Fachabteilungen initiieren selbst E-Aktenlösungen

Wo eine Fachabteilung früher die Genehmigung brauchte und die IT-Abteilung mit Machbarkeitsstudie, Marktanalyse und einem Lastenheft beschäftigte, kann sie sich heute kurzerhand selbst auf die Suche nach einer passenden Lösung begeben. Entsprechend werden Auswahlprozesse inzwischen von der Fachabteilung initiiert und vielfach auch gestaltet. »Dann fuhren wir zur Messe Zukunft Personal in Köln«, beschreibt etwa Nathalie Fröhlich, Mitarbeiterin Personal/Ausbildung bei der Haftpflichtkasse Darmstadt, den Beginn ihrer Suche nach einer digitalen Personalaktenlösung. »Dort haben wir mit allen Anbietern gesprochen, uns viele Systeme angesehen und natürlich auch die Vorträge angehört, in denen Auswahlkriterien und rechtliche Hintergründe erläutert wurden. Wichtigstes Kriterium für uns war und blieb allerdings, wie einfach die Software zu bedienen ist.« Die IT-Abteilung schaltete sich erst am Ende des Prozesses ein, als es um eine technische Bewertung der Lösung und die Auswahl der optimalen Deployment-Option für das Unternehmen ging.

Diese moderne Art der Softwareauswahl ist möglich geworden, seit für eine ganze Reihe unterschiedlicher Themengebiete spezialisierte DMS-Fachlösungen wie E-Akten als fertige Produkte zur Verfügung stehen. So  findet nahezu jede Fachabteilung, die noch eine Papierinsel im Unternehmen darstellt, heute ein passendes Angebot an Lösungen, die bereits von Haus aus die jeweils spezifischen Geschäftsprozesse und Dokumentenworkflows unterstützen.

»Alle Verträge jederzeit im Überblick zu haben, ist für uns ein unschätzbarer Vorteil«, bekräftigt Dr. Maxime Steinbrinker, Director Law bei der Eckes-Granini Group. Aus diesem Grund setzt ihr Unternehmen schon länger auf eine elektronische Vertragsakte und verfügt mittlerweile über die dritte Software-Generation. »Dass wir die Verträge nicht nur verwalten, sondern sie auch vollständig aus der Vertragsakte abrufbar vorhalten, bedeutet eine erhebliche Arbeitserleichterung«, berichtet Steinbrinker. »So wird der zuständige Mitarbeiter rechtzeitig vor Fristablauf benachrichtigt und hat alle relevanten Dokumente direkt im Zugriff. Das spart Zeit und schafft die Sicherheit, nichts zu übersehen.«

Klassischer Weg gilt nicht für Auswahl von E-Akten

Im Gegensatz zur Auswahl von Aktenlösungen ist im Falle von allgemeiner Dokumentenmanagement-Software nach wie vor das althergebrachte Vorgehen für Softwareprojekte typisch: Die Fachabteilung lässt von der eigenem IT oder einem externen Dienstleister eine Anforderungsanalyse durchführen und daraus ein Lastenheft mit den ausformulierten Anforderungen zusammen schreiben. Auf dieser Grundlage erstellen mögliche Anbieter ein Pflichtenheft, das in konkreter Form beschreibt, wie die Anforderungen gelöst werden sollen. Mit der Auftragserteilung beginnt die Umsetzung in einer Implementierungsphase, die früher oder später zur Abnahme der Software und deren Nutzung durch den Anwender führen sollte.

»Allein der Aufwand für das Lastenheft kann sich leicht auf 20, 30 oder sogar 40 Personentage summieren und damit den Kaufpreis für eine leistungsfähige Standardsoftware deutlich übersteigen«, weiß Christian Rabiega, Systems Design & Engineering bei IQDoQ. »Da erstaunt es nicht, dass Kunden zunehmend nicht mehr bereit sind, dem Anbieter auf eigene Kosten ihr Geschäft zu erklären, sondern wie selbstverständlich erwarten, dass er das erforderliche Fach-Know-how in seiner Lösung bereits mitbringt.«

Viele große Unternehmen verfügen schon länger über eine etablierte unternehmensweite DMS-Strategie. Anfangs haben sie die zugehörigen Systeme in der Finanzbuchhaltung eingeführt, dann die Nutzung sukzessive auf die weiteren operativen Geschäfte ausgeweitet und häufig bereits Migrationen durchgeführt. So sind diese Systeme sehr ausgereift, stoßen bei komplexeren Papierinseln aber auch rasch an ihre funktionalen und technologischen Grenzen. Statt das stabile Fundament mit zu vielen Anbauten zu überlasten, heißt die Devise dann einfach: »Dieses Thema können wir auch separat lösen.«

Oft ist eine solche separate Lösung ohnehin sinnvoll. »Vertrauliche Personaldaten wollten wir keinesfalls im allgemeinen DMS speichern«, berichtet Martin Straub, Bereichsleiter IT Center der DPD IT-Tochter DELICom. »Zudem sind die Anforderungen an eine Personalakte sehr speziell, etwa was das Bescheinigungswesen oder das Personalcontrolling angeht. Die Personalaktensoftware von Iqdoq bietet die entsprechenden Funktionen standardmäßig.« Da die Datenbank hier außerdem sicher verschlüsselt ist, kann auch kein IT-Mitarbeiter unerlaubt auf die Personaldaten zugreifen.

Einzellösungen dürfen keine isolierten Inseln darstellen

Nicht zu unterschätzen ist schließlich der Integrationsaufwand, der für zusätzliche Anwendungsfälle im zentralen DMS anfällt. Um beispielsweise die digitale Personalakte in der vorhandenen DMS-Lösung abzubilden, muss diese zunächst einmal an das stammdatenführenden HR-System – zum Beispiel SAP HCM – angebunden werden. Sollen dann noch die Entgeltabrechnungen und zugehörige Bescheinigungen dokumentiert sein, ist eine Anbindung an das oft externe Lohnabrechnungssystem unabdingbar. Hier werden hohe Aufwendungen fällig, während eine Standardsoftware alle gängigen Schnittstellen in der Regel ohne Mehrkosten bereits fertig mitbringt.

Allerdings sollte man schon darauf achten, dass die zusätzlich neu angeschafften Lösungen nicht ihrerseits wieder ein Inseldasein führen. Entscheidend ist deshalb die Unterstützung für moderne Portallösungen, die im Browser ablaufen und Elemente mehrerer Web-Anwendungen kombinieren können. Lässt sich eine solche Portallösung nicht nur im eigenen Unternehmen betreiben, sondern wahlweise gehostet nutzen, entlastet das zusätzlich die IT-Abteilung. »Der Betrieb der Personalakte im Rechenzentrum befreit den Kunden ganz vom administrativen Aufwand und den Investitionskosten für die Software. Er bezieht diese einfach als Software as a Service (SaaS) aus der Cloud«, erläutert Jürgen Göthling, Leiter Betriebsunterstützung DMS bei der Bitmarck Technik, dem IT-Partner der gesetzlichen Krankenversicherungen.

Dabei muss dieser Trend zur spezifischen Themenlösung keineswegs an der Unternehmens-IT vorbei gehen. Im Gegenteil: Moderne DMS-Lösungen wie das Iqdoq-eigene »HyperDoc« können als Framework für die eigene Lösungsentwicklung verwendet werden. Mit Schnittstellen wie CMIS werden die fertigen »IQAkten-Lösungen« als Repository für den unternehmensweiten Zugriff verfügbar. Hier bietet sich dann auch ein attraktives Betätigungsfeld für Implementationspartner.

Unterm Strich profitiert in jedem Fall der Anwender. Er muss nicht mehr die Katze im Sack kaufen, kann vielmehr in Ruhe unter bereits existierenden Angeboten auswählen, diese auf Herz und Nieren prüfen und am Ende innerhalb weniger Wochen produktiv damit arbeiten.