DMS-Tipps von und für den Mittelstand

Auswahlkriterien im Mittelstand

Wie gehen mittelständische Unternehmen bei ECM- und DMS-Projekten in der Praxis eigentlich vor? Geht es dabei streng nach Schema F und die Beachtung von Leitfäden für die Durchführung von IT-Projekten mit Anforderungserhebung, Konzeption und Produktauswahl? ECMGUIDE wollte tieferen Einblick haben, welche Auswahlkriterien, Entscheidungswege und Umsetzungsweisen tatsächlich im Mittelstand eine Rolle spielen. Daher sprachen wir mit Mittelständlern, die ECM-Projekte erfolgreich durchgeführt haben. Aus den Erfahrungen von Christoph Wolfsperger, Projektleiter Dokumentenmanagement, CleanControlling und Hermann Buchetmann, IT-Leiter bei der Firma Huber GmbH in Passau/Tiefenbach, lassen sich Erfolgsfaktoren, Muster und Tipps für andere Mittelständler ableiten.

Ein überraschendes Ergebnis war: Die Auswahl des Produktes kostete beide Unternehmen nicht viel Zeit. Geprägt war die Entscheidung in beiden Fällen von der Fähigkeit, mit dem jeweiligen vorhandenen ERP-System zusammenarbeiten zu können. »Uns ging es vor allem darum, dass sich das gesuchte ECM-System mit unserer bestehenden Systemwelt – allen voran unserem vorhandenen ERP-System – gut vereinbaren ließ«, berichtet Wolfsperger. Neben einer existierenden ERP-Schnittstelle war dem Projektleiter auch wichtig, mit lokalen und zuverlässigen Herstellern und Systemanbietern aus der Region zusammenzuarbeiten. Funktional legte Wolfsperger darauf wert, dass das gesuchte ECM-System nicht nur die Arbeit mit Dokumenten unterstützt, sondern die Kommunikation im vollen Umfang. Daher sollte auch der E-Mail-Verkehr auf der Plattform managebar sein.

Koppelung zwischen ECM- und ERP-Lösung

Heute ist es ECM-Nutzerinnen und Nutzer aufgrund der Verbindung zwischen ECM- und ERP-Lösung möglich, direkt aus ihrer Anwendung auf die Daten und Belege des ERP-Systems zuzugreifen. Dies reduziert sowohl manuelle Eingaben als auch die daraus resultierende Fehlerquote deutlich. Rechnungen und Belege stehen per Volltextsuche direkt bereit und lassen sich automatisiert an Drittsysteme übergeben.

Auch beim mittelständischen Einzel- und Großhändler für Stahl, Industrie- und Zimmereibedarf sowie Schweißtechnik Huber ging es darum Prozesse effizienter zu gestalten. »Ganz besonders war es uns wichtig, dass man aus dem ERP-System heraus, Prozesse mit automatischer Klassifizierung von Dokumenten vornehmen kann«, erläutert Buchetmann. Da es auch bei dem von Huber gewählten ECM-System eine passende ERP-Schnittstelle gibt, ist es in der Lage, Belege anhand von gewissen Kennkriterien automatisch für die Datenbank zu klassifizieren. Dazu zählen unter anderem die im ERP-System erzeugten Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Wareneingangslisten, Systemprotokolle, Kommissionsscheine und Lieferscheine sowie die in Kombination mit der Buchhaltung erstellten Ausgangsrechnungen. Sie werden automatisiert im ECM-System gespeichert. Im Hintergrund erzeugt die Lösung eine Übersicht mit Angaben wie Belegnummer und Rechnungsbetrag. Da auch 35 E-Mail-Clients mit der ECM-Lösung verbunden sind, erfolgt die Archivierung der Anhänge per E-Mail eintreffender Rechnungen ebenfalls automatisch. Physisch vorliegende Eingangsbelege werden gescannt, geprüft, anhand der Daten im ERP-System automatisch indexiert, abgelegt und ebenfalls archiviert.

Austausch mit anderen Anwendern aus dem Mittelstand

Bevor die gewählte Lösung zum Einsatz kam, hatten sich aufgrund der Schnittstellen-Thematik zwei Systeme herauskristallisiert, die bereits fertige Schnittstellen besaßen. Buchetmann ließ sich in der Folge Kontaktdaten von Bestandskunden mit dem gleichen Einsatzszenario geben und sprach mit diesen. Den direkten Austausch mit anderen Anwendern hält er für wichtiger als die klassische Recherche oder Vergleiche auf diversen Portalen zu ziehen: »Wenn jemand die gleiche Problemstellung hat und dafür die gleichen Produkte nutzt, macht das im Entscheidungsprozess sehr viel aus, zu wissen wie es dort gelaufen ist.«

Für Wolfsperger war es ebenfalls sehr wertvoll, sich mit anderen Mittelständlern auszutauschen, die er hauptsächlich auf Veranstaltungen von Anbietern getroffen hat. »Man erlebt, dass sich die Erfahrungen häufig decken. Beispielsweise haben viele Projektverantwortliche Schwierigkeiten, die Lösungen ins Unternehmen zu tragen. Das ECM-Thema hängt stark an einem anwenderbezogenen Projektmanagement.« Ein IT-ler alleine sei dazu der Falsche. Es müsse jemand sein, der im Anwendungsprozess zuhause ist. Auch Nicht-IT-ler sind zu solchen Projekten in der Lage. Schließlich gibt es in der Regel nichts zu programmieren, sondern vielmehr zu konfigurieren. »Zudem sind Prozesslösungen stark mit Berechtigungen verknüpft und stellen daher auch ein sicherheitsrelevantes Thema dar. Daher hängt das Thema gerade im Mittelstand stark an der Unternehmensführung. Die Projektleitung sollte eine starke Position haben und eng mit der Unternehmensleitung zusammenarbeiten«, rät Wolfsperger, der es als entscheidenden Erfolgsfaktor ansieht, dass das Unternehmen das Projekt will.

Nicht zu viel kaufen

Zudem empfiehlt der ECM-Verantwortliche von CleanControlling anderen Mittelständlern genau anzuschauen, was man wirklich braucht: »Es gibt ein vielfältiges Angebot an Lösungen und Modulen, die alle wunderbar klingen. Man sollte diese aber kritisch betrachten und mit den eigenen Bedürfnissen abgleichen.« Ansonsten bestehe die Gefahr, dass man sich Funktionalitäten zulegt, die letztendlich nicht genutzt werden. Wolfsperger rät dazu, kleine verdaubare Schritte zu machen. Gerade, wenn es um den Aufbau von Workflows geht und die Zusammenarbeit über Formulare und Checklisten, ist es häufig ein langer Weg, Mitarbeitende an die Themen heranzuführen.

Den Aufwand und die Kosten überschaubar zu halten, war auch für das kleine mittelständische Unternehmen Huber ein wichtiger Punkt. Mit der gewählten Lösung zahlte Huber nur etwa ein Drittel dessen, was die Alternativlösung gekostet hätte, die die gleiche ERP-Schnittstelle vorweisen konnte. »Unsere Lösung besitzt ein Concurrent-User-Lizenzmodell, bei dem nur die gleichzeitig eingeloggten User zählen. Eine gewisse Anzahl an Service-Tickets ist ebenfalls mit dabei. Insgesamt handelt es sich um eine einfache und ehrliche Preisstruktur, die sehr schnell nachvollziehbar ist«, so Buchetmann, dem gleichzeitig wichtig war, dass man sich selbst helfen kann. Um schnell in den Produktivbetrieb gehen zu können, sollte die Software leicht zugänglich sein. Dabei waren Hilfestellungen wie Videos eine große Unterstützung, die Tipps, Tricks und Infos enthalten, wie man am besten vorgeht.

Zeitersparnis und weitere ECM-Vorteile für den Mittelstand

Unter dem Strich kann Buchetmann die Einführung eines DMS- oder ECM-Systems jedem Unternehmen wärmstens empfehlen: »Es bringt eine enorme Zeitersparnis und ist ein Traum, wenn man wie bei Anträgen, Jahresabschluss- und Betriebsprüfungen Belege benötigt. Beispielsweise kann ich Förderanträge, für die ich früher einen Tag benötigte, heute in zehn Minuten erledigen.« Richtig in den Prozess integriert, erfüllt die Lösung die Anforderungen an eine rechtskonforme und veränderungssichere digitale Ablage von Belegen. Außerdem lässt sie sich für das Controlling und als Wissensmanagement-Tool nutzen, da nicht nur Belege, sondern auch Prozessbeschreibungen darin abgelegt sind.

Für das Prüflabor CleanControlling erwächst neben dem verbesserten Informationsfluss in der internen Zusammenarbeit der größte Mehrwert des ECM-Systems aus der GLP-konformen und von der Landesanstalt für Umwelt Baden-Württemberg (LUBW) inspizierten Archivierung der gesamten Prüfdokumentation. Diese wird per Vier-Augen-Prinzip im Workflowmodus überwacht und dokumentiert. Darüber hinaus beschleunigen workflowgestützte Freigabeprozesse die internen Abläufe. »Wir profitieren von kurzen Zugriffszeiten und uneingeschränkter Verfügbarkeit über die relevanten Informationen unserer Kunden, was für die Durchführung der Laborprüfungen essentiell ist. Der Mehrwert für die Labordienstleistungen ist entsprechend hoch«, so Wolfsperger.

Buchetmann empfiehlt: »Ein DMS ist für den Geschäftsbereich in der heutigen Zeit Pflicht. Es kostet nicht viel und erleichtert einem das Alltagsleben an vielen Stellen enorm«. In seinen Augen ist jede DMS-Software heutzutage in der Lage, den Automatisierungsgrad hochzutreiben und Belege abzulegen. Die Indexierung und das Auffüllen mit Zusatzmerkmalen geschieht in der Regel automatisch. Aus funktionaler Sicht kann man daher nicht allzu viel falsch machen.