Digitalisierung ja, aber wie verwaltet man Unternehmensdokumente

Digitalisierung beginnt buchstäblich mit der Digitalisierung von Dokumenten. Eine Studie von Iron Mountain zeigt, dass deutsche Unternehmen allerdings bei den Informationsmanagement-Basics, wie beispielsweise Dokumentenmanagement (DMS), noch Nachholbedarf haben.

Die Deutschlands Wirtschaft hat große Erwartungen an die Vorteile der Digitalisierung, jedoch sind viele Unternehmen hinsichtlich einer strategischen Implementierung geeigneter Prozesse zurückhaltend. Die Berge an digitalisierten Dokumenten wachsen, aber es fehlt bisweilen am Know-how, um wertvolle Unternehmensinformationen auf optimale Weise zu verwalten. Dies belegt die neue Studie des Archiv- und Informationsmanagementdienstleisters Iron Mountain in Zusammenarbeit mit Arlington Research. Bedeutet: In vielen deutschen Unternehmen könnte unzureichendes Informationsmanagement die Vorteile der Digitalisierung verhindern.

Alarmierend ist, dass insgesamt 44 Prozent der befragten Führungskräfte denken, dass die aktuellen Informationsmanagement-Richtlinien ihres Unternehmens den geschäftlichen Anforderungen und denen ihrer Kunden nicht oder nur teilweise gerecht werden. Zudem seien in den Organisationen die Informationen zwar zu 85 Prozent digital vorhanden, aber knapp ein Drittel (29 Prozent) gestand zu, dass keine digitalen Workflows festgelegt seien, und erstaunlicherweise sind bei einem Drittel diesbezüglich in den kommenden drei Jahren (33 Prozent) auch keine Veränderungen geplant.

Zudem zeigten sich große Widersprüche bei den Befragten in der Einschätzung der Entwicklung in den vergangenen fünf Jahren: Wenn es um Sicherheit bei Zugriff, Speicherung und Analyse digitaler Informationen geht, sehen 36 Prozent die Verwaltung inzwischen als einfacher an. Anders sieht das dagegen fast die Hälfte (49 Prozent) der leitenden Angestellten, die diese als komplexer und schwieriger einschätzte.

Compliance-gerechten Aufbewahrung ja – aber wie?

Neben der zögerlichen Prozessoptimierung ist speziell auch beim Thema »Aufbewahrungsfristen« für viele Unternehmen offenbar noch Luft nach oben: Obwohl Papierdokumente hinsichtlich eines festgelegten Zeitplans (existiert zu 90 Prozent) besser verwaltet werden als digitale Dokumente (existiert zu 82 Prozent), gibt es in immerhin sieben Prozent aller Fälle gar keine offiziellen Vorgaben fürs Dokumentenmanagement bzw. die Aufbewahrung von Papierakten. Im Vergleich dazu haben jedoch doppelt so viele (14 Prozent) der Organisationen keine Fristen für digitale Dokumente.

Die Quote derjenigen, die unter den Führungskräften nicht einmal Kenntnis von vorgegebenen Zeitplänen hat, ist hinsichtlich der Informationen in Papierform (drei Prozent) oder im Digitalen (vier Prozent) nahezu gleich. Scheinbar kommt dazu ein organisatorisches Problem mit rechtlicher Relevanz: Ein deutlicher Anteil der Teilnehmer ist nicht sicher, ob die Beseitigung der Dokumente den Unternehmensvorgaben entsprechend erfolgt: 23 Prozent, wenn es um die Einhaltung der Fristen für Papiere geht, und gar ein knappes Drittel (29 Prozent) hinsichtlich digitaler Dokumente.

Schwacher Schutz für Unternehmensinformationen

Strukturelle Defizite beim Informationsmanagement stellen also für Unternehmen ein ebenso großes Risiko in rechtlicher Hinsicht dar wie die drohende Gefahr eines Informationsverlustes: Laut der Angaben bewahrt fast ein Drittel (29 Prozent) der Unternehmen ihre Papierakten im Keller des Geschäftsgebäudes auf, wo sie dem erhöhten Risiko von Brand und Feuchtigkeit ausgesetzt sind.

Generell befassen sich die Unternehmen noch nicht aktiv genug mit dem Schutz ihrer Daten: So beginnt ab 25. Mai 2018 die Anwendbarkeit der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO; engl. GDPR – General Data Protection Rule), jedoch haben elf Prozent der befragten Führungskräfte sich noch gar keine Gedanken dazu gemacht, und weitere elf Prozent können bisher keine Einschätzung geben, wie sich das auf ihre Informationsmanagement-Strategie auswirkt, was zusammen immerhin über einem Fünftel der Befragten entspricht.

Fazit von Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland

»Trotz dem Verständnis hinsichtlich des Wertes der Unternehmensinformationen – wenn es darum geht, angesichts der Digitalisierung Compliance-gerecht zu agieren oder strategisch Prozesse aufzusetzen, die klar verständlich und einfach zu befolgen sind, versäumen es viele Unternehmen die Vorteile aus der Entwicklung zu schöpfen und in puncto Informationsmanagement vorzusorgen«, beklagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland, die Situation.

»Zu einer Unternehmenskultur, die Informationen wertschätzt und schützt, tragen beispielhaftes Verhalten der Führungskräfte, regelmäßige Kommunikation und Trainings bei. Die sichere Archivierung von Papierdokumenten und ein Digitalisierungsprogramm für häufig genutzte oder neu erstellte Informationen können helfen, Informationen nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass sie den Datenschutzvorgaben entsprechen.«

.