Produktorientierter ECM-Rückblick 2021 und Ausblick auf 2022

Corona dominierte auch 2021 das gesellschaftliche und wirtschaftliche Leben und hatte damit wie im Jahr zuvor Auswirkungen auf das ECM-Geschehen. Nach der ersten Digitalisierungswelle 2020 ging es in diesem Jahr um die ECM-Anbindung von Tools für Collaboration und Drittanwendungen sowie Services für Home-Office-Worker. Trends waren auch App-Erweiterungen und kürzere Release-Zyklen.

Home-Office-Betrieb im Lockdown

Gerade das erste Halbjahr, in dem die Corona-Impfungen erst allmählich in Schwung kamen, war von Lockdown-Maßnahmen und dem Arbeiten im Home Office geprägt. Größere Probleme wie die Verbindung von zuhause in das Firmennetz und der Austausch via Collaboration-Lösungen und Videoconferencing waren schon im Vorjahr gelöst worden. Doch nun ging es um die Konsolidierung von Informationen aus eilig angeschafften Tools und ergänzende Prozesslösungen.

So startete der Druckdienstleister CBS im April die Hybridpost-Plattform »CBS SMARTPOST« mit der Beschäftigte im Home Office digital erstellte Dokumente von CBS drucken, kuvertieren, frankieren und versenden lassen können. Hierzu benötigen die Nutzenden ein kleines lokales Softwarepaket, über das die Dokumente per Druckertreiber sicher übertragen werden. Der komplette Standardbrief, der am Folgetag den Adressaten erreicht, kostet inklusive Versand mit 80 Cent so viel wie das normale Briefporto. Kosten für Drucker, Toner, Papier, Umschlag, zeitlichen Aufwand und Bevorratung von Materialien entfallen.

Wer seine Mitarbeitenden trotzdem zuhause mit einem Drucker ausstatten will, kann dies seit März über ein Angebot von Ricoh. Speziell für das Home-Office hat Ricoh den Desktop-Drucker »GelJet-Business-Drucker SG 3210DNw« konzipiert, den der Hersteller inklusive Verbrauchsmaterialien den Nutzenden seiner Geschäftskunden direkt nach Hause liefert.

Integration von Collaboration-Lösungen

Zur wesentlichen Basis, um das Arbeiten im Home Office durchzuführen, zählen Collaboration-Lösungen, die bereits 2020 einen großen Schub erfuhren. Deutlich zeigte dies eine Umfrage des Research- und Beratungsunternehmens Gartner vom August. Der zufolge nutzten 2021 rund 80 Prozent der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer Collaboration-Tools. 2019 verwendeten nur etwas mehr als die Hälfte diese Tools, was einen Anstieg von 44 Prozent seit dem Beginn der Corona-Pandemie bedeutet. Insbesondere die Nutzung von Meeting-Lösungen hat während der Pandemie stark zugenommen. Während Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer weltweit berichteten, dass sie 2019 durchschnittlich 63 Prozent ihrer Besprechungen persönlich abhielten, sank diese Zahl bis 2021 auf 33 Prozent, da mehr Besprechungen über audio- und videogestützte Besprechungslösungen stattfanden.

Da während den Online-Besprechungen Dokumente erstellt und bearbeitet werden, die wiederum compliance-gerecht und leicht auffindbar abgelegt werden sollten, ist die Einbindung in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) empfehlenswert. Damit DMS und Collaboration-Lösung reibungslos zusammen arbeiten, sind entsprechende Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten sinnvoll. Folglich haben viele DMS- und ECM-Anbieter ihre Lösungen erweitert. Gerade das verbreitete »Microsoft Teams« erfuhr zunehmende Unterstützung, da hier Dokumente nur sitzungsweise abgelegt sind und dann eine übergreifende Systematik und Zugriffsmöglichkeiten fehlen. Um dies zu verhindern, hat beispielsweise Kendox im Frühjahr seine cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösung »Kendox InfoShare« mit zusätzlichen Funktionen für die Nutzung mit Microsoft Teams ausgestattet. Mit der Einbindung des DMS Kendox Infoshare besteht für berechtigte Nutzende direkt aus der Benutzeroberfläche von Teams heraus Zugriff auf Dokumente, Daten und Inhalte aus anderen Unternehmensanwendungen und Quellen, die im zentralen »InfoShare Archiv« archiviert sind und/oder zu einem bestimmten Projekt gehören. Ebenso hat OpenText in seinem dritten Release-Update für »OpenText Extended ECM for Office 365« Integrationen für »Microsoft Teams« vorgestellt, die die digitale Zusammenarbeit erleichtern und die DSGVO-konforme Kontrolle über den Informationsaustausch erlauben sollen . Um Chat-Aufzeichnungen aus »Microsoft Teams« entsprechend gesetzlichen Vorschriften sichern zu können, ermöglichte windream bereits im Januar die Integration von Microsoft Teams in sein gleichnamiges ECM-System. Darüber hinaus können mit der Lösung auch Anwendungen wie die Eingangsrechnungsverarbeitung in Teams integriert werden.

Themenspezifische ECM-Lösungen

Neben der Ausweitung der Integrationsmöglichkeiten für Drittapplikationen – nicht nur in die Microsoft- sondern auch in die ERP-Welt und andere Bereiche, wie unter anderem bei Hyland – fällt bei der Produktentwicklung auf, dass ECM-Anbieter immer mehr vorkonfigurierte Lösungen anbieten. Im Juni hat amagno in Version 6 der »Amagno Business Cloud« erstmals Standard-Workflows vorgestellt. Die ersten Lösungen gibt es im neuen Solution Store für Rechnungs- und Personalwesen sowie für Ein- und Verkauf. Nach Rechnungsverarbeitung, Personalmanagement, smarte Dokumentorganisation hat DocuWare mit »G-Nachweis am Arbeitsplatz« die vierte vorkonfigurierte Lösung unlängst vorgestellt. Damit können Unternehmen die Zutrittskontrolle entsprechend den Corona-Bestimmungen digital abwickeln.

Zudem liefern immer mehr ECM-Hersteller Apps, um Dokumente ortsunabhängig zu verwalten und auch per Smartphone zu erfassen. Hierzu gab es vor kurzem Ankündigungen von Windream und Proxess. Amagno kündigte im November gar eine Multiplattform-App an, die den regulären Client für Windows sowie das Browser-Interface ersetzen soll.  Der Anspruch von Amagno ist, ein vollwertiges ECM nicht nur auf großen Geräten, wie PCs und  Macs zu ermöglichen, sondern dies auch vollständig über Smartphones konfigurierbar zu machen.

Kürzere Release-Zyklen

Neben den funktionellen Veränderungen verfestigt sich auch der Trend, die Release-Strategie nicht mehr auf größere Hauptversionen, sondern auf mehrere möglichst regelmäßige Release-Updates auszurichten. Die beiden ECM-Branchenführer Opentext und Hyland gehen diesen Weg relativ konsequent seit rund zwei Jahren und bringen viermal im Jahr neue Releases über die gesamte Produktpalette hinweg heraus. ecoDMS verkündete im März, dass es nicht mehr, wie bisher alle zwei Jahre ein Major Release geben soll, sondern kontinuierliche Verbesserungen, Fehlerbehebungen und Updates in sogenannten »Rolling Releases«. ELO Digital Office stellte im Juni mit »ELO ECM 21« einen Wechsel der Release-Strategie vor. Künftig will der Hersteller auch alle zwei Jahre Long-Term-Support-Releases (LTS-Releases) bereitstellen und dazwischen immer wieder themenorientierte Feature-Releases.

Ausblick auf weitere ECM-Entwicklungen

Für 2022 ist zu erwarten, dass die Konsolidierung von Dateninseln, die aufgrund neuer Lösungen für das Home Office entstanden sind, weiter geht. Es wird mehr und tiefer gehende Integrationsmöglichkeiten von ECM-Herstellern geben und Kunden werden bemüht sein, diese umzusetzen. Ebenso sind mehr vorkonfigurierte Workflow-Lösungen in Planung, um bestimmte Prozesse wie Auftragsbearbeitung und Zutrittskontrolle sowie andere Aufgaben abzudecken. Für die Automatisierung von Prozessen wird auch die weitere Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) hilfreich sein. KI ist im ECM-Umfeld aber auch auf dem Vormarsch, um Sicherheitsaspekte und die Klassifizierung von Informationen zu verbessern.

Von einer starken Erweiterung des ECM-Cloud-Angebots ist ebenfalls auszugehen. Dabei kann es sein, dass es weitere Newcomer wie 2021 mit Caya geben wird. Sicher ist aber, dass etablierte ECM-Hersteller wie Opentext, Hyland und Easy Software ihr ursprünglich auf On-Premises ausgerichtetes Angebot weiter auf cloud-basierte Modelle umstellen werden. Dabei sind native Cloud-Lösungen gefragt, die multimandantenfähig sind. Wichtig ist auch, den Kunden Migrationswege zu eröffnen, um aus der On-Premises- und Private-Cloud in die Software-as-a-Service-(SaaS-) Welt zu gelangen. Anbietern, die dies selbst verpassen, kommt möglicherweise wie im Fall von IBM die Konkurrenz zuvor.

Früher oder später werden die meisten Kunden auf moderne Cloud-Lösungen setzen wollen. Laut dem IT-Marktforschungsunternehmen Gartner waren neue Content Services noch nie so einfach zu beschaffen, bereitzustellen und zu implementieren wie aktuell. In vielen Fällen handele es sich jetzt auch um zusammensetzbare Dienste mit reichhaltigen designorientierten Benutzeroberflächen, die es den Nutzenden ermöglichen, Anwendungen aus den zugrunde liegenden Microservices zusammenzustellen.