Information-Lifecycle-Governance: der ILM-Nachfolger?

Um Information-Lifecycle-Management (ILM) ist es in den letzten Jahren ruhig geworden. Doch jetzt gibt es einen erweiterten Ansatz: Information-Lifecycle-Governance (ILG). Der von IBM propagierte Ansatz umfasst Referenzmodelle, Methodiken, Software und Dienstleistung zur Klassifizierung, Reduktion und Löschung von strukturierten und unstrukturierten Daten. Die Kostenersparnisse in Unternehmen können massiv sein.

Von Engelbert Hörmannsdorfer

Problem allerorten: Der Anteil von nur unsicher bewertbaren Daten im und außerhalb des Unternehmens steigt (Bild: IBM)

Wer erinnert sich noch an Information-Lifecycle-Management? ILM-Strategien galten in den Jahren 2003 bis ca. 2006 als elementare Bestandteile bei der Optimierung von Speicherumgebungen. Doch der Hype verebbte. ILM löste die Versprechen, das Speicherwachstum bei den Unternehmen in den Griff zu bekommen, anscheinend nicht ein.

Denn Untersuchungen zeigen, dass bis zu 70 Prozent aller im Unternehmen gespeicherten Informationen keiner zweckgebundenen Nutzung unterliegen – sie gelten als Datenabfall, verursachen aber immer höhere Kosten. Denn vielfach werden die gleichen Daten einfach nur repliziert, dupliziert und abgespeichert. Sie verlieren dabei an Wert, lähmen die Infrastruktur und erschweren im Zeitalter von Big Data die immer wichtiger werdende Zusammenführung und Analyse von Daten.

Big-Data-Welle verursachte überproportionalen Speicherkostenanstieg

Das ILG-Problem: Der Wert der Information sinkt über die Zeit, Kosten und Risiken aber nicht (Bild: IBM)

Viele Unternehmen versuchen, der Datenexplosion in ihren Rechenzentren mit sinkenden Speicherpreisen zu begegnen. Oder neue Technologien wie Kompression, Deduplizierung oder Virtualisierung einzusetzen. Ergebnis allenthalben: Alleine durch technische Lösungen kann der durch die Big-Data-Welle verursachte überproportionale Speicherkostenanstieg nicht aufgefangen werden. Die Datenspeicherung verschlingt damit gleichzeitig einen immer größeren Teil des IT-Budgets.

Ein Beispiel macht das deutlich. »Liegen die Storage-Kosten in einem durchschnittlichen Unternehmen heute bei 15 Millionen Euro, würden sie bei einem jährlichen Wachstum um 40 Prozent innerhalb von fünf Jahren auf 80 Millionen Euro anwachsen«, rechnet Helmut Kühbauch, Sales Leader ECM-Focus-Areas Information Lifecycle Governance & Social Media Management bei IBM, im Hintergrundgespräch mit speicherguide.de vor. Zudem, so betont Kühbauch, sei die dauerhafte unreflektierte Aufbewahrung von Daten mit erheblichen Risiken, insbesondere im Hinblick auf Compliance und Datensicherheit, verbunden: »Datenwachstum erzeugt dadurch ein dreifaches Problem in den Unternehmen: es geht um Kosten, Kontrolle und Datenqualität.«

IBM favorisiert Information-Lifecycle-Governance (ILG)

Der neue, von IBM propagierte Information-Lifecycle-Governance-Ansatz (ILG), greift nun die Redundanzen bzw. die Daten ohne Nutzen an. »Dies ist allerdings kein trivialer Prozess«, erläutert Kühbauch. »Dahinter verbirgt sich eine ausgeklügelte Strategie, die mit allen Interessengruppen im in einem Unternehmen sorgfältig abgestimmt werden muss.« Zu diesen Interessensgruppen gehören typischerweise das Business, die IT-Abteilungen, das Risikomanagement und die Rechtsabteilung. »Man braucht dazu die Entscheider im Unternehmen«, sagt der IBM-Manager. »Und man muss die Mitarbeiter im Unternehmen in diesen Prozess mit integrieren.«

Und wenn man sich schon in Unternehmen die Frage stellt, welche Informationen überhaupt aufzubewahren, zu archivieren, zu schützen und zu löschen sind, dann kommen neuerdings noch vollkommen neue Aspekte hinzu: Etwa, welche Social-Media-Informationen betrachtet oder gespeichert werden sollen.

Kein Ausweg: Vorsichtshalber einfach mal alles speichern

Best-Practices für das Löschen von Daten im Rahmen eines ILG-Projekts (Bild: IBM)

Derzeit wird allenthalben in vielen Unternehmen die Strategie gefahren, einfach mal viel aufzuheben. Denn Big Data-Technologien wie etwa Hadoop-basierte Lösungen eröffnen auch die Möglichkeit, historische Daten für Auswertungen und Prognosen auch längerfristig zur Verfügung zu stellen. So können zum Beispiel Daten aus Transaktions- oder Kassensystemen über weitaus längere Zeiträume beobachtet und in Verbindung mit eigenen Marketingaktionen oder denen des Wettbewerbs analysiert werden. Doch das kostet. Zudem spielen auch Datenschutz und Datensicherheit, insbesondere bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, eine wesentliche Rolle.

Der ILG-Ansatz von IBM hilft, hier die Spreu vom Weizen zu trennen. »Er entfernt, vereinfacht gesagt, Redundanzen und Daten ohne Nutzen«, erklärt Kühbauch. Wenn die Strategie mit den Interessengruppen abgestimmt ist, dann sorgt IBMs ILG mit entsprechender Technologie dann für die Umsetzung und Automatisierung der erarbeiteten Mechanismen. Das Instrumentarium bietet im Rahmen eines integrierten Ansatzes weitgehend industrialisierte Prozesse zur Klassifikation, Reduktion und Löschung von Daten aus unterschiedlichen Quellen.

ILG einzuführen ist eine Strategie, kein Produkt

Verschiedene Unternehmensbereiche mit unterschiedlichen Sichtweisen auf ihre Daten (Bild: IBM)

ILG in einem Unternehmen einzuführen, ist allerdings kein Einzelprodukt, sondern laut Kühbauch eher eine Strategie. Es gibt zwar eine ILG-Suite, die besteht aber aus vielen Modulen, da viele Kunden schon Diverses implementiert haben: ECM-System, Retention-Policies, diverse Datenbanken, Storage-Systeme und so weiter. »Die ILG-Suite muss man sich eher wie ein ILG-Framework vorstellen«, sagt Kühbauch. »Eigentlich muss man nur schauen, was fehlt einem Kunden zum Aufsetzen einer ILG-Strategie.« ILG von IBM basiert auf einem umfangreichen Produkt-Portfolio und folgt einem holistischen Ansatz über alle Informationsarten hinweg. »Dies kann kein anderer Anbieter in diesem Umfang bieten«, ist sich Kühbauch sicher.

Wird ILG eingeführt, dann kann dies exemplarisch nach diesem Schema erfolgen:
? Vernichtung der Daten ohne geschäftlichen Nutzen und rechtliche Aufbewahrungspflichten.
? Archivierung bzw. Verschiebung älterer Daten aus den Anwendungen in ein Archiv.
? Reduzierung der Applikations-Infrastruktur.
? Reduzierung des Umfangs der Datenüberprüfung für sogenannte e-Discovery-Recherchen (Offenlegung elektronsicher Daten als Beweismittel).

Die höchsten Einsparpotenziale in diesem exemplarischen Fall liegen in der Datenvernichtung, hier können laut IBM bis zu 45 Prozent der Archivierungskosten eingespart werden. Außerdem gibt es Kostenreduzierung bei der Datenüberprüfung, auch hier seien bis zu 40 Prozent Einsparungen möglich.

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