Revolutionär: So ist DMS in wenigen Tagen im Einsatz

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Die Sorge vor einer langwierigen Einführung, die viel personelle Ressourcen bindet, hält Unternehmen von einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ab. Die richtige Einführungsmethodik mit YAVEON ProDocs ermöglicht eine DMS-Einführung in nur wenigen Tagen.

Bewährtes DMS als Basis

Immer mehr Dokumente fluten Briefkästen und E-Mail-Eingänge von Unternehmen. Der Zeitaufwand, sie zu bearbeiten, ist enorm. Die Lösung liegt auf der Hand: ein Dokumentenmanagementsystem, um diese Aufgaben zu automatisieren. Doch zahlreiche Unternehmen schrecken zurück, denn Softwareprojekte sind langwierig, anstrengend und teuer. Mit der passenden Lösung samt einzigartiger Einführungsmethodik entfallen lange Wartezeiten, teure Preise und Aufwand: Das passende DMS ist in wenigen Tagen ab 3.499 Euro im Einsatz, voll integrierbar und wächst gemeinsam mit Ihnen mit.

Die Lösung für eine schnelle Einführung eines vollwertigen DMS in nur wenigen Tagen bietet YAVEON ProDocs auf Basis des DMS d.velop documents der d.velop AG. Durch die umfassenden Funktionen, die das DMS von d.velop bietet, ist es bereits seit vielen Jahren auf dem digitalen Markt bewährt und hilft seither vielen Unternehmen dabei, Dokumente und Informationen zu verwalten. Kombiniert mit einer besonders effizienten Methodik ergibt sich eine Lösung, die das Dokumentenwesen revolutioniert.

»Die Einführung von d.velop documents mit Hilfe des bereits in vielen Kundenprojekten etablierten Standardprojektvorgehens der YAVEON ermöglicht es, dass ein DMS in nur wenigen Tagen beim Kunden im Einsatz ist. Uns freut es sehr, dass unser langjähriger Partner YAVEON unser DMS mit dem Kniff besonders nutzerorientiert vielen Unternehmen zur Verfügung stellen kann und ihre Aufgaben dadurch langfristig erleichtert«, sagt Michele Schönherr, COO Partner Management & Platform Economy von der d.velop AG.

Maximale Qualität zum kleinen Preis

Kein Entwicklungsaufwand, keine mühselige Migration, keine Extraschleifen. Die YAVEON ProDocs Implementierung ist bis ins kleinste Detail durchdacht und verläuft geradlinig. Doch bedeutet Zeitgewinn bei der Einführung Qualitätsverlust im Betrieb? Keinesfalls. Prozessgüte und Sicherheit der Lösung sind von der Geschwindigkeit nicht betroffen. Das DMS umfasst alle relevanten Funktionen der digitalen Dokumentenverarbeitung und stellt zuverlässige Prozesse sicher – ab einmalig nur 3.499 Euro.

Für Wachstum: flexibel erweiterbar für langfristigen Nutzen

Vom Projektstart bis zum fertigen System trennen Unternehmen nichts als wenige Tage. Einmal eingeführt, begleitet die Lösung Unternehmen langfristig, denn YAVEON ProDocs ist auf Veränderungen ausgelegt. Mehr User, weitere Arbeitsbereiche oder der Wunsch, noch mehr Prozesse zu automatisieren? Bei Bedarf lassen sich weitere Funktionen sowie User hinzufügen. »Mit unseren Zusatzmodulen für die Bereiche Personal, Vertragswesen und Rechnungsverarbeitung erweitern Unternehmen zudem die Vorteile digitaler Datenverarbeitung und nutzen bei Bedarf auch Bestandssysteme weiter. Dafür lässt sich ProDocs nahtlos integrieren, die Arbeiten erfolgen auf einer Oberfläche statt in verschiedenen Insellösungen«, erklärt Thorsten Hampp, DMS-Experte bei YAVEON. Vom Zollsystem über CRM bis hin zu Datev binden sie zahlreiche Lösungen an, darunter auch Microsoft Dynamics 365 Business Central. Eine spezielle Schnittstelle vereint das Microsoft ERP für kleine und mittelständische Unternehmen mit dem DMS. Nutzer vermeiden Datenchaos und Sucherei, denn alle Unterlagen liegen zentral, zuverlässig und einfach auffindbar ab.

Unterschriften von unterwegs: E-Signaturen erleichtern remote work

Um den Anforderungen an modernes Arbeiten gerecht zu werden, erleichtert YAVEON ProDocs auch remote work. Es handelt sich dabei um eine Lösung in der Cloud, die den aktuell gültigen Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz gerecht wird. Zudem lassen sich Dokumente dank elektronischer Signaturen mittels d.velop sign auch von verschiedenen Standorten aus digital und rechtssicher unterschreiben. Ein Faktor, der nicht nur praktisch ist, sondern zusätzlich Zeit im Alltag spart.

Fertige Aktenstrukturen für strukturierte Ablagen nutzen Aktenpläne und Module

Um freie Ressourcen noch passender einzusetzen und Zeit zu sparen, gibt es zudem fertige Aktenstrukturen, die YAVEON Aktenpläne. Sie bieten die Basis für eine systematische Datenablage per Mausklick. Statt aufwändig selbst Strukturen erarbeiten zu müssen, wählen Nutzerinnen und Nutzer ihren Aktenplan passend zum Themengebiet und setzen ihn direkt ein.

Sicher archivieren, praktisch ablegen und transparente Übersicht: ProDocs im Einsatz

Wie lange ein Dokument vorgehalten werden muss, unterscheidet sich von Art zu Art, auf Nachfrage muss es jedoch einsehbar sein. Unternehmen, die mit Business Central arbeiten, greifen zwar rückwirkend auf die Daten zu. Doch die Erstellung des benötigten Dokuments ist nur mit der aktuellen Vorlage möglich. Wurde seitdem beispielsweise die Fußzeile aufgrund einer Veränderung wie Umfirmierung oder Geschäftsführerwechsel angepasst, entspricht der Inhalt nicht der Version, die zum ursprünglichen Bearbeitungszeitraum im Einsatz war. Eine Aufgabe des Dokumentenmanagements ist es daher, Unterlagen im Original zu archivieren und der jeweiligen Aufbewahrungsfrist entsprechend abzulegen. Nutzerinnen und Nutzer verschieben ihr Dokument mit YAVEON ProDocs dafür in die Archiv-Ebene und wählen im selben Zug die Aufbewahrungsdauer aus.

Eine praktische Unterstützung im Arbeitsalltag bietet auch die integrierte Dropzone. Wer hier eine Datei ablegt, wählt im nächsten Schritt aus einer Übersicht die passende Dokumentkategorie, Outlook-Dateien werden bei der Ablage automatisch ins PDF-Format überführt. Die Ablage der Dokumente erfolgt kategorisiert, sie sind nun in Business Central aufzufinden. Für Einsicht einfach im ERP anklicken und die Datei öffnet sich in einem neuen Tab innerhalb des DMS.

Für übersichtliche Aktenansichten setzen Userinnen und User auf Aktenpläne. Sie umfassen transparente Strukturen, die Übersicht schenken. Abgelegte Dokumente werden in die Struktur eingefasst und in den dazugehörigen Kategorien angezeigt. Beispielsweise findet sich eine Unterlage, die als »Bestellung« vermerkt ist gleichzeitig im Ordner »Anfrage«.

Zufriedener Kunde: zack, boom, bang im Einsatz

Dass das Prinzip YAVEON ProDocs funktioniert, zeigt auch die Kundenerfahrung: »Zack, boom, bang hatten wir ERP und DMS im Einsatz. Wir arbeiten nun digital und ohne Aktenchaos und spüren heute schon eine Zeitersparnis von bis zu 50 Prozent.« So fasst Andreas Schonert, Chief Sales Officer bei der CTL Europe GmbH, Einführung und Nutzen der Software zusammen.

Die einzigartige Kombi aus d.velop documents gepaart mit zeitsparender Standardeinführung, erweiternden Zusatzmodulen, nahtloser Anbindung an Business Central sowie Drittsysteme und einem attraktiven Preis macht YAVEON ProDocs zum Allround-Talent mit Zeitspareffekt im DMS-Umfeld.

YAVEON und d.velop – zwei Partner, die sich gegenseitig ergänzen

Warum das Rad neu erfinden, wenn es sich bereits perfekt dreht? Mit d.velop documents basiert YAVEON ProDocs auf einer Spitzenlösung, die sich seit vielen Jahren in zahlreichen Projekten sowie im Alltag der Unternehmen bewährt hat. Genauso reibungslos wie das DMS eingeführt ist und mit weiteren Lösungen wie ERP verschmilzt, verläuft die Zusammenarbeit zwischen den Partnern. Seit über zehn Jahren vertrauen YAVEON und d.velop aufeinander und haben in einer Vielzahl an Projekten ihr Miteinander bewiesen. Für Kunden bedeutet das: doppelte Kompetenz bei einem zentralen Ansprechpartner und ein Dokumentenmanagementsystem, das langfristig an ihrer Seite ist.