So hilft ECM bei der E-Rechnungspflicht

ECM-Einstieg über E-Rechnungsthema

Gerade im Mittelstand gilt das elektronische Rechnungsmanagement schon seit Jahren als eines der wichtigsten Einstiegsthemen für die Einführung von ECM-Systemen. Fast hat sich das Thema schon etwas »abgenutzt« wie ein Vertreter eines ECM-Herstellers sagt, da eine gewisse Sättigung mit Lösungen erreicht schien. Doch die Einführung der E-Rechnungspflicht im Zuge des Wachstumschancengesetzes hat nochmals einige Unternehmen – gerade aus dem Mittelstand – wachgerüttelt.

Gemäß dem Gesetz sind Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen gemäß DIN EN 16931 empfangen und verarbeiten zu können. Für den Versand sind Übergangsregelungen geschaffen worden, da die Realisierung der Lösungen noch vielen Unternehmen Zeit kostet. Ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) an die obersten Finanzbehörden der Länder vom 15. Oktober 2024 hat die Vorschriften der E-Rechnungspflicht gemäß dem Wachstumschancengesetz nun noch einmal weiter präzisiert. Demnach gelten für den verpflichtenden E-Rechnungsversand folgende Übergangsfristen:

Zudem kann bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 die Rechnungsausstellung und -übermittlung – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) erfolgen.

Anforderungen aus E-Rechnungspflicht

E-Rechnungen entsprechend der Norm EN16931 müssen ein strukturiertes elektronisches Format besitzen, elektronisch erstellt und elektronisch übermittelt werden sowie elektronisch verarbeitbar sein. Diese Voraussetzungen können rein elektronische XML-Formate wie XRechnung erfüllen und auch Hybrid-Formate wie ZUGFeRD, die einen sichtbaren Bereich und einen eingebetteten XML-Teil vorweisen. Die in Deutschland verbreiteten Standards ZUGFeRD und XRechnung entsprechen ab Version 2.0 den EN16931-Vorgaben. Dagegen entsprechen reine Rechnungen im PDF-Format diesen Vorgaben nicht und zählen zu sonstigen Rechnungen, die ab 1. Januar 2028 nicht mehr erlaubt sind.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober stellt auch klar, dass branchenspezifische Erweiterungen im Standard XRechnung mittels sogenannten Extensions erlaubt sind. Damit können zum Beispiel branchenbezogene Anforderungen berücksichtigt werden, ohne das Kern-Datenmodell für alle Anwender erweitern zu müssen. Die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben sind im Kern-Datenmodell enthalten.

Zudem bestätigt das BMF-Schreiben, dass ein E-Mail-Postfach ausreicht, um E-Rechnungen gesetzeskonform zu empfangen. Alternativ sind auch Schnittstellen oder Portale zulässig. Mit Beginn der endgültigen Verpflichtung – je nach Jahresumsatz 2027 oder 2028 – berechtigen »sonstige Rechnungen« nicht mehr zum Vorsteuerabzug. Eine nachträgliche Übermittlung einer E-Rechnung mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung kann diesen Zustand jedoch heilen.

Zusammenhang E-Rechnung und ECM

Die Erstellung von E-Rechnungen ist im Allgemeinen über neuere Versionen von Buchhaltungs- und ERP-Programmen möglich. Auch Portale bieten entsprechende Services an. Eine ECM- oder DMS-Lösung ist für den Empfang und das Versenden von E-Rechnungen also nicht einmal zwingend notwendig. Jedoch wird im BMF-Schreiben auch noch einmal darauf hingewiesen, dass E-Rechnungen ebenso wie zahlungsbegründende Unterlagen im auswertbaren Originalformat unveränderbar archiviert werden müssen. Dies schreibt bereits die schon seit 2015 geltende GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vor.

Bei der GoBD handelt es sich ebenfalls um ein BMF-Schreiben – also eine Verwaltungsanweisung, die aus Sicht der Finanzverwaltung die Anforderungen beschreibt, die steuerpflichtige Unternehmen erfüllen müssen, wenn die Buchführung in elektronischer Form geschieht. Dabei gelten für Belege und Dokumente in erster Linie die Grundsätze der Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Richtigkeit. Den Anforderungen zur Aufbewahrung nach diesen Grundsätzen können Unternehmen mit einem ECM-System quasi eines jeden Herstellers nachkommen, da die Archivierung von Dokumenten zu dessen Basiseigenschaften zählt. Somit sind ECM-Systeme in der Lage, elektronische Rechnungen im Originalformat revisionssicher zu archivieren.

Automatisierte Rechnungsabläufe

Jedoch bietet das Management von Rechnungen mit einem ECM-System noch weitaus mehr Vorteile. Ausgefeilte Suchfunktionen erleichtern das Auffinden und Bearbeiten von Rechnungen. Eingehende Rechnungen lassen sich automatisiert auslesen, klassifizieren und auf Basis definierter Regeln und Freigabefunktionen direkt an die für die Prüfung und Weiterbearbeitung zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. Indem die Automatisierung manuelle Prozesse minimiert, spart sie Zeit und Ressourcen. Durch eine Anbindung an das bestehende ERP-System können weitere Prozesse automatisiert werden. Es lassen sich weitere Daten über Bestell- und Wareneingangsprüfungen nutzen und die Rechnungsverarbeitung bis hin zur Dunkelverarbeitung automatisieren.

Zwar ist eine gewisse Automatisierung durch die Verwendung von E-Rechnungen gemäß E-Rechnungspflicht ebenfalls möglich, aber die Möglichkeiten sind begrenzt. Durch E-Rechnungen, die EN16931 entsprechen, lassen sich die steuerrechtlichen Pflichtangaben standardisiert in elektronische weiterverarbeitende Systeme transferieren. Wollen Anwenderinnen und Anwender individualisierte und umfassendere Workflows aufsetzen, benötigen sie Systeme wie ECM-Lösungen. Sie sind in der Lage, die Automatismen einzurichten und Rechnungsinformationen, die über die Pflichtangaben hinausgehen, aus Rechnungen auszulesen. Zudem können auch Rechnungen automatisiert werden, die nicht der EN16931 entsprechen, weil Unternehmen laut der Fristenregelung noch nicht dazu verpflichtet sind oder von ausländischen Organisationen stammen, die anders reguliert sind.

Künstliche Intelligenz erweitert Möglichkeiten

Mit Hilfe Künstlicher Intelligenz (KI) lassen sich die Bearbeitungs- und Automatisierungsmöglichkeiten von Rechnungen sogar noch erweitern und teilweise einfacher realisieren. Wie auch unser Artikel »Trend im Mittelstand: KI und ECM« zeigt, ist KI fähig, beim Abgleich von sehr umfangreichen Rechnungen und Lieferscheinen zu helfen. So können Verantwortliche beispielsweise erkennen, ob alle berechneten Teile auch schon geliefert sind. Zudem ist es nicht unbedingt nötig einen Workflow aufzusetzen, zu skripten oder zu programmieren, um Abläufe elektronisch abzubilden. Mit generativen Sprachmodellen lassen sich individuelle Rechnungsworkflows gestalten. Zum Beispiel können Rechnungsinformationen zusammengefasst und geprüft werden sowie von Fremdsprachen übersetzt werden.

Fazit

E-Rechnungen mit ECM-Systemen zu steuern, managen und bearbeiten, bietet viele Vorteile – vor allem wenn es um die Automatisierung geht. Zahlreiche mittelständische Unternehmen haben dies bereits erkannt und schon mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung begonnen. Ob sie damit aber auch alle Anforderungen der aktuellen E-Rechnungsverordnung abdecken, sollten sie zur Sicherheit noch einmal überprüfen.