Studie vom Bitkom zu ECM und Digitalisierung im Mittelstand

Gemäß der Studie des IT-Branchenverbands Bitkom »Digital Office im Mittelstand 2019« setzt schon fast jedes zweite Unternehmen (47 Prozent) nicht mehr nur auf Papier, sondern organisiert und verwaltet seine Dokumente digital. Gegenüber 2017 ist das ein deutlicher Anstieg: Damals nutzten nur 33 Prozent Lösungen für Enterprise Content Management (ECM).

Laut Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom, bilden ECM-Lösungen die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen. »Dadurch erhalten Unternehmen etwa Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Es ist erfreulich, dass der Mittelstand, das Herz der deutschen Wirtschaft, zwischenzeitlich den Weg in Richtung des digitalen Büros beschritten hat.«

Cloud-Lösungen auch bei Mittelständlern immer beliebter

Heute geht es nicht mehr nur um klassische Office- oder PDF-Dateien, die jeweils bei 92 Prozent und damit bei so gut wie allen Unternehmen im Mittelstand digital organisiert werden, sondern auch um Bilder (57 Prozent), Audio-Dateien (25 Prozent) und Videos (18 Prozent). Das digitale Büro kommt dabei zunehmend aus der Cloud. Mehr als jedes zweite Unternehmen (58 Prozent) verwaltet seine digitalen Dokumente mittlerweile dort, das sind 9 Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017.

Die Zahl der Unternehmen, die ihre ECM-Software im eigenen Unternehmen (»on premise«) betreiben, ging im gleichen Zeitraum von 59 Prozent auf 44 Prozent zurück. »Vor allem für den Mittelstand bietet die Dokumentenverwaltung und -Organisation aus der Cloud großes Potenzial, da IT-Ressourcen hier besonders knapp sind«, betont Britze. »Zudem bringt dieser Weg viele Vorteile mit sich: So werden nicht nur IT-Kosten gesenkt, sondern auch die Sicherheit erhöht: Die Cloud – öffentlich wie privat – wird bei professionellen Dienstleistern meist wesentlich besser geschützt als bei internen IT-Lösungen.«

Kosten von ECM-Software

Gerade im Zusammenhang mit der Cloud-Nutzung wird von immer mehr ECM-Herstellern die nutzungsabhängige Bezahlung von Software propagiert. Jedoch zeigt die Studie, zu der 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern befragt wurden, dass derartige Bezahlmodelle im Mittelstand bis dato nur wenig verbreitet sind. So dominiert nach wie vor der klassische Lizenzkauf, der im Durchschnitt pro ECM-Arbeitsplatz 683 Euro für die Softwarelizenz ausmacht. Hinzu kommen jährlich durchschnittlich 116 Euro Wartungsgebühren und 120 Euro für Anpassungen der ECM-Lösung im laufenden Betrieb pro ECM-Arbeitsplatz.

Rund 30 Prozent aller mittelständischen Unternehmen planen in naher Zukunft in eine integrierte Software zu investieren, welche alle aus Sicht des jeweiligen Unternehmens relevanten ECM-Aufgaben abdeckt.  Weitere rund 30 Prozent der Unternehmen wollen gezielt Lösungen implementieren, die auf ausgewählte Aufgaben des Digital Office spezialisiert sind. Thematisch stehen dabei E-Mail-Management, Collaboration Management und (Web) Content Management auf den vordersten Rängen.

Übersichten zu ECM-Lösungen

Lösungen, die auf den Mittelstand zugeschnitten sind und zentrale ECM-Aufgaben abdecken, haben wir in der Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen zusammengefasst. Weitere Lösungen für Disziplinen wie E-Mail-Management, Vertragsmanagement, Capture-Software sowie ECM- und DMS-Lösungen für Sharepoint und Office 365 sind ebenfalls in einzelnen Übersichten dargestellt.