Mehr Bereitschaft zur Digitalisierung im Mittelstand

Die Digitalisierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist im Mittelstand noch nicht so weit wie bei großen Unternehmen. Daher stehen viele Mittelständler in der aktuellen Coronakrise besonders unter Druck. Eine Umfrage des Bitkom vom Herbst 2019 ergab, dass nur 19 Prozent des Mittelstandes für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit softwareseitig aufgestellt sind. Damit besteht ein deutlicher Abstand zu großen Unternehmen, die auf 86 Prozent kommen. Allerdings war die Bereitschaft der mittelständischen Unternehmen schon vor der Covid-19-Pandemie relativ groß, Lösungen für Enterprise Content Management beziehungsweise Dokumentenmanagement anzuschaffen, die die Digitalisierung tragen. Laut der Studie »Digital Office im Mittelstand« des IT-Branchenverbands Bitkom planten rund 30 Prozent aller mittelständischen Unternehmen, in naher Zukunft in eine integrierte Software zu investieren, welche ECM-Aufgaben abdeckt. Bei den meisten (23 Prozent) ging es um eine Erstbeschaffung während 4 Prozent eine vorhandene ECM-Software ersetzen und 3 Prozent den Einsatz ihrer vorhandenen ECM-Software erweitern wollen.

Der unternehmensweite Einsatz von ECM-Software über alle Unternehmensbereiche hinweg ist im Mittelstand erst bei 40 Prozent der Installationen vorzufinden. Häufig statten Mittelständler verschiedene Unternehmensbereiche sukzessive mit ECM-Software aus, wobei der Start zumeist im Finanzbereich liegt. »Viele fangen im finanziellen Umfeld an, weil den Verantwortlichen hier besonders wichtig ist, dass alles korrekt abläuft. Die Buchhaltung muss ebenso stimmen und effizient funktionieren wie das Kostenmanagement«, berichtet Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer von ELO Digital Office, der mit seinem Unternehmen vorwiegend mittelständische Unternehmen mit ECM-Lösungen versorgt. Die Bitkom-Studie bestätigt Mosbachs Erfahrung, da der Bereich »Buchhaltung/Controlling« mit 53 Prozent am häufigsten mit ECM-Lösungen versorgt wird. Danach folgen »Einkauf und  Beschaffung« mit 43 Prozent sowie »Marketing und Vertrieb« mit 40 Prozent.

DMS-Einsatz ist branchenabhängig

Allerdings hängt der bereichsspezifische Software-Einsatz stark von den Gegebenheiten der jeweiligen Branche ab. So liegen »Einkauf und Beschaffung« neben »Marketing und Vertrieb« im Handel mit 51 Prozent vor allen anderen Bereichen während »Technische Bereiche«, »Produktion« und »Logistik« mit jeweils 27 Prozent beziehungsweise 25 Prozent nur in der Industrie nennenswert zum Einsatz kommen. Dies legt nahe, dass Mittelständler großen Wert auf den direkten Nutzen legen. Daher verwenden sie auch gerne Lösungen, die bereits auf ihre Branche zugeschnitten sind, wie Mosbach berichtet: »Im Gegensatz zu Großunternehmen, existiert beim Mittelstand eine stärkere Fokussierung der Branchenthematik. Der Maschinenbauer hat beispielsweise Richtung Produktionsplanung Schwerpunkte, während einem Autohaus der Service und die Auftragsabwicklung wichtig sind.«

Neben den mittelständischen Unternehmen, die in ganzheitliche Lösungen investieren wollen, gibt es laut der Bitkom-Umfrage etwa 30 Prozent weitere, die auf ausgewählte Aufgaben des Digital Office spezialisiert sind. Thematisch stehen dabei E-Mail-Management, Collaboration Management und (Web) Content Management auf den vordersten Rängen. Da die Studie allerdings einige Monate vor der aktuellen Coronakrise durchgeführt wurde, ist davon auszugehen, dass sich dieser Anteil zumindest hinsichtlich Collaboration Management momentan deutlich erhöht hat. Jetzt ist der Bedarf groß, Heimarbeitsplätze auszugestalten und digitale Projektbearbeitung in ortsunabhängigen Teams mit firmeninternen und –externen Teilnehmern zu realisieren.

Warnung vor zu einfachen Cloud-Lösungen

Wer allerdings bislang wenig in sein »Digital Office« investiert hat und schlecht vorbereitet an diese Aufgabe herangeht, hat es schwer. Dringlichste Aufgabe ist dann, den Remote-Zugriff auf die im Unternehmen vorhandenen Dokumente und Informationen sicherzustellen. Viele suchen eine schnelle technische Lösung in der Cloud, vernachlässigen aber rechtliche, organisatorische und strukturelle Fragen. Eine geschäftskritische Anforderung, nämlich das durchgängige Management der in Heimarbeit entstehenden oder bearbeiteten Dokumente, wird nach Meinung von Karsten Renz, Gründer und CEO des ECM-Software-Spezialisten OPTIMAL SYSTEMS, dabei gerne übersehen. Er warnt daher: »Viele setzen derzeit zur Auslagerung und verteilten Zusammenarbeit auf Cloud-Anbieter wie »Dropbox«, »Microsoft OneDrive« oder »Google Drive«. Sie sind schnell eingerichtet, für alle Mitglieder des Teams verfügbar und lassen sich intuitiv nutzen. Allerdings dienen sie lediglich der Ablage von Dateien an einem mehr oder weniger bekannten Ort im Internet und ermöglichen von beliebigen Orten und unterschiedlichen Geräten aus den Zugriff darauf.« Was auf der Strecke bleibe, sei das konsistente Management der digitalen Dokumente und ihrer meist unternehmenskritischen Inhalte, das ein ECM-System jedoch beherrsche.

Allerdings gibt es inzwischen auch einige ECM-Anbieter wie AMAGNO, DouWare und d.velop, die cloudbasierte ECM-Lösungen offerieren. Aufgrund der hohen Skalierbarkeit und schnellen Inbetriebnahme bieten sie sich gerade auch für mittelständische Unternehmen an. Laut der Bitkom-Studie spielten diese Public-Cloud-Angebote mit einem durchschnittlichen Einsatz von 10 Prozent der befragten Mittelständler noch eine untergeordnete Rolle.

Cloudbasierte ECM-Lösungen auf dem Vormarsch

Dagegen ist »Hosting« oder »Private Cloud«, wobei Unternehmen zumindest Teile ihrer ECM-Infrastruktur in einem externen Rechenzentrum betreiben, schon etablierter. Mit 46 Prozent liegt dies sogar leicht vor der klassischen Form des »Betriebs der Software im eigenen Unternehmen« (»On-Premises«).

Bereits seit zwei Jahren beobachtet Jens Büscher, Geschäftsführer von Amagno, dass sich die Akzeptanz der Cloudlösungen massiv verändert. »Die Voraussetzungen für Cloudlösungen werden täglich besser, zum Beispiel Leitungskapazitäten. Die Betriebskosten sind gering. Viele Lösungen zur Digitalisierung lassen sich über Schnittstellen schnell realisieren, zum Beispiel den digitalen Posteingang oder das automatische Laden von Rechnungen aus Onlineportalen.« Gerade in der Coronakrise werde nun ein zusätzliches Bewusstsein zur Cloud geschaffen, da sich viele Herausforderungen, die eine schnelle Digitalisierung mit sich bringt, einfacher bewerkstelligen lassen. Dass die Coronakrise, die Cloud-Thematik im Mittelstand beflügeln könnte, sieht auch Mosbach so: »Jetzt werden nämlich sehr schnell digitale Lösungen benötigt, um arbeitsfähig zu sein. Dies ist mit Cloud-Lösungen schneller möglich. Der ein oder andere, der bisher nichts gemacht hat, wird nun wesentlich offener sein und denken: Wenn ich jetzt meine Lösung in der Cloud hätte, könnten meine Mitarbeiter schneller und effizienter von zu Hause aus arbeiten.

Cloud-Trend verändert auch Abrechnungsmodelle

Im Zuge der Cloud-Nutzung wird von immer mehr ECM-Herstellern die nutzungsabhängige Bezahlung von Software propagiert. Jedoch zeigt die Bitkom Studie, zu der 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern befragt wurden, dass derartige Bezahlmodelle im Mittelstand bis dato nur wenig verbreitet sind. So dominiert nach wie vor der klassische Lizenzkauf, der im Durchschnitt pro ECM-Arbeitsplatz 683 Euro für die Softwarelizenz ausmacht. Hinzu kommen jährlich durchschnittlich 116 Euro Wartungsgebühren und 120 Euro für Anpassungen der ECM-Lösung im laufenden Betrieb pro ECM-Arbeitsplatz.