Advertorial: Digitale Projektakten: Mehr Überblick und Effizienz

Viele Unternehmen sind mit einer ständig steigenden Anzahl an internen und externen Projekten und deren Steuerung und Dokumentation konfrontiert. Es gibt sehr viele weit verteilte Dokumente und Informationen, die sie strukturiert verwalten, bearbeiten und unveränderbar verfügbar halten müssen. Die Herausforderung besteht darin, wichtige Prozesse effizienter und transparenter zu machen (Lesen Sie mehr zum Thema »Projekte optimal managen« in unserem Whitepaper.

Elektronische Akten sind deshalb bei umfangreichen Projekten genauso wie bei Personalfragen, Verträgen, Aufträgen u. v. m. unverzichtbare Helfer. Die passende Aktenstruktur hilft dabei. Digitale Projektakten auf Basis des ECM-Systems enaio® von OPTIMAL SYSTEMS bieten einige besondere Vorteile. Das Besondere ist, dass sie speziellen Anforderungen genau angepasst werden können – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder auch eine spezifische Abteilung eines Unternehmens. enaio® bietet die Möglichkeit, elektronische Daten sowie Dokument- und Dateiformate unterschiedlichster Art zu verwalten: Von Office-Dokumenten bis hin zu Fotos oder Zeichnungen sowie auch strukturierter Datenströme eines Warenwirtschafts- oder ERP-Systems, wie etwa für Buchungs- oder Bestell-Daten.

E-Akten verwalten verschiedenste Informationsarten

Digitale Projektakten können nicht nur die unterschiedlichsten Informationsarten im richtigen Kontext verwalten, sondern insbesondere auch Geschäftsprozesse durch Funktionen wie »Workflows« oder »Wiedervorlage« unterstützen. Auch die Protokollerstellung oder ein professionelles Sitzungsmanagement gehören dazu.

Digitale Projektakten ermöglichen eine transparente Darstellung der mehrdimensional verknüpften Elemente eines Prozesses. Sie »teilen« sich bei Bedarf digitale Informationen mit Kunden-, Lieferanten-, Vertragsakten und anderen Akten. Die Möglichkeit, aus verschiedenen Perspektiven und Ebenen auf die Information zuzugreifen, sorgt für eine höhere Übersichtlichkeit für alle Projektbeteiligte und eine verbesserte Auskunftsfähigkeit von Mitarbeitern. Insgesamt erzielen das eine höhere Produktivität der IT-Infrastruktur. Die ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS bietet den kleinsten gemeinsamen Nenner im Projektmanagement – die Bodenplatte unter allen weiterhin nutzbaren Spezialtools zur Ressourcen- und Zeitplanung.   

Digitale Projektakten sind speziell für den Einsatz in Projekten konzipiert worden – vor allem in solchen, in denen mehrere Personen, Abteilungen und gegebenenfalls Standorte involviert sind. Aber nicht nur hierfür. Je nach Unternehmen und  Anwendungszweck erweitert sich das Einsatzgebiet.

Anwendungsbeispiel zur digitalen Akte: Zentrale Wissensbasis

Ein Anwender der Softwarelösungen von OPTIMAL SYSTEMS arbeitete vor der Einführung der ECM-Software wie folgt: Einerseits wurde ein Großteil der Akten und Belege insbesondere bei der Projektarbeit in Papierform dezentral in den Abteilungen verwaltet. Andererseits lagen alle im ERP erzeugten Dokumente bereits in digitaler Form vor, konnten aber nur innerhalb des ERP-Systems recherchiert und visualisiert werden. Darüber hinaus wurden E-Mails innerhalb der Groupware verwaltet. Die Zuordnung der Informationen, Belege und Personen zu den Geschäftsprozessen oder Projekten war nur eingeschränkt möglich. Eine Gesamtbetrachtung der Unternehmensprozesse war aufgrund der verschiedenen Ablagesysteme und Datenbanken sehr aufwendig. Mit der Einführung von ECM-basierten digitalen Projektakten konnten alle Informationen in einer zentralen Wissensbasis zusammengeführt werden: Alle Dokumente und Informationen von der Projektidee, der Teamfindung über die Teammeetings bis hin zur Dokumentation und der E-Mail-Kommunikation werden seitdem in einer zentralen digitalen Akte, strukturiert nach Prozessphasen, verwaltet.

Erfahrungsgemäß genießen elektronische Projektakten, die mit dem ECM-System enaio® realisiert wurden, eine sehr hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Einerseits weil bewährte Strukturen meist beibehalten werden können: Die Ablagestruktur sieht beispielsweise ähnlich aus wie in einem Filesystem, der Aktenplan kann flexibel vorgefertigt werden oder durch Anwenderaktivitäten wachsen, Word- Dokumente werden »ganz normal« in Microsoft Office bearbeitet etc. Andererseits führen der schnelle Zugriff auf alle Informationen und die umfangreichen Recherchemöglichkeiten auch quer über alle Akten zu einer hohen Transparenz innerhalb der Prozesse und einer hohen Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter, die in einem Projekt involviert sind.

So unterschiedlich die Anforderungen, so unterschiedlich sind auch die Einsatzgebiete elektronischer Akten. Erhalten Sie einen Überblick über die Vielzahl von digitalen Akten und die Flexibiltät und Anpassungsfähigkeit des ECM-Systems enaio® – Bestellen Sie das Infopaket »Elektronische Akte« oder sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne!