Softselect-Studie: Trend geht zu umfangreicheren ECM-Suiten

Immer mehr mittelständische Unternehmen erkennen den strategischen Nutzen einer systematischen Optimierung ihrer dokumentenbasierten Prozesse und investieren in entsprechende ECM-Software. Der Trend geht dabei zu umfangreicheren ECM-Suiten, die unter dem Stichwort »Enterprise Information Management« (EIM) die Thematiken Business-Process-Management (BPM), Business-Intelligence (BI) und Groupware-Funktionalitäten vereinen.

Die neueste DMS/ECM-Software-Studie aus dem Hamburger Beratungs- und Marktforschungshaus SoftSelect ist endlich da. Sie analysiert 95 Lösungen hinsichtlich Funktionalität, Technik und Bezugsmöglichkeiten – und sie schält dabei die interessantesten Trends der Dokumentenmanagement-Szene heraus.

Generell erfreulich: Lösungen für das Dokumentenmanagement zählen nach wie vor zu den Zugpferden auf dem Business-Software-Markt. Erst gut die Hälfte der deutschen Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern setzt bereits auf die Vorzüge professioneller Dokumentenmanagement-Lösungen, wie bereits aus der vor einem Jahr veröffentlichten Anwenderbefragung von Softselect hervorgeht. Bereits letztes Jahr plante rund jedes zweite Unternehmen die Einführung oder Erweiterung einer DMS/ECM-Lösung – dieses Jahr ergibt sich praktisch das gleiche Ergebnis.

Zunehmende Daten- und Informationsflut lässt Mittelstand reagieren

Insbesondere mittelständische Unternehmen gehen aber nun vermehrt dazu über, digitale Akten oder die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung einzuführen. Vor allem sehen sich laut Softselect viele Unternehmen gezwungen, auf die zunehmende Daten- und Informationsflut zu reagieren. Moderne Informationsmanagementmethoden kombiniert mit einem leistungsfähigen DMS (Dokumenten-Management-System) trügen erheblich dazu bei, unnötigen Pflegeaufwand zu reduzieren und die Datenqualität zu erhöhen.

Enterprise-Information-Management oder kurz EIM gilt als bedeutender Trend im Bereich DMS. »Unter dem Label Enterprise-Information-Management werden moderne Ansätze zusammengefasst, die das Dokumentenmanagement noch tiefgreifender und umfassender in den Geschäftsprozessen verankern«, erläutert Michael Gottwald, Geschäftsführer von Softselect. EIM gilt dabei als Erweiterung oder Weiterführung des Enterprise-Content-Management (ECM).

EIM scheint zum Trend zu werden

»Durch die Kopplung von Dokumentenmanagement mit dem Business-Process-Management, Groupware- und Business-Intelligence-Anwendungen sollen Informationen unabhängig vom Datentyp unternehmensweit schneller verfügbar gemacht werden«, erklärt Gottwald. »Ziel ist die ganzheitliche Verwaltung und Organisation von strukturierten und unstrukturierten Informationen im Unternehmen.«

Die Untersuchung der 95 ECM-Systeme in der DMS/ECM-Software-Studie 2015 belegt laut Softselect diesen Trend. Die Dokumentenmanagement-Lösungen würden umfangreicher. Durch die Erweiterung um Module für die bessere Zusammenarbeit (Collaboration), komplexe Workflow-Steuerungen und zahlreiche Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten wachse das Angebot solcher ECM-Suiten.

ECM- oder Dokumentenmanagment-Syteme bilden die technologische Basis für EIM

Dabei ist nach Ansicht von Softselect zu beachten, dass nach dem EIM-Konzept ECM- oder DM-Syteme im Hintergrund ablaufen, und lediglich die technologische Basis bilden. Die klassische Erschließung und Verwaltung von Informationen in einer eigenständigen Anwendung werde demnach obsolet. ECM-Systeme würden hierbei lediglich die Infrastruktur und den technologischen Kern der eigentlichen EIM-Anwendungen bereitstellen. Cloud-Technologien spielen bei dieser Entwicklung eine entscheidende Rolle.

Wird Cloud-ECM der Wegbereiter des EIM?

Zwar sind klassische Client-Server-Installationen nach wie vor im ECM-Bereich die Regel, jedoch wird das Angebot an Cloud-Lösungen im ECM-Bereich in den kommenden Jahren stark wachsen. Derzeit investieren Cloud-Storage-Anbieter aus den USA massiv, um im ECM-Segment Fuß zu fassen. Die Akzeptanz für Cloud-Anwendungen ist hierzulande noch recht verhalten, ergab auch der letztjährige »DMS Trend Report 2014«. Softselect geht aber davon aus, dass sich dies vermutlich in dem Maße ändern wird, wie die Preise für solche Lösungen sinken werden.

Einen Durchbruch wird Cloud-ECM hierzulande jedoch voraussichtlich erst dann erzielen, wenn die zu verwaltenden Daten aus den Vorsystemen wie ERP- und CRM-Systeme, Office-Anwendungen und E-Mail-Programme ebenfalls in der Cloud bereitgestellt werden. Um in diesem Zukunftsmarkt jetzt schon mitzumischen, sind die etablierten Hersteller vermehrt dazu übergegangen, hybride Cloud-Modelle zum Beispiel für die Archivierung in einem Rechenzentrum anzubieten.

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