Übersicht zu E-Mail-Management- und –Archivierungslösungen

Produkte für E-Mail-Management- und Archivierung gibt es als Einzellösungen oder häufig auch als Funktion eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Sie arbeiten client- und/oder serverbasiert. Im clientbasierten Modus kann der Anwender selbst entscheiden kann, welche E-Mail archiviert wird, während im serverbasierten vordefinierte Regeln entscheiden, welche E-Mail, wo landet. In der Regel werden grundsätzlich Microsoft-basierte E-Mail-Systeme unterstützt. Unternehmen, die Lösungen anderer Hersteller im Einsatz haben, müssen hinterfragen, wie diese von der E-Mail-Management-Lösung unterstützt werden.

Ceyoniq verknüpft E-Mails mit Geschäftskontext

»nscale E-Mail-Management« von Ceyoniq Technology ist nicht Teil der Enterprise Content Management Plattform »nscale«, sondern kann als eigenständige Lösung auf dessen Basis implementiert werden. Jedoch ist Nscale als Plattform immer Bestandteil der Lösung. Laut Ceyoniq ist die Idee beim E-Mail-Management, die E-Mails als Daten zu echten Informationen aufzuwerten. Dazu brauchen sie den Geschäftskontext, der in der Nscale-Plattform abgebildet wird. Im Zusammenspiel des Kommunikationsmediums E-Mail mit der ECM-Plattform entsteht E-Mail-Management.

Ohne die Nscale-Plattform kann nur das Mail-Archiv »nscale Mail« verwendet werden. Dabei handelt es sich um ein integriertes Produkt, das auch auf Nscale-Technologie basiert, aber in einer vorinstallierten Form geliefert wird. Nscale Mail kann in typischen Virtualisierungsumgebungen als vorinstallierte Komplettlösung eingesetzt werden.

Nscale E-Mail-Management unterstützt die Überwachung und Archivierung ausgewählter Ordner  beziehungsweise Postfächer und bietet die sogenannte Journaling-Archivierung zur Ablage aller ein- und ausgehenden wie auch unternehmensinternen E-Mails. Sämtliche Nachrichten und Anhänge lassen sich gemäß  verschiedener Compliance-Richtlinien archivieren. Laut Ceyoniq kann somit im Nachweisfall vollständig und zeitnah auf die benötigten Informationen zugegriffen werden. Anwenderinnen und Anwender profitieren von der strukturierten Ablage und der schnellen Suche nach E-Mails. Möglich ist auch das Senden und Starten von Workflows, die Wiederherstellung von archivierten E-Mails und das Speichern von Anhängen – zusammen oder getrennt von der E-Mail. Ebenso lassen sich andere Objekte zum Beispiel Termine archivieren und PDF/A- beziehungsweise PDF-Dokumente automatisch erstellen.

Nscale Mail wird an den E-Mail-Server eines Unternehmens angeschlossen, um die eingehenden und ausgehenden E-Mails, sowie den internen E-Mail-Verkehr zu archivieren. Die abgelegten Objekte können nach erfolgreicher Authentifizierung über einen entsprechenden Client mittels Volltextsuche recherchiert werden. Unterstützt werden gängige E-Mail-Server, wie »Microsoft Exchange«, »HCL Notes«, »Scalix«, »Sendmail«, »Zarafa«, »Postfix« und »Pegasus Mail«.

Die Kosten für Nscale E-Mail-Management sind von der genauen Ausprägung der Lösung abhängig. Im Einsatz ist sie beispielsweise bei dem ostwestfälischen Bekleidungshersteller Ahlers und dem Textilhersteller DELIUS.

Mit EmailStore von Dmsfactory im DMS archivieren und in Outlook arbeiten

Da DMSFACTORY erheblichen Nachholbedarf bei ganzheitlichen Konzepten für das E-Mail-Management und insbesondere der Einbettung von E-Mail-Management in die Prozesse des Unternehmens sah, entwickelte der IT-Lösungsanbieter mit »EmailStore« ein eigenes Produkt. Archivordner in Outlook sind darin die direkte Verbindung zum Dokumentenmanagementsystem (DMS): Alle weiteren Funktionen, die der Anwender aus Microsoft Outlook gewohnt ist, stehen in optimierter Form für die E-Mail-Archivierung und -Verwaltung zur Verfügung. Damit soll es sich für den Anwender beispielsweise vereinfachen, intuitiv und vor allem sehr schnell E-Mails zu einer bestehenden Kunden- oder Projektablage im zentralen DMS hinzuzufügen. Als DMS können »SAPERION ECM« ab Version 7.5 SP3, »M-Files ECM« und »DMSFACTORY ContentServer« ab Version 4.6 verwendet werden.

Nutzer ziehen E-Mails einzeln oder im Stapel auf den Archivordner und geben die nicht vom Emailstore oder der  Ordnerstruktur  vorbelegten  Indexwerte  ein. Automatisch erfolgen dann die Formatkonvertierung der Anhänge in der E-Mail sowie die Ablage zum Beispiel in der Kundenakte des DMS. Die Suche nach E-Mails geschieht ebenfalls vollintegriert in Outlook, mit den für das DMS  üblichen Suchfeldern, den E-Mail-Suchfeldern mit einer Datumsbereichs-Funktion bis hin zur Volltextsuche in Anhängen.

Mit der Lösung sind E-Mails im  DMS  archiviert, unterliegen dessen Rechtesystems und sind nicht mehr vom Funktionieren der PC-Festplatte abhängig. Zusätzlich werden persönliche E-Mails gegen unbefugten Zugriff geschützt.

Durch den Einsatz verschiedener Sicherheitsstandards wie von OWASP (openWeb Application Security Project) vorgeschlagen gewährleistet Dmsfactory Schutz vor potentiellen Angriffen. Token-basierte Authentifizierung schützt zusätzlich vor unbefugtem Zugriff und minimiert  den Austausch sicherheitsrelevanter Daten. Webservice-Funktionalitäten werden durch Java-basierte  REST-Webservices auf Tomcat-Server-Infrastruktur gebündelt.

ELO verbindet E-Mail-Management mit Microsoft Outlook

Mit »ELOxc for Microsoft EWS« von ELO Digital Office können E-Mails vorgangsbezogen bestimmten Geschäftsprozessen zugewiesen werden. Zum Beispiel ist es möglich, Kunden- oder Projektanfragen automatisch im richtigen Ordner abzulegen und einen entsprechenden Arbeitsprozess anzustoßen. Dies kann automatisiert über den Server oder manuell per Client erfolgen.

Neben der rein client- und serverbasierten Archivierung lassen sich beide Varianten auch kombinieren. Sollen alle Geschäftsmails erfasst werden, bietet sich die automatisierte also serverbasierte Archivierung an. Über frei konfigurierbare Aktionsbäume lässt sich bestimmen, wie E-Mails automatisch archiviert werden.

Die Integration in Microsoft Outlook erlaubt auch eine einfache Suche nach E-Mails im archivierten Informationsbestand und sorgt mit zentral konfigurierter Logik für einen aufgeräumten Posteingang bei dem wichtige Informationen in den Vordergrund rücken.

Zudem steht mit dem ELO Dokumenten-Feed ein Kommunikationswerkzeug zur Verfügung, das eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht: In einem Nachrichtenstrom können Kommentare zu Vorgängen hinterlassen oder auch Dokumente abonniert werden, um über deren Status auf dem Laufenden zu bleiben.

Der gesamte Datenverkehr läuft SSL-verschlüsselt zwischen allen beteiligten Diensten ab. Zur Sicherheit trägt auch ein Berechtigungskonzept bei, durch das nur befugte Anwender auf die Daten zugreifen können.

Shared Mailboxes lassen sich wie persönliche Postfächer in die E-Mail-Management-Prozesse von ELOxc for Microsoft EWS einbinden. Public Folders können bei der Einrichtung des Systems in das ELO Archiv für einen lückenlosen Zugriff migriert werden.

Die Ablage und Verarbeitung der E-Mails erfolgt im EML-Format, welches übliche E-Mail-Programme unterstützen. E-Mail-Anhänge werden im Originalformat belassen und können direkt aus dem Archiv heraus verwendet werden. Eine Konvertierung in Langzeitformate wie PDF/A oder TIFF ist ebenfalls möglich.

ELOxc kann in der Cloud auf gehosteten Servern und hybrid genutzt werden. Anwender können über »ELO Web Access« auch mobil auf ihre Informationen und archivierten E-Mails zugreifen. Die aktuell vorgestellte E-Mail-Management-Lösung lässt sich mit weiteren »ELO Business Solutions« wie Rechnungs-, Vertrags- und Besuchermanagement erweitern.

Mailstore unterstützt zahlreiche E-Mail-Systeme

»MailStore Server« von MailStore Software legt Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über Jahre hinweg sicher. Anwender können über eine Integration in Microsoft Outlook und über Web Access auf archivierte E-Mails zugreifen und diese schnell durchsuchen. Serverseitig  bedient Mailstore alle IMAP- oder POP3- kompatiblen E-Mail-Server und damit unter anderem Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 und 2019, Office 365 und G Suite. Des Weiteren werden auch weniger verbreitete E-Mail-Systeme wie MDaemon, IceWarp und Kerio Connect unterstützt.

Kern des Mailstore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externe Datenbank benötigt und vom Setup an bereit steht. Auf dieser Grundlage kann eine einzelne Installation problemlos bis zu 500 Benutzer und entsprechend wachsende E-Mail-Volumina über Jahre hinweg effizient verwalten. E-Mails lassen sich aus bestehenden Postfächern, öffentlichen Ordnern, E-Mail-Clients, PST-Dateien oder automatisch bei Ein- und Ausgang archivieren.

Seit der Version 10.2 hat Mailstore responsiven Web Access umgesetzt. Unabhängig vom Betriebssystem oder der Display-Größe können archivierte E-Mails damit von jedem Endgerät komfortabel aufgerufen werden. Zudem ist es mobilen Nutzern im Rahmen ihrer Nutzerrechte möglich, E-Mails innerhalb des Archives zu verschieben oder zu löschen.

Ab Mailstore 13 werden die Authentifizierungsstandards OAuth2 und Open ID unterstützt, was zur besseren Integration der Archivierungsprodukte in die Public-Cloud-Dienste beiträgt: Die Einstellungen des Microsoft 365- oder Google-G-Suite-Mandanten einschließlich der Multi-Faktor-Authentifizierung können dadurch auch für Mailstore verwendet werden. Ab Version 13 gibt es zudem keine unverschlüsselten Verbindungen zu Mailstore Server mehr.

Für fünf bis neun Nutzer kostet Mailstore Server 295 Euro. Außerdem bietet der Softwarehersteller für private Nutzer die Freeware-Version »MailStore Home« und für Service Provider »MailStore Service Provider Edition (SPE)«, womit Systemhäuser und IT-Dienstleister E-Mail-Archivierung als Managed Service anbieten können. Zu den Kunden von Mailstore Server zählen unter anderem das Solinger Tageblatt, antenne BAYERN und L`OSTERIA.

Die Mailstore Software GmbH mit Sitz in Viersen bei Düsseldorf, ist schon seit 2014 ein Tochterunternehmen von Carbonite, einem US-amerikanischen Anbieter von Backup-Lösungen. Im Zuge der im November 2019 angekündigten Übernahme von Carbonite durch Opentext kam auch Mailstore zu Opentext. Es wird nun als eigenständige Geschäftseinheit nicht mehr unter dem Dach der Opentext-Tochter Carbonite, sondern direkt unter dem Dach von Opentext fortgeführt.

Optimal Systems ermöglicht Einbindung des Workflow-Systems

Vorgangsbezogen und zentral lassen sich mit dem Lösungsspektrum von OPTIMAL SYSTEMS E-Mails verwalten und archivieren wie es für handels- und steuerrechtlich relevante Daten gesetzlich vorgeschrieben ist. Funktionen der ECM-Software »enaio« können mit Microsoft Exchange/Outlook und weiteren Mail-Programmen integriert werden.

Innerhalb von Microsoft Exchange und Outlook lassen sich E-Mails beispielsweise regelbasiert ablegen und archivieren, was unter anderem den Exchange-Server entlastet. Die Ablage erfolgt entweder über den E-Mail-Server oder aus dem Outlook-Client heraus. In Outlook können archivierte E-Mails direkt angezeigt werden. Verknüpfte Dokumente lassen sich mittels Detailvorschau darstellen, einschließlich ihrer Indexdaten. Generell muss der Anwender nicht zwischen Outlook und Enaio wechseln.

Beim internen Versand bietet Enaio die Möglichkeit, Verweise auf Enaio-Objekte an die E-Mails anzuhängen statt die Dokumente selbst, sodass nicht nur das System entlastet wird, sondern der Adressat immer Zugriff auf den aktuellen Datenbestand erhält. Durch die Einbindung des Workflow-Systems können E-Mails strukturiert und nach vordefinierten Richtlinien abgearbeitet werden. Die Bearbeitung von Arbeitsprozessen wie Posteingangsszenarien oder Bewerbermanagement sowie die Verwaltung von funktionalen Postfächern sind damit ohne Medienbruch möglich.

Eine Entlastung des Servers, revisionssichere Archivierungsmöglichkeiten mit und ohne Anhängen sowie einen unternehmensweiten Zugriff und weitere ähnliche Möglichkeiten wie unter Microsoft Exchange/Outlook ermöglicht Enaio auch unter IBM Notes und Novell Groupwise.

Die E-Mail-Lösung von Optimal Systems ist beispielsweise bei edia.con, und Arena One im Einsatz.