Im Krankenhausbetrieb sind hochwertige Scansysteme notwendig

Die Effizienz und Genauigkeit des Scanvorgangs sind für den Erfolg eines digitalen Archivs im Krankenhaus von elementarer Bedeutung. Handschriftliche Notizen auf dünnen Zetteln, Briefe und andere Dokumente im DIN-A4- Format müssen ebenso eingescannt werden, wie Röntgenbilder und Computer-Tomografien bis hin zu EKG-Streifen in 50 bis 60 Zentimeter Länge. »Die auf den Dokumenten enthaltenen Informationen, speziell klein geschriebene Werte oder handschriftliche Notizen, müssen klar und deutlich erkennbar sein«, unterstreicht Peter Schnautz, Geschäftsführer des Herstellers für Hochleistungsscanner InoTec. »Zudem wirkt sich eine hohe Imagequalität positiv auf die Texterkennungsrate und damit den gesamten Workflow aus«,

Die zunächst in der Universitätsmedizin Greifswald eingesetzten Scansysteme erwiesen sich im Praxisalltag als nur bedingt tauglich. Ein nicht unerheblicher Teil der Dokumente musste einzeln eingeschoben werden, was eine zeitsparende Stapelverarbeitung erschwerte. »Immer wieder kam es zu Stillstandzeiten aufgrund unsauber eingezogener Belege. Diese konnten bis zu zwei Tage dauern, was für uns inakzeptabel war«, berichtet Grit Czerwinski, verantwortlich für Multiprojektmanagement im Geschäftsbereich Informationstechnologie.

2008 hatte sich die Universitätsmedizin Greifswald entschieden, auf die digitale Patientenakte umzustellen. »Zentrale Ziele waren zum einen die Etablierung einer durchgängigen, einheitlichen Informationsinfrastruktur, die einen zeitnahen Zugriff ermöglicht. Zum anderen sollten der Stauraum unseres Zentralarchivs entlastet und damit die hohen Kosten einer Langzeitarchivierung von Papierdokumenten deutlich reduziert werden«, erläutert Czerwinski.  

Das Zentralarchiv richtete eine eigene Scanstrecke ein, da für die Projektleiterin das Know-how der eigenen Mitarbeiter unersetzlich ist: »Indem wir die Akten vor dem Scanvorgang selbst aufbereiten, schaffen wir die Voraussetzung für einen effizienten Scanvorgang und sorgen für eine hohe Aktenqualität.«

Wartungsarme Scanner sorgen für niedrige Gesamtkosten

Jedoch entsprachen die zunächst verwendeten Scangeräte wegen der Einzugsprobleme und der niedrigen Image-Qualität nicht den Projektanforderungen. Zudem erwiesen sie sich bei der Desinfizierung aufgrund der Kunststoff-Komponenten und der Kunststoff-Papierführung als wenig widerstandsfähig, weshalb häufig Scan-Komponenten ausgetauscht werden mussten. Letztlich führten die Probleme zu steigenden Kosten für Service und Wartung.

Auf Empfehlung eines IT Beratungs- und Systemhauses installierte das Zentralarchiv einen Scanner der »SCAMAX 4×3-Serie« von Inotec, der im täglichen Praxisbetrieb intensiv getestet wurde. »Auf den ersten Blick lag der Einzelpreis des Inotec-Scansystems höher als beim bisherigen Gerät. Dies änderte sich jedoch in der Gesamtkostenbetrachtung«, weiß Czerwinski zu berichten. So ermöglicht der Inotec-Scanner eine fortlaufende Digitalisierung ohne Stillstandzeiten. Kostenintensive Techniker-Einsätze entfallen nun, da die Reinigung von den Scan-Operatoren selbständig durchgeführt wird.

Dabei lässt sich der Scamax-Scanner ohne einen erhöhten Verbrauch von Verschleißteilen keimfrei halten. Die 4×3-Serie besitzt im Scanbereich eine glaslose Papierführung. Teile des Papiertransports, wie das Bandsystem, können einfach mit einem Tuch und ohne Beeinträchtigung der Gerätekomponenten desinfiziert werden. Zudem liegt die Qualität der digitalisierten Images deutlich höher, was sich positiv auf die Erkennungsrate und allgemein auf die Mitarbeiter-Zufriedenheit im Umgang mit der digitalen Patientenakte ausgewirkt hat.

Zwei Scanner von Inotec ersetzen vier Konkurrenzprodukte

Mittlerweile ist im Zentralarchiv ein zweiter Inotec-Scanner im Einsatz. Täglich treffen zirka 40 volle Aktenkoffer mit 500 Patientenakten im Zentralarchiv ein. Alle werden noch am gleichen Tag elektronisch erfasst. Das sind zirka 7.000 bis 8.000 Seiten pro System. »Zwei Inotec-Scanner leisten heute die gleiche Arbeit wie vorher vier Konkurrenz-Geräte«, beschreibt Czerwinski den Produktivitätsunterschied.

In der Praxis ordnen Barcode-Blätter den Dokumenten die definierte Aktenstruktur zu. Insgesamt gibt es elf Register und ein Checkblatt, wie zum Beispiel Arztbriefe/Abschlussberichte, bilderzeugende Diagnostik oder Labor. Diese einheitliche Struktur erleichtert das spätere Wiederfinden einzelner Dokumente. Über eine Fallnummer, die per Barcode auf das Deckblatt jeder Patientenakte geklebt wird, lässt sich der entsprechende Patient zuordnen.

Alle erfassten Dokumente werden hinsichtlich Qualität überprüft und anschließend signiert. Der Scan-Operator bestätigt dabei mit seiner persönlichen elektronischen Signatur die Übereinstimmung zwischen Papierbeleg und elektronischem Abbild. Um für höchste Rechtssicherheit zu sorgen, wird bei einem Teil der Dokumente eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet. Diese kann als elektronische Form eine per Gesetz geforderte Schriftform auf Papier ersetzen.

Digitalisierungsprojekte verbessern letztlich Patientenbehandlung

Am Ende des Erfassungsprozesses landen die Belege im Dokumentenmanagementsystem, wo die revisionssichere Archivierung erfolgt. All diese Verfahrensschritte folgen den strengen Vorgaben des Praxisleitfadens der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) e.V., Arbeitsgruppe »Archivierung von Krankenunterlagen«.

Die hohe Bildqualität der elektronischen Dokumente und das einfache Abrufen der Belege haben zu einer hohen Akzeptanz innerhalb der Universitätsmedizin Greifswald geführt. Über das Krankenhaus-Informationssystem können berechtigte Mitarbeiter auf Patientenebene die benötigen Dokumente im elektronischen Archiv aufrufen. Der schnelle Zugriff auf Laborwerte, Computer-Tomografien oder Röntgenbilder wird somit sichergestellt, was die Arbeit der Ärzte erleichtert und die Patientenbehandlung insgesamt verbessert.

»Die hohe Verfügbarkeit der Informationen sowie Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen sind die zentralen Beweggründe für Digitalisierungsprojekte im Gesundheitssektor«, fasst Schnautz zusammen. Erst durch die Digitalisierung der Papierdokumente werde es möglich, elektronische Archive aufzubauen, alle Patientendaten in einer digitalen Akte zusammen zu fassen oder Geschäftsabläufe – wie zum Beispiel Anfragen des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherungen (MDK) oder die Auftragsdatenerfassung im Laborbereich – zu optimieren.

»Insgesamt leben bereits viele Kliniken und Krankenhäuser im digitalen Zeitalter. Das bedeutet nicht«, so Schnautz, »dass eine Sättigung bereits erreicht wäre. Denn der Blick auf die Abteilungsebene ergibt oft ein gemischtes Bild, einzelnen Bereichen mit Vorreiterfunktion stehen Abteilungen mit einem niedrigeren Digitalisierungsgrad gegenüber.« Potenzial ist hier also noch vorhanden.