Interview zu DMS/ECM bei Kleinbetrieben mit Ralf Schmitz, ecoDMS

Wie und warum sich auch Kleinbetriebe mit einem DMS oder ECM-System beschäftigen sollten, besprachen wir mit Ralf Schmitz von ecoDMS. Wichtigste Argumente sind in seinen Augen, die Büroarbeit zu vereinfachen und sich Rechts- sowie Datensicherheit zu verschaffen.

Welche Funktionen sollte ein Dokumentenmanagement-System (DMS) für den Einsatz in Kleinbetrieben mitbringen?

Schmitz: Aus unserer Erfahrung sollte in einem DMS vor allem eine Volltextsuche enthalten sein, die einen schnellen Informationszugriff ermöglicht. Wichtig ist auch das Erstellen von Suchfiltern, mit denen Anwender zu bearbeitende Dokumente mit einem Klick aufrufen können, beispielsweise neu eingehende Rechnungen. Und es sollte einfache Möglichkeiten geben, um Dokumente aus unterschiedlichen Quellen, etwa Drittprogrammen oder E-Mails, importieren zu können.

Welche Kriterien sind für kleinere Unternehmen – neben dem Funktionsumfang – bei der Auswahl eines DMS noch in Betracht zu ziehen?

Schmitz: Da sind der Preis, eine einfache Installation und Bedienbarkeit sowie eine umfangreiche, kostenlose Dokumentation beziehungsweise How-to-Anleitungen zu nennen.

Woran lässt sich am besten erkennen, ob ein DMS für das eigene Unternehmen über- oder unterdimensioniert ist?

Schmitz: Ein DMS ist unterdimensioniert, wenn Dokumente nicht nur im DMS, sondern zusätzlich an anderen Orten lange aufbewahrt werden müssen. Dagegen ist ein DMS überdimensioniert, wenn mehr Schritte bis zur Archivierung nötig sind als bei einer analogen Aufbewahrung und ein umfangreiches Setup eine kurzfristige Einführung behindert.

Die Optimierung von Abläufen spielt auch in kleineren Betrieben eine immer wichtigere Rolle. Ist es sinnvoll, ein DMS um eine Workflow-Lösung zu ergänzen, beispielsweise zur Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen?

Schmitz: Bei einem kleinen Handwerksbetrieb, der in der Woche zehn Rechnungen erhält, ergibt eine ergänzende Workflow-Lösung nur wenig Sinn. Anders sieht es aber beispielsweise bei Betreibern von Online-Shops aus, die mit einer kleinen Mannschaft viele Dokumente bearbeiten müssen. Nach unserer Faustregel lohnt sich eine Workflow-Lösung ab monatlich 200 Rechnungen.

Welche Bereitstellungsart (SaaS/On-Premises) ist für Kleinbetriebe am besten geeignet?

Schmitz: Für kleinere Betriebe empfiehlt sich grundsätzlich ein SaaS-Modell. Auf der anderen Seite sind die Preise für Hardware mittlerweile recht gering, sodass auch kleine Betriebe eine schmale On-Premises-Lösung wirtschaftlich betreiben können.

Für welche Zwecke sollten Kleinbetriebe ein DMS anschaffen?

Schmitz: Die wichtigsten Argumente sind, die Büroarbeit zu vereinfachen, womit eine Zeitersparnis einhergeht und sich Rechts- sowie Datensicherheit zu verschaffen. Darüber hinaus bietet ein DMS eine bessere Übersicht über alle Dokumente als meterlange Aktenregale und ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente. So können beispielsweise Handwerker auf einer Baustelle Aufträge mit ihrem Smartphone einsehen.

Welche Vor- und Nachteile können sich aus der Anschaffung ergeben?

Schmitz: Unternehmen sind gefordert, ihre Mitarbeitenden auf die Arbeit mit einem DMS vorzubereiten und zu schulen. Darüber hinaus ist es erforderlich, bestehende Prozesse, die oft schon seit Jahren etabliert sind, anzupassen und damit aber auch zu optimieren. Hierbei kann es zu Widerständen kommen – nach dem Motto: »Das haben wir schon immer so gemacht« – und mögliche Bedenkenträger müssen von den Vorteilen digitaler Dokumente überzeugt werden. Zudem ist es gegebenenfalls erforderlich, neue oder zusätzliche Hardware anzuschaffen. Die Vorteile liegen in einer Kostenersparnis, einer Prozessoptimierung, in GoBD-konformem Arbeiten, der Erfüllung von Compliance-Vorgaben und einer Rechtssicherheit.

Mit welchen Kosten müssen Kleinbetriebe bei der Anschaffung und für den laufenden Betrieb rechnen?

Schmitz: Ich vergleiche diese Frage gern mit der, was ein Auto kostet. Je nachdem ob es sich um einen Kleinwagen oder einen Sprinter handelt, ist die Spanne entsprechend groß. Die Kosten hängen von den jeweiligen Anforderungen ab. Das ist bei einem DMS genauso. Es gibt durchaus Hersteller, die ein standardisiertes DMS für fünf User bereits für wenige 100 Euro anbieten. Sind zusätzliche Programmierarbeiten etwa zur Erweiterung des vorhandenen Funktionsumfangs oder Anbindungen erforderlich, entstehen natürlich höhere Kosten, die individuell nach den jeweiligen Anforderungen kalkuliert werden müssen. Auch die Kosten für den laufenden Betrieb, also Service und Wartung, variieren. So fallen beispielsweise zusätzliche Kosten für die Bereitstellung einer SaaS -Lösung an.

Wie viele DMS-Lösungen existieren Ihrer Einschätzung nach im DACH-Markt für Kleinbetriebe?

Schmitz: Wir gehen von 86 standardisierten DMS-Lösungen in der DACH-Region aus. Hinzu kommen dann noch jene, die bestimmte Branchen andressieren.

Wer bietet bessere Lösungen für Selbstständige und Kleinstunternehmen – etablierte DMS-Anbieter oder neue Player?

Schmitz: Je nach Bedarf. Neue Anbieter können für Kleinbetriebe eine Alternative sein, da sie sich in der Regel die bereits am Markt bestehenden Systeme anschauen und deren mögliche Schwachstellen mit ihren eigenen Lösungen abdecken. Für neue Player spricht zudem deren Agilität. Dagegen ist der Funktionsumfang von Lösungen etablierter Anbieter umfassender und bereits praxiserprobt. Hinzu kommt deren langjährige Expertise.