Bitkom: Mittelständler liegen in Digitalisierung zurück

Seit Jahren versuchen Enterprise-Content-Management- (ECM-) Anbieter mittelständischen Unternehmen das Thema ECM beziehungsweise Dokumentenmanagement stärker zu vermitteln. Dies gelingt bislang nur mit wenig Erfolg, obwohl die Begrifflichkeiten rund um ECM und DMS weithin bekannt sind: Laut einer repräsentativen Befragung von 755 Unternehmen durch Bitkom Research setzt nur jeder dritte Mittelständler aktuell eine Lösung für das digitale Dokumentenmanagement ein. Bei den Großunternehmen sind es 90 Prozent – und damit fast dreimal so viele. »Gerade im Mittelstand – dem Herz der deutschen Wirtschaft – läuft vieles noch analog«, so Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender Kompetenzbereich ECM beim Bitkom, bei der Präsentation der Ergebnisse. »Da werden Personalakten auf Papier geführt, Kundeninformationen in Handmappen abgelegt und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, dann ist sein Wissen nirgendwo abrufbar, sondern mit ihm unwiederbringlich verloren.« Wichtig wäre aber, dass der Mittelstand viel stärker in ECM und DMS investiert, um die Digitalisierung voranzutreiben.

Mittelständler nutzen vorwiegend ECM-Insellösungen

Unternehmensweit nutzen sogar nur 11 Prozent der mittelständischen Unternehmen eine ECM-oder Dokumentenmanagementsystem- (DMS-) Lösung während es bei Großunternehmen 81 Prozent sind. Haupteinsatzgebiete von DMS und ECM sind im Mittelstand laut der Befragung Buchhaltung (49 Prozent), Marketing und Vertrieb (44 Prozent) sowie der Einkauf (38 Prozent). Bislang beschränkt sich die ECM- und DMS-Nutzung größtenteils auf Insellösungen. Um den Digitalisierungsgrad zu erhöhen, indem Unternehmen Prozesse automatisieren, müssen Einzellösungen verkettet oder Gesamtsysteme eingeführt werden.

Großunternehmen, die dies praktizieren, können einen sehr viel höheren Nutzen aus ECM- und DMS-Systemen ziehen als Mittelständler. So sagen 39 Prozent der Mittelständler, dass Software sie bei der Rechnungsbearbeitung unterstützt, bei den Großunternehmen sind es 70 Prozent. Im Mittelstand loben 34 Prozent Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 Prozent bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 beziehungsweise 71 Prozent. Deutliche Unterschiede gibt es auch bei den Funktionen eines ECM- oder DMS-Systems, die über die klassischen Verwaltungs-Funktionen hinausgehen. Nur 17 Prozent der Mittelständler ziehen Nutzen aus Funktionen für die Teamarbeit, gerade einmal 4 Prozent profitieren beim Wissensmanagement. Bei den Großunternehmen liegen die Anteile mit 49 beziehungsweise 17 Prozent deutlich darüber.

Bei Mittelständlern entscheidet der Chef persönlich

Ein Grund für diese deutlichen Unterschiede liegt in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein und nur in dem jedem achten (12 Prozent) können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken. In den Großunternehmen sieht das Bild anders aus. Hier liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden. »So richtig es ist, eine zentrale Strategie für das Digital Office zu haben und so wichtig es ist, dass diese Strategie von der Geschäftsleitung getragen wird, so entscheidend ist aber auch auf die Fachkompetenz der Mitarbeiter«, betont Biffar. »Nur so können Lösungen ausgewählt werden, mit denen am Ende alle Beteiligten gut und gerne arbeiten und die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen verbessern.«

Mittelständler setzen vermehrt auf Cloud

Nach Ansicht des Bitkom führt auch die technologische Entwicklung dazu, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. Wurden vor vier Jahren bei den mittelständischen Anwendern von ECM- oder DMS-Systemen noch in 95 Prozent der Fälle die Lösungen auf eigenen Rechnern mit entsprechendem Investitions- und Wartungsaufwand betrieben, so setzen heute nur noch 59 Prozent der Mittelständler auf diese Variante. 44 Prozent nutzen externes Hosting, etwa eine Private-Cloud-Lösung, 5 Prozent setzen auf eine Public-Cloud-Lösung – 2013 waren Cloud-Systeme mit gerade einmal 5 Prozent noch die absolute Ausnahme. Nach Meinung von Biffar habe Cloud Computing im Mittelstand den Durchbruch geschafft: »Für die Anbieter von ECM- und DMS-Lösungen ist das eine riesige Chance, weil so die Einstiegshürden für die mittelständischen Kunden deutlichen sinken.« Biffar dürfte sich persönlich sehr darüber freuen, da er in seiner Hauptfunktion als Geschäftsführer des ECM-Anbieters, ECM-Cloud-Lösungen neben stationären ECM-Lösungen besonders propagiert. Für ECM-Anbieter, die noch nicht so lange auf Cloud-Lösungen setzen, ist der technologische Wandel nicht einfach zu vollziehen. »Gleichzeitig ist es eine unternehmerische Herausforderung für die Anbieter, denn statt dem Lizenzverkauf, der gut kalkulierbare und höhere Einnahmen brachte, geht der Trend zu Mietmodellen und Software-as-a-Service«, so Biffar.

Um mittelständische Unternehmen noch stärker die Digitalisierung und damit ECM- und DMS-Themen nahe zu bringen, veranstaltet der Bitkom morgen am 12. September die Konferenz »Digital Office Conference« in München. Wer sich noch kurzfristig zu einer Teilnahme entschließt, kann das Ticket mit einem Rabatt von 15 Prozent erwerben. Geben Sie bei der Anmeldung hierzu folgenden Code ein: DOC17_mp_ecmg.