Durchbruch für ECM und DMS im Mittelstand

Im Rahmen eines Studienberichts »ECM im Mittelstand – Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office« vom Sommer 2017 prognostizierte der ITK-Verband Bitkom ein spürbares Wachstum des mittelständischen Marktes für Enterprise Content Management (ECM). Damit lag der Verband wohl gar nicht so falsch, denn viele Anbieter von ECM-Lösungen und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bestätigen nun eine verstärkte Nachfrage seitens des Mittelstands. Vom ECM-Anbieter AMAGNO wird dies sogar als Durchbruch gewertet, der die Gründe dafür auf verschiedenen Ebenen sieht. Vor allem  lauten sie:

• Rechtlicher Druck durch GoBD und DSGVO
• Neuartige Bedienführungen
• Angepasste ECM-Lösungen für den Mittelstand

Rechtlicher Druck durch GoBD und DSGVO

»Die Entscheidung für ein ECM sollte für die Mitarbeiter eigentlich nicht durch Druck, sondern durch die begeisternden Mehrwerte in der täglichen Arbeit erfolgen«, meint Jens Büscher, CEO von Amagno. »Trotzdem steigt gerade die Nachfrage nach ECM-Lösungen insbesondere durch die Notwendigkeit der Einhaltung von Daten- und Rechtssicherheit.«

So ist eine rechtlich konforme Datenhaltung von Dokumenten, Belege und Emails zum Beispiel im Rahmen der Anforderungen gegenüber dem Finanzamt (HGB, AO, etc.) durch ein ECM quasi zwingend erforderlich. Mittlerweile bietet fast jeder etablierte ECM-Anbieter ein Softwarezertifikat an, um die Konformität bei ordnungsgemäßen Einsatz im Kontext einer Verfahrensdokumentation zu bestätigen, beispielsweise via IDW PS 880.

In noch größerem Zugzwang befinden sich die Unternehmen aber durch die hohen Ansprüche der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Kaum ein Unternehmen ist beispielsweise in der Lage, in kürzester Zeit Auskunft über die Ablage  von personenrelevanten Daten und Dokumenten zu geben, da sich viele Dokumente in nicht durchsuchbaren Plattformen, wie Mailserver, Netzlaufwerken oder Papierakten befinden. ECM-Lösungen bieten jedoch die Möglichkeit, bei digitaler Ablage all dieser Daten, diese im gesamten Text in Millionen von Inhalten in Sekunden zu durchsuchen und Auskunft zu erteilen, um notwendige Maßnahmen einzuleiten. Nur damit gelingt es den Unternehmen bis Mai 2018 überhaupt noch, eine solide auswertbare Datenbasis zu erzeugen. Die bereits erwähnte Bitkom-Studie bestätigte, dass ein hoher Anteil aller ECM einsetzenden Unternehmen eine Verbesserung der Daten- und Rechtssicherheit erreicht.

Begeisterung durch neuartige Bedienführungen

Laut Büscher waren außerdem die etablierten ECM-Lösungen die letzten Jahrzehnte nicht durch Schönheit und Bedienfreude bekannt. »Die Entscheidungen für ein ECM wurde in der Regel »Top Down« gefällt und nicht »Bottom Up« von den Anwendern«, so Büscher. Dies habe sich mit der neuen Mitarbeitergeneration deutlich geändert. Die Anwender tragen die Bedienansprüche der privaten Anwendungen in den Businessbereich. Durch die Entwicklung von simplifizierten Apps für moderne mobile Endgeräte und der Einfluss von extrem reduzierten Bedienweisen großer Cloud Storage Anbieter mit Services für Enterprise File Sync and Share (EFSS) wie Box, Dropbox, Google Drive oder Microsoft Onedrive verändert sich das Design der ECM-Lösungen seit Jahren deutlich positiv.

Die Veränderung des Bedienerlebnisses lässt die Mitarbeiter spürbar effektiver und mit mehr Spaß arbeiten. Mitarbeiter erwarten nun mehr als Standard assistierende Systeme, die den Funktionen einer ECM-Lösung gleichen. Dies kann durchaus auch eine Synergie aus EFSS- und ECM-Lösungen sein.

Angepasste ECM-Lösungen für den Mittelstand

Ähnlich wie Enterprise Resource Planning Software (ERP Software) hatten ECM-Lösungen das Image, dass sie hochkomplex sind und mit hohem Beratungs- und Integrationsaufwand über Monate in Unternehmen eingeführt werden müssen. Da jedoch der Mittelstand nicht über sehr viel  Zeit und Geld verfügt, haben die meisten Anbieter in den letzten Jahren deutlich reagiert: Das Modulchaos wurde beseitigt, die Preismodelle angepasst und transparenter gestaltet sowie der Aufwand für die Inbetriebnahme auf kurze Zeit kondensiert.

Interessant für die Erfüllung mittelständischer Bedürfnisse ist der in Deutschland noch eher junge Trend: die Nutzung der Cloud für vollwertige ECM-Lösungen. Die Vorteile der Cloudlösungen bestehen in der schnellen Verfügbarkeit und dem Verzicht auf eigene teure IT Infrastruktur und Administrationskosten. Bislang gibt es hierzulande nur eine überschaubare Anzahl von Anbietern dafür, beispielsweise Amagno, d.velop, Docuware und ELO.

Prinzipiell sind in Deutschland die Voraussetzungen für die Nutzung von Cloudlösungen sehr gut. Gerade erst hat die internationale Vereinigung, Deutschland vor Japan und den USA als weltweit besten Standort für Cloud-Dienste gekürt. So punktet Deutschland sowohl in den Bereichen Datenschutz und IT-Sicherheit als auch bei Breitband.