Advertorial: ELO E-Akte: Effizient und rechtskonform verwalten

Seit August 2013 ist das E-Government-Gesetz in Kraft. Es sieht unter anderem vor, in der Behördenlandschaft auf die sogenannte E-Akte umzustellen. Ziel ist zum einen, Schriftgut revisionssicher und transparent elektronisch abzulegen. Zum anderen sind die Recherche- und Zugriffsmöglichkeiten zu verbessern bzw. zu flexibilisieren. Und schließlich geht es darum, Medienbrüche auf ein Minimum zu beschränken. Insbesondere sollen Vorgänge transparent(er) dokumentiert und der Austausch zwischen den Behörden beschleunigt werden.

Die ELO Digital Office GmbH ging Ende der 1990er-Jahre aus dem Leitz-Konzern hervor. Im Mittelpunkt der Geschäftsaktivitäten steht seither die Entwicklung funktioneller Lösungen für die Dokumentenverwaltung. Ziel ist, das digitale Informationsmanagement inklusive aller zugeordneten Vorgänge effizienter zu gestalten und der Datenflut Herr zu werden. Speziell auf die öffentliche Verwaltung ausgelegt ist die ELO E-Akte. Sie unterstützt die Anwender, optimal auf den Wandel in ihrer Arbeitsumgebung zu reagieren. ELO bietet damit die Grundlage für ein gesetzeskonformes automatisiertes Aktenhandling, vermeidet den Medienbruch und steigert die Produktivität im Behördenalltag.

Vorgangsbearbeitung in der Behörde: Intuitiv, flexibel, integrativ

Die ELO E-Akte zeichnet sich durch ein einfaches, intuitives und modernes Bedienkonzept aus. Sie sorgt nicht nur für die revisionssichere elektronische Ablage aller Arten von Dokumenten bzw. Informationen. Viel stärker wiegt der Vorteil, diese zeitlich und örtlich flexibel abrufen zu können. ELO praktiziert das sogenannte Multi-Client-Konzept. Dadurch ist der Anwender in der Lage, aus nahezu jeder vertrauten Arbeitsumgebung heraus zu agieren – ob aus Microsoft Outlook, Microsoft Office, dem Internet-Browser oder diversen Fachanwendungen.

Die elektronische Arbeitsweise bezieht sich auf den Austausch und die Bearbeitung von Schriftgut nach fachlichen und funktionalen Erfordernissen. Dabei bildet der elektronische Geschäftsgang eine festgelegte Abfolge von Bearbeitungsschritten ab. Diese geht mit dem »Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit« konform. Geht es um mehr als Standardprozesse, bietet der ELO-Adhoc-Workflow die notwendige Flexibilität. Ob Wiedervorlagen, Adhoc-Workflows oder Standardprozesse: Alle Vorgänge werden übersichtlich in Listen dargestellt, so dass der Nutzer stets den Überblick behält. Anstehende Ereignisse lassen sich per E-Mail zustellen oder als Aufgabe in Microsoft Outlook anzeigen.

Zeit ist Geld. Für eine schnelle Recherche wurde daher ELO iSearch in die E-Akte integriert. Die intelligente Such-Engine umfasst Komponenten wie Autovervollständigung, Tippfehlerkorrektur oder intuitives Verknüpfen von Suchbegriffen. Linguistische Suchverfahren, Filterfunktionen sowie ein Synonymthesaurus erweitern die Funktionsvielfalt.

Mehr Effizienz bringt auch die nahtlose, herstellerübergreifende Verzahnung der E-Akte mit diversen Fachanwendungen. Verknüpft man sie beispielsweise mit Microsoft SharePoint, lassen sich die Vorteile beider Systemwelten in einem durchgängigen Arbeitsprozess nutzen: ELO liefert die klassischen Funktionen für rechtskonforme Archivierung und Dokumenten-Management sowie digitales Aktenmanagement und formularbasierten Workflow. SharePoint ergänzt optional die Collaboration-Fähigkeiten. Das Ergebnis: Teamarbeit auf hohem Niveau.

Zusammenarbeit optimieren

Auch ELO setzt auf neue, effektive Formen der kollaborativen Zusammenarbeit. Mit Hilfe des in die E-Akte integrierten Dokumenten-Feeds lassen sich Neuigkeiten einfach kommunizieren und kommentieren. So sind alle Nutzer rasch auf dem gleichen Wissensstand. Jegliche Kommunikation, die sich auf bestimmte Dokumente bezieht, sowie Ereignisse werden übersichtlich aufbereitet und zusammengefasst. Damit sind sie jederzeit in der Akte verfügbar: nachvollziehbar, transparent und chronologisch dargestellt.

Mobil Grenzen überwinden

Auch fern vom Arbeitsplatz gewährt ELO über mobile Endgeräte den Zugriff auf das Archiv. Dies kann entweder per ELO-Web-Client oder die nativen ELO-ECM-Apps geschehen. Unterstützt werden Plattformen mit den Betriebssystemen von Android, Blackberry sowie iOS. ELO stellt nicht nur auf die Prozesse abgestimmte Lösungen bereit. Der Stuttgarter Software-Hersteller hat auch Datensicherheit bzw. -vertraulichkeit im Blick. Dafür sorgen Verschlüsselung, Passwortschutz und abgesicherte Übertragungsprotokolle.

Dank Offline-Fähigkeit können die Nutzer auch ohne Netzzugriff arbeiten, was den Verlust von Daten bei Netzausfall verhindert. Bei der Datensuche hilft wiederum das integrierte Modul iSearch. Über die Upload-Funktion lassen sich alle Arten und Formate von Dokumenten unmittelbar archivieren.

Auch Workflow-Funktionen und -aufgaben lassen sich mobil steuern. Der Anwender navigiert per Fingertipp einfach zwischen den aktuell anstehenden Aufgaben. Er kann Anmerkungen vornehmen, Workflow-Prozesse freigeben und/oder die Aufgabe dem nächsten Bearbeitungsschritt zuweisen.

Externe temporär in Geschäftsvorfälle einbinden 

Der Aktionsradius von Behörden geht auch über die eigene Organisation hinaus. Selbst für solche Fälle hat ELO vorgesorgt: So lassen sich über den temporären Dokumenten-Link sogar externe Mitarbeiter oder Partner in Geschäftsvorfälle einbeziehen. Per Klick auf den Link erhalten sie den Zugriff auf die jeweiligen Informationen. Dabei kann der Link zeitlich oder auf eine bestimmte Anzahl an Abrufen eingeschränkt werden.

E-Mails sicher über ihren Lifecycle hinweg managen

E-Mails haben den klassischen Postbrief längst abgelöst. Um die Nachrichten automatisch mit den zugehörigen Vorgängen zu verknüpfen, liefert das ELO-E-Mail-Lifecycle-Management (ELM) die richtige Antwort. Die serverbasierten E-Mail-Komponenten der ELO-E-Akte können die elektronische Post über frei konfigurierbare Regelwerke automatisiert verarbeiten. So lassen sich Inhalte gezielt und vorgangsbezogen in die Prozesse einbeziehen. Je nach Anforderung empfiehlt sich die Kombination zweier E-Mail-Archivierungsstrategien, client- bzw. serverbasiert. Über effiziente Zugriffsmechanismen kann der Anwender jederzeit auch aus dem E-Mail-System heraus auf seine archivierten Dokumente und Daten zugreifen. ELO unterstützt sowohl Microsoft Outlook bzw. Exchange als auch IBM Lotus Notes.

Alle Infos zur ELO E-Akte finden Sie hier auf unserer Webseite.