Haufe X360 und d.velop kombinieren ERP und DMS

Haufe X360 und d.velop verknüpfen ERP und DMS

Der deutsche ERP-Anbieter Haufe X360 und der DMS-Anbieter d.velop haben eine enge Zusammenarbeit vereinbart. Die technische Integration der beiden Plattformen erfolgt bidirektional über APIs und eine Customization in der X360-Plattform. Bei ersten Kunden ist sie bereits im Einsatz, allen anderen Kunden von Haufe X360 steht sie ab sofort auf Anfrage zur Verfügung.

Haufe X360 zielt mit seiner Cloud-nativen Business Management Software auf KMU. Das Angebot ist je nach Branche und Anzahl der Nutzer zu Preisen zwischen 89 und 118 Euro pro Nutzer und Monat erhältlich. Es richtet sich an Unternehmen aus dem Groß- und Einzelhandel, der Dienstleistungsbranche und der Produktion. Zu den Funktionen gehören bisher bereits Finanzbuchhaltung & Controlling, Warenwirtschaft, CRM, E-Commerce, Servicemanagement, Projektcontrolling, Produktionssteuerung und Qualitätsmanagement.

Durch die Kooperation mit d.velop kommt nun auch die DMS-Funktion hinzu. Die beiden Unternehmen springen mit der Verknüpfung von ERP und DMS auf einen Trend auf, der insgesamt zu beobachten ist. Zum Beispiel haben in der jüngeren Vergangenheit der ERP-Anbieter Abas und DocuWare eine ähnliche Zusammenarbeit angekündigt. Und gab ELO 2023 eine neue Integrationen in das ERP-System von Abas bekannt.

Business Prozesse und Dokumentenmanagement direkt miteinander vernetzt

»Für Kunden von Haufe X360 bedeutet dies, dass Business Prozesse und Dokumentenmanagement zukünftig direkt miteinander vernetzt und so effizienter steuerbar sind«, teilt das Freiburger Unternehmen mit. »Umfangreiche Kernfunktionalitäten des Dokumentenmanagementsystems (DMS) und ein Speicherplatz von 500 GB für die revisionssichere Dokumentenablage sind für Haufe X360-Kunden kostenfrei.« Weitere Funktionalitäten lassen sich hinzubuchen.

Dokumente und digitale Akten lassen sich manuell oder automatisiert über Texterkennung (OCR) und künstliche Intelligenz (KI) zu Geschäftsvorgängen zuordnen. erfolgen. »So kann beispielsweise bei Vertragsabschluss mit einem Neukunden im ERP automatisch der Vertragsunterzeichnungsworkflow im DMS angestoßen werden. Nach erfolgreicher Vertragsunterzeichnung wird der Neukunde wiederum automatisch in Haufe X360 angelegt und im System freigeschaltet«, nennt der ERP-Anbieter als ein Praxisbeispiel.

Auch elektronische Rechnungen werden verarbeitet

Das DMS verarbeitet elektronische Rechnungen in den Formaten PDF, XRechnung sowie ZUGFeRD und verbucht sie als Eingangsrechnung in Haufe X360. Die revisionssichere Archivierung im cloudbasierten DMS von d.velop erfülle zudem alle rechtlichen Anforderungen aus der DSGVO und die Vorschriften in Bezug auf die digitale Aufbewahrung von Dokumenten aus der GoBD. Das rechtssichere Management von elektronischen Unterschriften (eSignatur) ist ebenfalls möglich.

Haufe X360 als Business-Management-Plattform

»Schnell, einfach, rechtssicher und auf Wunsch automatisiert – mit dem DMS und dem Rechnungsleser von d.velop integrieren wir weitere wichtige Funktionalitäten, mit der unsere Kunden ihr Unternehmen auch über die reinen Geschäftsprozesse hinaus komfortabel über eine zentrale, cloudbasierte Business Management Plattform steuern können«, sagt Christian Zöhrlaut, Chief Product Officer bei Haufe X360.

Michele Schönherr, COO Partner Management & Platform Economy bei d.velop, verweist darauf, dass Beschäftigte in Unternehmen häufig mehrere Stunden täglich mit der Ablage von Papierdokumenten und der Suche beispielsweise nach Rechnungen und Angeboten verbrächten. »Mit unserem cloudbasierten DMS und der automatisierten Ablage von Ausgangsbelegen direkt aus Haufe X360 entfällt dieser manuelle Aufwand.«

Schritt zum Business Management System (BMS)

»Mit Haufe X360 haben wir in den letzten Jahren die Cloud-ERP-Lösung für zukunftsgewandte KMU geschaffen«, erklärt Carsten Schröder, President of Cloud ERP bei Haufe X360. »Damit unsere Kunden in Zukunft noch erfolgreicher und wettbewerbsfähiger sind, gehen wir nun den nächsten Schritt und werden zu der zentralen Plattform, mit der sie nicht mehr nur ihre Geschäftsprozesse, sondern alle Facetten ihres Unternehmens managen können.«

Die Partnerschaft mit d.velop sei dabei lediglich der Auftakt zu einer Reihe neuer strategischer Partnerschaften und zusätzlicher Funktionen. Ziel sei es Haufe X360 vom reinen ERP hin zur vollumfänglichen Business-Management-Lösung weiterzuentwickeln.

Weitere Kooperationen von d.velop

Mit anderen Teilen der Haufe Group kooperiert d.velop schon länger. So besteht seit 2019 eine Premiumpartnerschaft mit Haufe im Bereich ERP-Software für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaftlich. Im Bereich KI hat d.velop seine Kooperationen zuletzt ebenfalls erweitert. So kamen Ende 2023 eine Partnerschaft mit dem Schweizer KI-Spezialisten Parashift und dem deutschen KI-Start-up natif.ai dazu.

Parashift bietet eine Online-Plattform zur Datenextraktion an, mit der sich seit 2021 unstrukturierte Daten aus papierbasierten und elektronischen Informationen automatisiert verarbeiten lassen. 2023 wurde das Angebot um DSGVO-konforme Large Language Models (LLMs) erweitert.

Grundlage der Angebote von natif.ai sind eigene KI-Modelle und eine selbst entwickelte Deep-OCR-Technologie. Damit verspricht das Start-up, Dokumente »extrem schnell und genau« analysieren sowie relevante Daten extrahieren zu können. Das Saarbrücker Unternehmen wurde soeben von DocuWare übernommen. Der Käufer ist aber offen dafür, bisherige Kooperationen fortzuführen – sofern die anderen Beteiligten das wollen.