E-Rechnungspflicht für Kleinbetriebe und Selbstständige

Bedeutung der E-Rechnungspflicht

In Deutschland gilt seit dem 1. Januar dieses Jahres im BtB-Bereich die E-Rechnungspflicht, die auch kleine Unternehmen und Selbstständige weitestgehend betrifft. Entsprechend dieser müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger nun in der Lage sein, E-Rechnungen gemäß DIN EN 16931 empfangen und verarbeiten zu können.

Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UstG. Ebenso müssen Kleinbetragsrechnungen, die bis zu einem Betrag von 250 Euro gehen, und Fahrausweise nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Für Kleinunternehmer gilt ebenfalls eine Ausnahme: Sie müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, aber nicht sie auch zu versenden.

Übergangsfristen für den E-Rechnungsversand

Um Unternehmen generell die Umstellung zu erleichtern, gibt es für den Versand von E-Rechnungen Übergangsfristen:

Bis zum 31.12.2026 können für Umsätze im BtB-Bereich ohne erforderliche Zustimmung des Empfängers noch Papierrechnungen versandt werden. Wenn der Rechnungsempfänger dem Verfahren zustimmt, können auch Rechnungen als PDF beziehungsweise sonstige Rechnungen übermittelt werden. Dazu erfordert die Zustimmung des Empfängers keine besondere Form. Bis zum 31.12.2027 ist dies auch für Umsätze im Jahr 2027 möglich, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht übersteigt. Doch ab 2028 wird die elektronische Rechnung dann tatsächlich zwingend in allen Bereichen zur Anwendung kommen.

Anforderungen an E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen entsprechend der Norm EN16931 ein strukturiertes elektronisches Format besitzen, elektronisch erstellt und elektronisch übermittelt werden sowie elektronisch verarbeitbar sein. Diese Voraussetzungen können rein elektronische XML-Formate wie XRechnung erfüllen und auch Hybrid-Formate wie ZUGFeRD, die einen sichtbaren Bereich und einen eingebetteten XML-Teil vorweisen. Die in Deutschland verbreiteten Standards ZUGFeRD und XRechnung entsprechen ab Version 2.0 den EN16931-Vorgaben. Dagegen erfüllen reine Rechnungen im PDF-Format diese Vorgaben nicht und zählen wie Papierrechnungen laut Gesetzestext zu sonstigen Rechnungen, die ab 1. Januar 2028 nicht mehr erlaubt sind.

Voraussetzung für den E-Rechnungsempfang

Für den Empfang von E-Rechnungen genügt es, lediglich ein E-Mail-Postfach zu besitzen, was auch für kleine Unternehmen und Selbstständige keine Hürde darstellt. Mit dem Betrachten und Verarbeiten von E-Rechnungen kann es dagegen schon schwieriger werden. Ein reines XML-Format wie bei der XRechnung ist für das menschliche Auge nicht lesbar. Demgegenüber besitzt das hybride Format ZUGFeRD auch einen menschlich lesbaren Teil und stellt prinzipiell kein Problem für die Weiterverarbeitung dar. Die Formate XRechnung und ZUGFeRD ermöglichen eine direkte Integration in Buchhaltungssysteme, ohne dass manuelle Eingaben notwendig sind.

Erhält man eine Rechnung im XRechnung-Format, gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Inhalt sichtbar beziehungsweise manuell verarbeitbar zu machen. So besitzen die meisten ERP- und ECM-Programme inzwischen Funktionen, um XRechnungen menschlich lesbar zu machen. Für Selbstständige und kleine Unternehmen, die diese nicht besitzen, können reine XML-Konverter helfen. Sie gibt es wie den Quba-Viewer oder den XML Converter als kostenlose Software zum Download. Für die Erstellung von XRechnungen gibt es ebenfalls kostenfreie Tools und Plattformen wie accountable.de und PDF24.

E-Rechnungen rechtssicher aufbewahren

Allerdings sollten sich Selbstständige und kleine Unternehmen auch Gedanken machen, wie sie E-Rechnungen und andere elektronische Belege aufbewahren. Sowohl die E-Rechnungspflicht als auch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben vor, wie dies geschehen sollte. So beschreibt die GoBD aus Sicht der Finanzverwaltung die Anforderungen die steuerpflichtige Unternehmen erfüllen müssen, wenn die Buchführung in elektronischer Form geschieht. Dabei gelten für Belege und Dokumente in erster Linie die Grundsätze der Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Richtigkeit. Es wird unter anderem darauf hingewiesen, dass die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem die Anforderungen der Unveränderbarkeit nicht erfüllt, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.

Um die Vorgaben zu erfüllen, reicht es nicht aus die E-Rechnungen auf dem PC zu speichern oder auszudrucken. Vielmehr helfen kaufmännische Programme, ERP- und ECM-Software elektronische Rechnungen und Dokumente gesetzeskonform aufzubewahren. Beispielsweise ist hierzu die Buchhaltungssoftware Lexware Office in der Lage. Die Cloud-Lösung bietet für 6,90 Euro monatlich unter anderem ein GoBD-Langzeitbelegarchiv und für 11,90 Euro monatlich zusätzlich das Erfassen und Erstellen von E-Rechnungen sowie weitere Funktionen. Die ECM-Software ecoDMS Business Edition ist für 148,75 Euro, brutto, erhältlich und dafür 24 Monate nutzbar, während die Private Edition 89 Euro kostet. Mit ecoDMS können Nutzende gesetzeskonform Dokumente archivieren und diese effizient verwalten. E-Rechnungen lassen sich gemäß XRechnung und ZUGFeRD erstellen und verarbeiten.

Hintergrund der E-Rechnungspflicht

Die Verwendung der E-Rechnung ist Voraussetzung für ein elektronisches Meldesystem, auf das Finanzbehörden Zugriff erhalten. So soll wie bereits in Italien Umsatzsteuerbetrug vermieden werden. Denn gerade in diesem Bereich kommt es immer wieder zu Betrugsfällen, die ohne digitale Prozesse schwer aufzudecken sind. Eine Initiative der EU-Kommission (VAT in the Digital Age – kurz: ViDA) hat daher ein Maßnahmenpaket für alle EU-Länder erarbeitet. Dieses sieht unter anderem die Verpflichtung zur Einführung elektronischer Rechnungen und ein zentrales Meldesystem vor.

Weiterführende Links

• Übersicht zu DMS-Lösungen für Selbstständige und Kleinbetriebe
• So hilft ECM bei der E-Rechnungspflicht
• Online Special: Automatisierte Rechnungs- und P2P-Prozesse