ECM-Trends und -Entwicklungen im Mittelstand

Von ECM-Anbietern erwartet der Mittelstand ECM-Lösungen, die sich schnell, einfach und kostengünstig umsetzen lassen. Zugleich sollen sie hybride Arbeitswelten und die Digitalisierung im Unternehmen ganzheitlich unterstützen. Skalierbare und vorkonfigurierte Lösungen sowie SaaS-Produkte und Branchenlösungen halten ECM-Hersteller daher für den Mittelstand in der Pipeline.

Papierarmes Arbeiten im Mittelstand

Im Mittelstand setzt sich papierarmes Arbeiten durch: Laut Digital Office Index 2022 des Bitkom arbeiten 73 Prozent der Unternehmen mit 20 bis 99 Mitarbeitenden und 80 Prozent der Unternehmen mit 100 bis 499 Mitarbeitenden überwiegend papierarm. Um dies zu realisieren, haben 75 beziehungsweise 82 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen mindestens eine Enterprise-Content-Management- (ECM-) oder Dokumentenmanagement- (DMS-) Lösung im Einsatz. Diese helfen gerade im kaufmännischen Bereich, die Digitalisierung zu realisieren. So ermöglichen sie, digitale Dokumente rechtskonform aufzubewahren und dokumentenbasierte Prozesse zu digitalisieren.

Dass die digitale Transformation den Mittelstand voll erfasst hat und ECM-Lösungen hierbei zum Einsatz kommen, bestätigen zahlreiche ECM-Anbieter. Oliver Kreth, Geschäftsführer von Ceyoniq Technology, nennt Gründe: »ECM-Systeme bieten die nötige Revisionssicherheit, beispielsweise durch Lösch- und Aufbewahrungsfristen. Nicht zuletzt spielen die Möglichkeiten der Automatisierung eine entscheidende Rolle, etwa durch digitale Workflows, die Durchlaufzeiten verkürzen und die Arbeit unterstützen. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ein deutlicher Mehrwert.«

Mit hohem Digitalisierungsgrad Krisen besser überwinden

Ähnlich sieht dies Karl-Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office, der Effizienzsteigerung und Kostendruck als Hauptgründe nennt, die im Mittelstand typischerweise zu ECM-Projekten führen. Ergänzend meint er: »Gerade in Zeiten von steigenden Preisen und Fachkräftemangel ist es für jedes Unternehmen elementar, dass es seine Prozesse und Arbeitsabläufe digitalisiert hat. Ohne dies vergeudet es kostbare Ressourcen und wird langfristig weniger erfolgreich sein.«

Wie wichtig die Digitalisierung ist, haben viele Mittelständler gerade in der Corona-Pandemie erfahren. Viele Mitarbeitenden mussten von zuhause arbeiten, was durch papierbasierte Prozesse ziemlich umständlich war. Cloud- und SaaS-basierte ECM-Lösungen haben dazu beigetragen, dass Unternehmen ohne entsprechende Lösungen, schnell ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen konnten. Schließlich benötigen reine SaaS-Lösungen keine lokalen Software-Installationen. »Wenn das Angebot passt, helfen entsprechende Systeme den Unternehmen, Projekte schneller umzusetzen. Insbesondere, wenn die Lösung bereits im Standard die Anforderungen erfüllt, die man benötigt und die erforderlichen IT-Ressourcen im Haus nicht vorhanden sind«, erläutert Mosbach. Weiterer Vorteil von SaaS-Lösungen ist, dass Updates automatisch und oftmals häufiger als bei On-Premises-Lösungen erfolgen. Jedoch sind bei reinen SaaS-Lösungen kundenspezifische Anpassungen kaum möglich. Auch die Einbindung von Drittsystemen oder Eigenentwicklungen erweisen sich häufig als schwierig. Bei der mehrmandantenfähigen SaaS-Bereitstellung nutzt jeder Kunde das System, das online bereitgestellt wird. Allerdings versuchen SaaS-Anbieter wie d.velop, immer mehr individuelle Anpassungen und Erweiterungen zu ermöglichen.

Schnelle Realisierungen im Mittelstand besonders gefragt

Nicht nur in Pandemiezeiten, sondern generell sind kurze Projektlaufzeiten gerade im Mittelstand gefragt. Reine IT-Fachkräfte und Verantwortliche, die sich intensiv mit einer Implementierung beschäftigen können, gibt es kaum. Daher sind hier auch vorkonfigurierte Lösungen beliebt, die bestimmte Aufgabenstellungen wie die Rechnungseingangsbearbeitung, HR-Module oder das Vertragsmanagement abdecken. Idealerweise kann sich ein Mittelständler dann seine Lösung wie eine Art Baukasten zusammenstellen, nachdem er zunächst einen Teilbereich wie die automatisierte Rechnungsbearbeitung realisiert hat.

Einen vereinfachten Implementierungsaufwand versprechen auch Branchenlösungen. »Eine Branchenlösung ist insbesondere dort von Vorteil, wo es spezielle Abläufe und Prozesse gibt, die nur in dieser Branche üblich sind und in einer Standardlösung nicht umgesetzt werden können«, erläutert Kreth. Branchenlösungen werden von den ECM-Herstellern selbst, häufig aber auch von Partnerunternehmen entwickelt. Bei der Co-Entwicklung durch Partner ist ein SaaS-Modell von Vorteil. Beispielsweise verfolgt ECM-Anbieter d.velop diesen Ansatz gerade intensiv, indem es für Entwicklungspartner ein Ökosystem anbietet. Dabei unterstützen dezidierte Teams die Partner, machen entsprechende Security-Tests und klären kaufmännische Prozesse ab, so dass für d.velop-Kunden ein relativ standardisierter Beschaffungsvorgang möglich ist. »Wir befinden uns aktuell in der Umsetzung von mehr als 100 fein definierten, zu unterschiedlichsten Branchen passenden Vorab-Konfigurationen mit entsprechenden Dokument-Definitionen, typischen Integrationen in Branchensoftware und bestimmten Workflows direkt als Produktausprägungen. Damit können Betriebe ohne eigene IT wie zum Beispiel Kfz-Werkstätten direkt anfangen, mit vorkonfigurierten digitalen Akten und Integrationen zu arbeiten«, berichtete uns Rainer Hehmann, CEO von d.velop, vor kurzem im Interview.

Digitalisierung wird ganzheitlich gedacht

Allerdings sollten Mittelständler auch bei Branchenlösungen abwägen, inwieweit sie den individuellen Bedürfnissen entsprechen beziehungsweise sie sich anpassen lassen. Nach Ansicht Kreths »ist es für den Mittelstand jedoch vor allem wichtig, eine skalierbare Lösung mit einer starken technologischen Basis zu wählen. Dank der hohen Schnittstellenoffenheit führender Lösungen und der Möglichkeiten zur Individualisierung lassen sie sich einfach und schnell an die Prozesse einer Branche anbinden. Hier können Unternehmen die Abläufe nicht nur auf ihre Branche, sondern tatsächlich auf das eigene Unternehmen ausrichten.«

Egal welche Bereitstellungsart oder welche Produktphilosophie hinter einem ECM-System steckt, wichtig ist gerade im Mittelstand, dass sich die Lösungen schnell, einfach und kostengünstig umsetzen lassen. Gleichzeitig gibt es nach der Erfahrung Mosbachs mehr als in der Vergangenheit »das Bestreben, das mittelständische Unternehmen ganzheitlich zukunftsorientierter und digital aufzustellen. Hat man früher nur in Teilbereichen digitale Lösungen implementiert, denkt man heute umfassender – von der Realisierung bis zur Kundeneinbindung.« Auch daher erweitern ECM-Hersteller ihre Lösungen in vertikaler und horizontaler Richtung immer weiter.