aufzubewahren. Doch reichen hierzu die üblichen IT-Systeme? Rechtliche Gründe und unternehmerische Argumente sprechen eindeutig dagegen: Ein E-Mail-Server-Backup ersetzt keine gesetzeskonforme Archivierung von E-Mails. »Während Backups für Disaster-Recovery-Zwecke ausgelegt sind, lassen sich mithilfe der E-Mail-Archivierung ganz andere Zielsetzungen realisieren. Jedoch dürfen beide Ansätze in der IT-Strategie sicherheitsbewusster Unternehmen nicht fehlen«, erklärt Philip Weber, Managing Director von MailStore.

Verschiedene Vorschriften wie die GoBD fordern unter anderem, dass E-Mails vollständig, originalgetreu, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und über mehrjährige Aufbewahrungszeiten vorgehalten werden. Ein Backup ist lediglich in der Lage, Daten über einen bestimmten Zeitraum zu sichern, um sie im Bedarfsfall wiederherstellen zu können. Allerdings kann es nicht die vollständige und manipulationssichere Aufbewahrung aller E-Mails sicherstellen, da diese unmittelbar nach dem Eingang und vor dem Backup gelöscht werden können.

E-Mail-Archivierung entlastet E-Mail-Server um bis zu 70 Prozent

»Dagegen legt eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher«, so Weber. Durch Mechanismen wie Hashwerte und Verschlüsselung wird die gesetzlich geforderte Manipulationssicherheit erreicht. Beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook können Anwender trotzdem auf ihre E-Mails zugreifen und diese mit Hilfe einer Volltext-Indexierung extrem schnell durchsuchen, finden und wiederherstellen. Der E-Mail-Server wird entlastet, da ältere E-Mails ausgelagert und E-Mails nicht dupliziert oder redundant, sondern nur einmalig gespeichert werden. Da auch Dateianhänge komprimiert werden, belegen auf diese Weise die Daten im Archiv 30 bis 70 Prozent weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server. Zudem können über einen einfachen Klick beziehungsweise One Click Restore verlorene E-Mails durch den Anwender schnell wieder aufgerufen werden, während die Wiederherstellung eines Backups einen viel höheren Aufwand bedeutet, den der Endanwender selbst nicht leisten kann.

Über eine E-Mail-Archivierungslösung lassen sich Inhalte aus E-Mails nicht nur dem jeweiligen Empfänger problemlos zur Verfügung stellen, sondern auch weiteren relevanten Mitarbeitern. Schließlich ist die E-Mail nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. In der Praxis verbleiben E-Mails aber häufig in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenspools, die viele Jahre enthalten und täglich weiter anwachsen. E-Mail-Archivierungslösungen sind in der Lage, dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen. Sie verhindern auch, dass dem Unternehmen Informationen verloren gehen, wenn Anwender beispielsweise beim Ausscheiden aus dem Unternehmen gesamte Postfächer löschen.

MailStore ermöglicht Unternehmen moderne E-Mail-Archivierung

Um rechtliche Anforderungen zu erfüllen, aber auch um den E-Mail-Server zu entlasten und archivierte E-Mails schneller auffinden zu können, hat das Solinger Tageblatt die E-Mail-Archivierungslösung »MailStore Server« seit mehreren Jahren  im Einsatz. Mit der Lösung ist IT-Leiter Thomas Kind rundum zufrieden: »Alle Anforderungen, die das Solinger Tageblatt an eine Software zur E-Mail-Archivierung hat, werden durch MailStore Server erfüllt und zwar zu einem guten Preis-Leistungsverhältnis.«

Gerade kleine und mittlere Unternehmen können mit MailStore Server die Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen, wie Weber betont: »Mit MailStore Server bieten wir kleinen und mittelständischen Unternehmen eine Lösung zur E-Mail-Archivierung an, die besonders stabil läuft, sowie schnell installiert und wartungsarm ist – und das zu einem äußerst fairen Preis, der einen qualifizierten technischen Support ebenfalls enthält.«

MailStore Server legt Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Allerdings meint Weber, ersetze weder ein Backup eine Archivierung noch ist eine E-Mail-Archivierung im Stande, klassische Backup-Aufgaben zu erfüllen. »Ein Backup bleibt selbstverständlich wichtig, denn auch gesetzeskonforme Archive sollten gesichert werden.«

Anwender können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook und über Web Access auf archivierte E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Serverseitig  bedient MailStore alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server und damit unter anderem Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016, Office 365 und G Suite. Des Weiteren werden auch weniger verbreitete E-Mail-Systeme wie MDaemon, IceWarp und Kerio Connect unterstützt.  

Kern des MailStore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externe Datenbank benötigt und vom Setup an bereit steht. Auf dieser Grundlage kann eine einzelne Installation problemlos bis zu 500 Benutzer und entsprechend wachsende E-Mail-Volumina über Jahre hinweg effizient verwalten. E-Mails lassen sich aus bestehenden Postfächern, öffentlichen Ordnern, E-Mail-Clients, PST-Dateien oder automatisch bei Ein- und Ausgang archivieren. Für Interessenten hält MailStore eine kostenlose Testversion bereit, die 30 Tage zur Verfügung steht.