»Es gibt kaum Betriebe, die nicht von E-Akten profitieren«

In welchen Bereichen sehen Sie derzeit die meiste Nachfrage nach elektronischen Akten?

Steiner: E-Akten, die mehr als nur eine abgespeicherte Datei sind, sondern eine strukturierte Sammlung von Dokumenten, findet man oftmals in Ergänzung zu CRM- oder ERP-Systemen. Dort mangelt es häufig an der Berücksichtigung von unstrukturierten Informationen wie sie beispielsweise E-Mails darstellen. E-Akten können hier für ein perfektes Miteinander sorgen. Was die Aktenformen betrifft, beziehen diese sich sehr oft auf Kunden-, Auftrags-, Lieferanten und Produktakten.

Wann lohnen sich elektronische Akten besonders?

Steiner: Grundsätzlich gilt: je zahlreicher und je weiter physikalisch verteilt die Anwender sind, desto mehr lohnen sie sich. Außerdem stellen sie eine geeignete Methode dar, um geschäftliche Dokumente elektronischen Ursprungs wie E-Mails, die aufbewahrungspflichtig sind, vorgangsbezogen abzulegen. Als Alternative hierzu gilt häufig nur, sie auszudrucken und in einem Ordner abzulegen, was wenig zeitgemäß und effektiv ist.

Gibt es hierzu nicht E-Mail-Management-Systeme?

Steiner: Diese bieten aber meist keine Anschlussmöglichkeiten der E-Mails an die Geschäftsvorgänge. Sie erfüllen primär zwei andere Hauptaufgaben und haben entsprechende Ansätze. Entweder dienen sie der Entlastung der E-Mail-Server oder der Compliance-gerechten Aufbewahrung der E-Mails.

Welche Voraussetzungen muss ein Unternehmen erfüllen, um elektronische Akten realisieren zu können?

Steiner: Prinzipiell sind E-Akten immer möglich, wenn die Unternehmensführung hinter dem Projekt steht. Auch ein firmenweites ECM-System ist keine Voraussetzung, da man E-Akten beispielsweise über Cloud-Lösungen realisieren kann. Allerdings sind E-Akten-Projekte häufig der Einstieg, um ein ECM-System in Unternehmen zu etablieren.

Würden Sie in bestimmten Gebieten auch von elektronischen Akten abraten?

Steiner: Nur, wenn es sich vielleicht um einen Zweimann-Betrieb handelt oder die digitale Maturität nur rudimentär vorhanden ist, so dass man zum Beispiel zunächst ein elektronisches Buchhaltungssystem einführen sollte. Ansonsten gibt es kaum Betriebe, die nicht von E-Akten profitieren sollten.

Wie lassen sich elektronische Akten revisionssicher gestalten?

Steiner: Mit revisionssicher meinen die meisten aufbewahrungssicher, was ein Zusammenspiel aus technischen Mitteln und organisatorischen Aspekten erfordert. Aus technischer Sicht sollten Verantwortliche Speicherformate wählen, die auch in Zukunft lesbar sind, wie PDF/A oder Bildformate wie TIFF. Ebenso empfiehlt es sich, unveränderbare Speichermedien zu wählen wie WORM- Harddisksysteme (Write Once Read Many) und Archivierungssoftware einzusetzen. Organisatorisch sollten klare Ordnerstrukturen und Zugriffsrechte existieren, die auch in Zukunft nachvollziehbar sind.

Worin unterscheiden sich die E-Aktenlösungen der verschiedenen Hersteller?

Steiner: Sie unterscheiden sich in den Benutzeroberflächen und den Funktionsumfängen. Die herstellerspezifischen Oberflächen unterteilen sich nochmals in spezielle Oberflächen für Desktops, Web-Zugriff, mobile Geräte und Oberflächen für Drittapplikationen wie SAP oder Sharepoint. Technisch unterschiedlich gelöst ist die Art und Weise wie Drittapplikationen oder Datenbanken von E-Aktenlösungen angesprochen werden. Unterschiede gibt es auch darin, ob vorhandene Strukturen und Informationen aus anderen Anwendungen übernommen werden können oder parallel aufgebaut werden müssen. Außerdem sind Back-end-seitige Aspekte unterschiedlich gelöst, beispielsweise inwieweit eine regelbasierte Speicherung auf unterschiedlichen Speichermedien möglich ist.

Welche technischen Neuerungen gibt es bei elektronischen Akten?

Steiner: Neue Lösungen gibt es für mobile Zugriffsmöglichkeiten per Apps oder mobilen Webseiten, damit Verantwortliche auch von unterwegs aus Zugriff auf Akten haben, um beispielsweise Rechnungsfreigaben zu veranlassen. Außerdem bieten E-Akten immer mehr Möglichkeiten, um beschränkte Nutzerkreise zu erweitern und auch externe Nutzer wie Unterlieferanten einbinden zu können. Technische Fortschritte beziehen sich auch auf die Integration mit Drittapplikationen wie ERP-Systeme und die kontextbezogene Ansicht von Dokumenten.

Inwiefern lassen sich durch elektronische Akten Einsparungen erzielen?

Steiner: Punkte wie Platzeinsparungen und höhere Zugriffsgeschwindigkeiten lassen sich in bestimmten Ausmaßen sogar messen. Außerdem steigt die Qualität im Bereich der nutzbaren Informationen und geschäftliche Risiken minimieren sich. Jedoch sind diese Punkte etwas schwieriger zu quantifizieren, aber ebenfalls wertvoll.