»Nicht das x-te separate Tool für die E-Mail-Archivierung«

Nicht erst der aktuelle VW-Abgas-Skandal zeigt, wie wichtig es für Unternehmen ist, die – vor allem auch interne – Kommunikation, welche ja häufig per E-Mail abläuft, vollständig zu archivieren. Wie verbreitet ist die E-Mail-Archivierung in der Praxis aus Ihrer Sicht tatsächlich?

Eckhard: Das Thema ist nicht neu, man findet E-Mail-Archivierungssysteme heute bereits in vielen Unternehmen – im Sinne einer revisionssicheren Speicherung von E-Mails ohne Kontextbezug zum unternehmensweiten Informationsmanagement. Bei ganzheitlichen Konzepten für das E-Mail-Management im Unternehmen sehen wir in der Praxis allerdings noch großen Aufholbedarf.

Welche Hauptprobleme haben Unternehmen bei der Auswahl von E-Mail-Archivierungslösungen?

Eckhard: Am ehesten wohl solche angesichts der Vielzahl der angebotenen Lösungen. Der Markt bietet eine Vielzahl von Lösungen von diversen Spezialanbietern. Mittlerweile hat aber fast jeder DMS-Hersteller eine Komponente für die E-Mail-Archivierung im Programm. Wenn man von Problemen oder Herausforderungen reden möchte, dann wohl am ehesten noch hinsichtlich der Entscheidung, ob nicht gleich ein System für das E-Mail-Management-System eingeführt werden sollte, um über die reine Archivierung hinaus eine wertschöpfende Nutzung der E-Mail-Inhalte zu ermöglichen. Hier wären dann sinnvolle Verbindungen von E-Mails zu den zugehörigen Geschäftsvorfällen herzustellen. Und es müsste eine Einbettung in die unternehmensweiten Prozesse vorgenommen werden.

Die Einhaltung von Compliance-Regeln, die sich unter anderem aus GoBD, HGB und AO ergeben, ist ein Haupttreiber von E-Mail-Archivierungslösungen. Wie lassen sich die Regelungen am einfachsten einhalten?

Eckhard: Geht es vornehmlich um das Thema Compliance, lassen sich solche Regelungen typischerweise über eine rein serverseitige E-Mail-Archivierung einhalten. Damit werden alle ein- und ausgehenden Emails automatisch archiviert, was praktisch dem früheren Posteingangs- und  ausgangsbuch entspricht. Die Archivierung wird durch definierte Regeln gesteuert, eine Interaktion mit Nutzern ist nicht vorgesehen. Ein zusätzlicher Nutzen für die eigenen Geschäftsprozesse entsteht damit aber meist nicht.

Damit Unternehmen nicht nur die Einhaltung von Regeln mit einer E-Mail-Archivierungslösung erreichen, sondern auch einen geschäftlichen Nutzen erzielen, sollten sie die E-Mail-Archivierung mit Geschäftsprozessen verknüpfen. Wie weit fortgeschritten sind hier die Lösungen im Betriebsalltag?

Eckhard: Wir sehen einen erheblichen Nachholbedarf bei ganzheitlichen Konzepten für das E-Mail-Management, also der Einbettung von E-Mail-Management in die Prozesse des Unternehmens, sei es durch die Einbettung in Anwendungen wie Outlook oder durch Integration von intelligenten Inhalts-Erkennungslösungen. Aus diesem Grund haben wir den »EmailStore« entwickelt, der vollständig in die gewohnte Outlook-Umgebung integriert ist. Archivordner im Outlook sind darin die direkte Verbindung zum DMS: Alle weiteren Funktionen, die der Anwender aus Microsoft Outlook gewohnt ist, stehen in optimierter Form für die E-Mail-Archivierung und -Verwaltung zur Verfügung. Damit wird es dem Anwender sehr einfach gemacht, intuitiv und vor allem sehr schnell E-Mails zum Beispiel zu einer bestehenden Kunden- oder Projektablage im zentralen DMS hinzuzufügen.

Office365 und natürlich auch viele weitere Softwareprodukte laufen heutzutage in der Cloud, On-Premise und hybrid. Welche Auswirkungen hat dies auf die E-Mail-Archivierung und das E-Mail-Management?

Eckhard: Ob Anwendung in der Cloud oder On-Premise bereitgestellt werden, ist zunächst einmal nur eine technische Frage. Die Herausforderung der Archivierung von aufbewahrungspflichtigen beziehungsweise aufbewahrungswürdigen E-Mails bleibt dieselbe. Lediglich der Speicherort ändert sich.

Mehr und mehr Unternehmen setzen für die interne Kommunikation auf Collaboration-Tools, die zum Teil Bestandteil von ECM-Systemen sind oder wie bei Sharepoint als Haupttool dafür zu sehen sind. Verändert sich dadurch die Situation in der E-Mail-Archivierung oder dem E-Mail-Management?

Eckhard: Collaboration- oder Social-Media-Plattformen werden eher für die informelle und schnelle Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen genutzt. Die Notwendigkeit einer rechtssicheren Archivierung ist bei dieser Art ausgetauschter Nachrichten in der Regel nicht so groß. E-Mail dagegen wird nach unserer derzeitigen Wahrnehmung der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal im geschäftlichen Bereich bleiben, die dargelegten Konzepte für E-Mail-Archivierung und –Management gelten damit unverändert. Es ist natürlich denkbar, die genannten Kanäle in Anwendungen für E-Mail -Management zu integrieren und sie damit doch letztlich einer rechtsicheren Aufbewahrung zuzuführen.

E-Mail ist nur ein Kanal im digitalen Dialog. Wie können Unternehmen dies hinsichtlich der Archivierung berücksichtigen?

Eckhard: Völlig richtig. Dazu bieten moderne ECM-Systeme diverse Möglichkeiten der Integration und der zielgerichteten Bereitstellung von Inhalten. Daher empfehlen wir immer, die E-Mail Archivierung unter Nutzung eines bestehenden oder neu anzuschaffenden ECM Systems zu realisieren. Damit schafft man eine zentrale und zukunftsfähige Plattform für jeglichen digitalen Dialog, der sich den ändernden Anforderungen anpassen wird.  

Wie entwickelt sich speziell für die DMSFACTORY der Bereich E-Mail-Management und -Archivierung?

Eckhard: Die aktuell schon sehr hohe Bedeutung von E-Mail-Management wird in Zukunft noch erheblich steigen, also auch für  Dmsfactory noch wichtiger werden. Weniger die Aufgabe der reinen rechtskonformen Archivierung von E-Mails als mehr die Frage, wie per E-Mail übermittelte Geschäftsvorfälle möglichst elegant und effizient in die Umgebung des eigenen DMS eingefügt werden. Und hier ist die Richtung klar vorgezeichnet: der/die Anwender/in möchte nicht das x-te separat zu nutzende Tool für die Archivierung der E-Mail, das mühselige Drag&Drop von E-Mails aus Outlook auf den Desktop, dort das manuelle Auseinandernehmen der Bestandteile der Email in Textbody und Anhänge, nötigenfalls noch das Konvertieren der Bestandteile und dann das Einfügen und Verschlagworten der E-Mail-Bestandteile im DMS…, sondern möchte dies elegant direkt aus seinen bisher genutzten Anwendungen heraus erledigen. Deshalb haben wir für die Archivierung und Recherche von E-Mails direkt aus Microsoft Outlook heraus den »Dmsfactory EmailStore« entwickelt: er verbindet Microsoft Outlook mit der Welt der rechtskonformen elektronischen Langzeitarchivierung von Geschäftsdokumenten in Dokumentenmanagement-Systemen. Direkt in Outlook werden aus der E-Mail die Geschäftsdokumente im DMS-Format erzeugt, verschlagwortet und dann im DMS abgelegt, oder die eigenen persönlichen E-Mails gesichert ins DMS überführt. Durch die vollständige Entfernung der E-Mails aus dem Exchange-Kontext bleibt die Exchange-Datenbank stets schlank und schnell. Natürlich erfolgt die Recherche und Anzeige der E-Mails ebenfalls direkt in Outlook, damit steigt die Bedeutung von Outlook als zentrales Informationstool weiter an.