Gartner und Bitkom zu Dokumentenmanagement im Mittelstand

Mittelständische Unternehmen haben laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner oft dieselben Anforderungen an eine Dokumenten-Management- oder Enterprise-Content-Management- Lösung (DMS oder ECM) wie große Unternehmen. Allerdings besitzen sie nicht die Kapazitäten, komplexe ECM- oder DMS-Software einzusetzen. Gartner hat neben dem allgemeinen Blick auf die ECM-Landschaft auch einen speziellen auf die des Mittelstandsmarktes gerichtet.
Bei der ECM-Integration gehen Mittelständler wegen der Komplexität nach Angaben von Gartner häufig einen der beiden folgenden Wege: Entweder beginnen sie bei einer bestimmten Disziplin und bauen dann die Lösung sukzessive in anderen Bereichen aus oder sie setzen auf DMS-Anbieter, die sich speziell dem Mittelstand widmen und hier Kernfunktionalitäten bieten. (ECMguide.de veröffentlicht in der kommenden Woche hierzu eine große Übersicht) Ebenso können Cloud-basierte Angebote besonders für den Mittelstand interessant sein, da hier häufig die Implementierungskosten niedrig sind und die Nutzung einfacher gestaltet ist.

Laut Gartner gibt es drei Haupttreiber für Mittelstand

Gartner identifiziert drei ECM-Disziplinen, die bei mittelständischen Unternehmen gerade beim Start von ECM-Systemen als besonders interessant erachten: Dokumentenerfassung, Dokumentenmanagement und Records-Management.

ECM-Einstiegsprojekte im Mittelstand bilden häufig die Auflösung von Papierarchiven und papierzentrischen Geschäftsprozessen. Hierzu werden Papierdokumente elektronisch erfasst und archiviert. Unternehmen profitieren von Platzgewinn, Papierersparnis und schnelleren Recherchemöglichkeiten. Klassische Dokumentenmanagement-Systeme managen Dokumente, die bereits im elektronischen Format vorliegen, wie Office- oder PDF-Dokumente. DMS-Lösungen vereinfachen die Versionierung von Dokumenten und bieten Workflow-Komponenten, um Dokumente durch vordefinierte Prozesse zu steuern.

Unter Records-Management betrachtet Gartner die Möglichkeiten von ECM-Systemen, die Rechtssicherheit oder Compliance-Regeln mit überschaubarem Aufwand einzuhalten. Dabei geht es um die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen für digitale geschäftliche Dokumente, die Behörden und andere Einrichtungen vorschreiben.

Bitkom befragte über 800 Mittelständler

Der Bundesverband Informationswirtschaft Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) hat ebenfalls speziell den mittelständischen ECM-Markt untersucht und hierzu über 800 mittelständischen Unternehmen mit ECM-Erfahrung befragt. 90 Prozent der Befragten bescheinigen ECM-Software einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz in dokumentenbezogenen Prozessen und 75 Prozent zur Verbesserung der Daten- und Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten.

Laut Bitkom fördern der Trend zur elektronischen Akte sowie der elektronische Rechnungsaustausch den Einsatz von ECM-Software im Mittelstand. Darüber hinaus schlagen sich auch in diesem Bereich Technologietrends wie eine stärkere rollen- und kontextbasierte Benutzerführung und die zunehmende Mobilität von ECM-Software nieder.

ECM-Potenzial nutzen Mittelständler kaum aus

Rund ein Drittel der mittelständischen Unternehmen setzt nach den Ergebnissen von Bitkom eine Standard-Software für Aufgaben des ECM ein. Die Verbreitung hänge aber in hohem Maße von der Unternehmensgröße ab: So nutzen bereits etwa 60 Prozent der größeren Mittelständler Standard-Software für ECM. Nur gut 40 Prozent der mittelständischen Unternehmen, die bereits Lösungen für ECM nutzen, setzen diese unternehmensweit ein. Die Potenziale eines einheitlichen, unternehmensweiten ECM schöpft der Mittelstand bis dato kaum aus.

Laut Bitkom sind bei erheblichen Schwankungen von Installation zu Installation im Mittelstand für einen ECM- Arbeitsplatz ohne Hardware-Ausstattung durchschnittliche Anschaffungskosten von 1.095 Euro zu veranschlagen. Die jährlichen Kosten für Betriebsdienstleistungen belaufen sich etwa auf rund 212 Euro.

Rund 14,7 Prozent aller mittelständischen Unternehmen geben an, in naher Zukunft in ECM-Software investieren zu wollen. Bei größeren Mittelständlern liegt diese Quote sogar bei gut 20 Prozent. Etwa 19 Prozent der Unternehmen ohne Erfahrung im Einsatz von ECM-Software planen in absehbarer Zeit ECM-Investitionen. Entsprechend ist von einem Wachstum des mittelständischen Marktes für ECM-Software zu rechnen.