Beispielhafte DMS- und ECM-Projekte in diversen Krankenhäusern

Ein hohes Aufkommen an medizinischen Dokumenten und deren lange Aufbewahrungsfristen, personelle Engpässe beim Arzt- und Pflegepersonal und ineffiziente Prozesse tragen unter anderem dazu bei, dass auch immer mehr Kliniken, Krankenhäuser und Arztpraxen auf die Digitalisierung setzen und Dokumentenmanagement- beziehungsweise Enterprise-Content-Management-Systeme einführen. Sie können sowohl Vorgänge und Prozesse im medizinischen Bereich wie die Digitalisierung der Patientenakte und deren Archivierung als auch Verwaltungsvorgänge wie digitale Personalakten und Eingangsrechnungsverarbeitung einschließen. Die Bedeutung beide Bereiche anzugehen, unterstreicht Knut Ley, Leiter des Dokumentenmanagement-Geschäftsbereichs beim IT-Dienstleistungsunternehmen CiBS, das viele Digitalisierungsprojekte im Gesundheitswesen und medizinischen Einrichtungen durchführt: »Bei den ECM-Projekten im Gesundheitssektor kommt es besonders darauf an, dass sowohl die Patientenakten als auch die Verwaltungsakten aller Bereiche digitalisiert werden. Das erspart dem Krankenhausbetreiber, der zumeist kilometerlange Aktenbestände hat, viel Zeit und somit auch Geld.«

Das Klinikum Ansbach führt Patientenakten in DMS von ELO

Dass Papierarchive den Ansprüchen der Zeit nicht mehr gerecht werden, hat beispielsweise das Klinikum Ansbach erkannt. Besonders im Hinblick auf den Datenschutz und das Krankenhausgesetz wurde beschlossen, ein elektronisches Archiv einzuführen und keine neuen Patientenakten mehr in Papier zu archivieren. 2007 entschied sich das Klinikum mit »ELOprofessional« von ELO Digital Office bewusst für ein branchenneutrales Dokumentenmanagement-System, das Cibs implementierte. Der Projektverantwortliche Gerhard Hausleitner schildert die Gründe: »Neben der einfachen Handhabung des Programms hat uns vor allem die mögliche Einbindung anderer Archive aus EDV, Personal, Einkauf etc. in ELOprofessional überzeugt, denn damit setzen wir auf eine zukunftssichere Lösung für unser Haus. Darüber hinaus beeindruckte uns die umfassende Branchenkenntnis des ELO Business-Partners im Krankenhausumfeld.«

Im ersten Schritt wurde das ELO-System über die Schnittstellen KIS2ELO und HL7 in das Krankenhausumfeld integriert. Cibs benötigte nur drei Projekttage um ELO komplett in die IT einzubetten. 3.500 Meter laufende Akten zu Krankengeschichten und Röntgenbilder wurden in 14 Tagen in ein neues Archiv mit verbesserten Ablagekriterien wieder einsortiert. Das leere Archiv wurde zum vorgegebenen Termin pünktlich übergeben, obwohl das Projekt ohne Vorlaufzeit startete.

Alle berechtigten Mitarbeiter greifen jetzt zentral über ELO auf medizinische Unterlagen wie Befunde, Briefe, Bilder oder Protokolle zu. Alles ist übersichtlich in der elektronischen Patientenakte dargestellt. Jederzeit kann eingesehen werden wer, wann, wo und welche Akte verarbeitet hat. Darüber hinaus dokumentiert ELO komplett den Prozess- und Lebenszyklus einer Information, so dass die Klinik zuverlässig und einfach ihrer Dokumentationspflicht nachkommt. »Mit ELO sparen wir allein durch die Auflösung der Papierarchive eine Menge an Verwaltungskosten, der größte Vorteil für die tägliche Arbeit liegt aber in der schnellen und übersichtlichen Verfügbarkeit der Informationen«, so Hausleitner.

Parallel zur Räumung des Zentralarchivs kümmerte sich Cibs auch um die Digitalisierung 50.000 rückwirkender Akten. Neben der Übernahme vorhandener Register zur späteren Abbildung im ELO-Archiv wurden auch verschiedenste Formulare und Farbfotos digitalisiert. Cibs übertrug alle Produktionsdaten online zum Klinikum direkt ins DMS-Archiv. So wurde eine sofortige Übergabe der Daten über gesicherte Verbindungen realisiert und das Klinikum musste kein zusätzliches Personal für Importe bereitstellen.

Die Mathias-Stiftung in Rheine begann 1999 mit ECM-System von Optimal Systems

Als einer der Vorreiter in Sachen Digitalisierung im Krankenhaus gilt die Mathias-Stiftung in Rheine, die basierend auf Lösungen des ECM-Anbieters Optimal Systems bereits 1999 die digitale Patientenakte eingeführt hat. Nach der Entlassung des Patienten werden Informationen, die noch in Papierform vorliegen, eingescannt und in einem schreibgeschützten und festplattenbasierten Langzeitarchiv 30 Jahre gespeichert.

Viele andere Krankenhäuser und Kliniken benutzen noch Papier- oder Mikrofilmarchive. In der Mathias-Stiftung spart die Digitalisierung nicht nur Platz, sondern schafft auch im täglichen Krankenhausbetrieb Vorteile: So ermöglicht ein mobiler Visitenwagen während der Visite einen Blick in die digitale Patientenakte. Bei der Erstellung eines Arztbriefes erfolgt die Übernahme der Patientendaten und Befunde automatisch. Außerdem werden Elektrokardiogramme (EKG) im ECM-System automatisch patienten- und fallbezogen abgelegt. Mit den Softwarelösungen von Optimal Systems optimiert die Mathias-Stiftung  seine Prozesse, verkürzt Informationswege und verschafft Mitarbeitern mehr Zeit für die eigentliche Behandlung von Patienten.

Auf der Verwaltungsseite arbeitet die IT-Abteilung der Stiftung daran, den digitalen Rechnungsprozess weiter zu optimieren, wie IT-Leiter Dirk Hoffmann beschreibt: »Bislang werden Rechnungen nach der Bearbeitung eingescannt und archiviert, doch nun planen wir einen digitalen Rechnungseingangsworkflow einzurichten, der Rechnungen von Anfang an digital verarbeitet.« Generell werden so das Suchen nach Rechnungen und eventuelle Skontoverluste vermieden sowie Freigaben und Rechnungsprozesse beschleunigt.  »Vorteil ist auch, immer zu wissen, wo sich die Rechnungen befinden«, ergänzt Hoffmann. Mitunter werden Zahlungen durch den Rechnungsempfänger bewusst zurückgehalten, da die Lieferungen noch gar nicht erfolgten oder die erbrachten Leistungen nicht zufriedenstellend waren. Der Buchhaltung liegen diese Informationen eventuell nicht immer vor, weshalb es zu einem zusätzlichen Aufwand bei der Bearbeitung etwaiger Mahnungen kommen kann. »Mit einem digitalen Rechnungsworkflow schafft man Transparenz, wodurch beispielsweise  für die Buchhaltung jederzeit ersichtlich ist, bei wem sich die Rechnung aktuell in Bearbeitung befindet und woran ein eventueller Zahlungsverzug liegt.«

Das Hohenloher Krankenhaus verwaltet Rechnungen und Verträge in Docuware

Seit Sommer 2016 können die Mitarbeiter der Hohenloher Krankenhaus gGmbH Rechnungen digital bearbeiten, sofort auf die Belege zugreifen und sich jederzeit über den aktuellen Stand der Dinge informieren. Die Krankenhausgesellschaft mit rund 1.000 Mitarbeitern hat das DMS »DocuWare« des gleichnamigen Herstellers DocuWare installiert und nach einer Lösung für das Vertragsmanagement den digitalen Rechnungsworkflow realisiert. Früher musste man in der Buchhaltung nachfragen oder in den verschiedenen Abteilungen nach den Belegen suchen. Jetzt dagegen ist bei Anfragen von Lieferanten dank digitaler Stempel sofort klar, in welcher Freigabephase sich eine Rechnung gerade befindet oder ob sie bereits bezahlt wurde. Dabei wird von den Mitarbeitern vor allem die Volltextsuche gerne genutzt: Mit nur wenigen Suchbegriffen finden sie jedes Dokument. »Schnelligkeit und Transparenz sind die größten Vorteile des Systems«, ist Einkaufsleiter Martin Scholl zufrieden. Bei der Rechnungsprüfung spart das Unternehmen heute Zeit und Geld und kann Skontofristen einhalten.

Sämtliche Eingangsrechnungen werden in der Finanzbuchhaltung zentral gesammelt, dort gescannt und verschlagwortet. Durch eine automatische Vorindexierung wird dieser Prozess wesentlich vereinfacht und beschleunigt, erklärt Projektleiter Scholl: »Die vorgeschlagenen Indexbegriffe müssen von den Mitarbeitern nur noch akzeptiert oder ergänzt werden.« Und das System lernt dazu: Bei weiteren Rechnungen vom gleichen Lieferanten wird die Ablagemaske gleich vorausgefüllt. Anschließend werden die Eingangsrechnungen im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt und der Workflow beginnt. Die Mitarbeiter in der Buchhaltung verteilen die zu prüfenden Rechnungen auf die zuständigen Abteilungen in den zehn Standorten. Insgesamt sind um die 50 Mitarbeiter in den Freigabeprozess eingebunden. Über eine E-Mail-Notification wird der jeweils zuständige Mitarbeiter über neu eingegangene Rechnungen informiert. Dieser prüft die Rechnung und schickt sie mit einem digitalen Stempel versehen weiter zum Finanzleiter. Falls eine Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist nicht bearbeitet wird, ist eine Eskalationsstufe eingebaut. Die Rechnung geht dann direkt weiter an den Finanzleiter. Ist alles korrekt, gibt sie dieser mit einem weiteren Stempel zur Zahlung frei und leitet sie damit zurück zur Buchhaltung. Dort wird die Rechnung in SAP gebucht, die Buchungsnummer wird in Docuware als Indexkriterium hinterlegt. Mit dem Stempel »Gebucht« endet der Workflow, die Rechnung ist revisionssicher archiviert.

Im Sommer 2015 begann schrittweise die Einführung des Dokumentenmanagementsystems – als erstes in der Einkaufsabteilung. Zusätzliche Hardware war dafür nicht nötig. Erstes Projekt war das Vertragsmanagement. Das Scannen und Indexieren sämtlicher Verträge übernahm der Einkaufsleiter selbst, um sich einen Überblick zu verschaffen und die Daten gleichzeitig auf den neuesten Stand zu bringen. Ein erheblicher Aufwand, der sich aber lohnt, sagt Scholl. Denn auf jeden der rund 800 Verträge im zentralen Dokumenten-Pool kann der Einkaufsleiter nun ebenso wie die Geschäftsführung oder der Leiter Finanzen innerhalb weniger Sekunden zugreifen. Frühzeitig erscheinen automatisiert in einer Aufgabenliste die Verträge, die verlängert, neu verhandelt oder gekündigt werden müssen. Außerdem schätzt Scholl die Möglichkeit, Verträge zu bestimmten Themenbereichen zusammenzustellen. Nur wenige Mausklicks genügen, um eine Liste – beispielsweise mit allen Mietverträgen – per Mail zu verschicken. »Ein schnelles Tool, bei dem sich der Pflegeaufwand in Grenzen hält«, fasst der Projektleiter die Vorteile des DMS zusammen.

Meinung der Patienten zur Digitalisierung im Gesundheitswesen

Wie Patienten auf die Digitalisierung im Gesundheitswesen reagieren, versuchten der Digitalverband Bitkom und die Bayerische TelemedAllianz (BTA) in einer Umfrage herauszufinden. Demnach zeigen die Deutschen großes Interesse an der Digitalisierung ihrer Patientendaten: 32 Prozent haben Untersuchungsergebnisse wie zum Beispiel MRT-Befunde schon einmal auf CD bekommen, weitere 43 Prozent würden die Resultate künftig gerne in digitaler Form erhalten. »Die digitale Übertragung von Unterlagen erleichtert die Kommunikation zwischen Versicherten, Hausarzt, Facharzt und Krankenhaus und erspart Patienten viele Wege«, sagt Bitkom-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. »Die Digitalisierung des Gesundheitswesens birgt ein riesiges Potenzial für eine bessere und effizientere Versorgung. Eine leistungsfähige Patientenversorgung funktioniert künftig nur noch mit digitaler Unterstützung.«

Allerdings spielt der Datenschutz dabei eine wichtige Rolle. 74 Prozent der Bundesbürger möchten selbst darüber bestimmen, welche Ärzte Zugriff auf die digitalen Daten in ihrer E-Akte haben. 60 Prozent gaben aber auch an, dass sie damit einverstanden wären, dass behandelnde Ärzte die Daten einsehen und an einen anderen behandelnden Arzt weitergeben. 32 Prozent würden diese Entscheidung auch an Familienangehörige übertragen, 24 Prozent wären damit einverstanden, dass die Krankenkasse die Gesundheitsdaten kontrolliert.