Tipps zu DMS-Software für Kleinunternehmen

Typische Szenarien in Kleinunternehmen

Überquellende Aktenordner, nicht auffindbare Belege und Rechnungen, die umständlich erstellt, geprüft und bezahlt werden müssen – Probleme dieser Art beschäftigen auch viele Selbstständige und Kleinbetriebe im Handwerk und im Dienstleistungsbereich. Abhilfe schaffen hier Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die durchaus auch für diese Zielgruppe von einer bis etwa zehn Personen in einem Unternehmen interessant sein können.

Zum einen lassen sich mit DMS digitale Dokumente wie Rechnungen einfacher und übersichtlicher bearbeiten, zum anderen ist man bei rechtlichen Vorgaben besser abgesichert.

Diese Gründe für ein DMS in Kleinunternehmen bestätigt auch Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales und Vertrieb beim DMS-Anbieter ecoDMS: »Die wichtigsten Argumente sind, die Büroarbeit zu vereinfachen, womit eine Zeitersparnis einhergeht und sich Rechts- sowie Datensicherheit zu verschaffen. Darüber hinaus bietet ein DMS eine bessere Übersicht über alle Dokumente als meterlange Aktenregale und ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente. So können beispielsweise Handwerker auf einer Baustelle Aufträge mit ihrem Smartphone einsehen.«

Hilfreiche DMS-Funktionen

DMS-Software für Kleinunternehmen ist in der Lage, digitale Unterlagen beispielsweise aus E-Mails themenspezifisch abzulegen. Papier-Belege lassen sich ebenfalls auf diese Weise sortieren, wenn sie zuvor eingescannt oder einfach auch nur mit dem Smartphone abfotografiert werden.

Per integrierter Texterkennung (OCR) können sogar Einstiegslösungen im DMS-Bereich Informationen und Begriffe aus den digitalen Dokumenten auslesen, um die Dokumente beispielsweise automatisch zu verschlagworten beziehungsweise zu kategorisieren. Somit wird eine gute Basis für eine übersichtliche digitale Ablage geschaffen und das Auffinden von Informationen erleichtert.

Darüber hinaus gibt es in einem DMS für kleine Unternehmen auch dedizierte Suchfunktionen, die für Anwenderinnen und Anwender eine große Rolle spielen. »Aus unserer Erfahrung sollte in einem DMS vor allem eine Volltextsuche enthalten sein, die einen schnellen Informationszugriff ermöglicht«, so Schmitz. »Wichtig ist auch das Erstellen von Suchfiltern, mit denen Anwender zu bearbeitende Dokumente mit einem Klick aufrufen können, beispielsweise neu eingehende Rechnungen.« Das Suchen nach bestimmten Schlagworten oder Begriffen wie Rechnungen wird auch als Attributsuche bezeichnet. Als nützlich kann sich ebenfalls eine applikationsübergreifende Suche – eine sogenannte Meta-Suche erweisen. Hierzu müssen weitere Quellen und Systeme allerdings angebunden sein, was bei DMS-Einstiegslösungen häufig nicht der Fall ist.

DMS-Nutzen für Selbstständige und kleine Unternehmen

Für Jens Büscher, Gründer und CEO von Amagno ist klar, »ein Kleinstbetrieb kann durch ein DMS nur gewinnen. Ein DMS sollte von Anfang ein eine sehr gute Basis zur Gefahrenabwehr beziehungsweise Resilienz darstellen und hat gleichzeitig den Nutzen der digitalen Prozesse, Kostenersparnis, Orts- und zeitunabhängiges sicheres Arbeiten.« Büscher sieht ein DMS als gute Basis, um zahlreiche Vorschriften und Gesetze einzuhalten: »Viele sind von den Themen Sicherheit und Nachvollziehbarkeit abgeleitet, die Grundfunktionen eines DMS sind. Dies beginnt mit der GoBD, DSGVO und ISO9001. Hier liefern Anbieter typischerweise schon Lösungen mit, zum Beispiel Zertifikate wie IDW PS 880 inklusive Basis einer Verfahrensdokumentation.«

Rechts- und Datensicherheit

Gerade die GoBD fordert auch von Kleinunternehmen die ordnungsgemäße Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Dabei sind laut GoBD vier Grundsätze zu beachten: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Auch DMS-Software für Kleinunternehmen ist in der Lage, diese Grundsätze zu berücksichtigen. Vorschriften und Gesetze wie beispielsweise die Datenschutzgrundverordnung schreiben zudem vor, wie lange bestimmte Dokumente aufzubewahren sind und wer Zugriff darauf haben darf. Um dies zu managen, bieten DMS für kleine Unternehmen Berechtigungsfunktionen für bestimmte Bearbeitungsmöglichkeiten wie Lese- und Schreibrechte sowie Funktionen für Aufbewahrungs- und Löschregeln, was in der DMS-Welt auch als Records Management bezeichnet wird.

Vereinfachung der Rechnungsbearbeitung

Ein Argument für DMS-Software für Kleinunternehmen kann auch die automatische Rechnungseingangsbearbeitung sein.

Anbieter wie Candis und Flowwer haben sich auf diese Disziplin spezialisiert und bewerben diese besonders. Jedoch ist die digitale Rechnungsbearbeitung auch bei allen anderen DMS-Anbietern Thema und wird meist durch optionale Workflow-Angebote mit abgedeckt. Überlegen sollte man sich, wann sich eine solche Lösung lohnt. Schmitz setzt die Grenze relativ hoch: »Bei einem kleinen Handwerksbetrieb, der in der Woche zehn Rechnungen erhält, ergibt eine ergänzende Workflow-Lösung nur wenig Sinn. Anders sieht es aber beispielsweise bei Betreibern von Online-Shops aus, die mit einer kleinen Mannschaft viele Dokumente bearbeiten müssen. Nach unserer Faustregel lohnt sich eine Workflow-Lösung ab monatlich 200 Rechnungen.« Allerdings sollte jeder Kleinbetrieb das Thema individuell betrachten.

Dabei ist zugrunde zu legen, wie hoch der personelle Aufwand auf klassischem Weg ist und welche Kosten bei einem DMS für kleine Unternehmen für digitales Rechnungsmanagement anfallen.

Kosten für ein DMS

Bei der Kaufentscheidung für ein DMS gibt es aber noch weitere grundsätzliche Überlegungen, die angestellt werden sollten. Wichtig ist da bei vielen der Preis, der natürlich vom Funktionsumfang abhängig ist. Auf Miet- beziehungsweise Software-as-a-Service- (SaaS-) Basis startet DMS für kleine Unternehmen bei etwa 10 Euro pro Person und Monat. Da Preise für Hardware recht gering sind, können Kleinunternehmen DMS-Lösungen auch selbst betreiben. Bei ecoDMS gibt es beispielsweise eine Software für eine Person und einem Update-Service von zwei Jahren für 100 Euro. ELO verkauft eine zeitlich unbegrenzte Vollversion für 345 Euro.

Neben der Funktionalität ist zu prüfen, wie viele Dokumente sich bearbeiten lassen, wie hoch die Speicherkapazität ist und wie lange Updates zur Verfügung stehen. Schnittstellen zu Drittapplikationen sind bei Einstiegspreisen häufig auch nicht dabei. Will man aber beispielsweise aus dem E-Mail-Programm direkt Dokumente im DMS ablegen oder weiterbearbeiten, sind solche Schnittstellen notwendig. Von Bedeutung ist für Selbstständige und Kleinbetriebe ebenfalls eine schnelle Inbetriebnahme und einfache Bedienbarkeit. Begleitender Support, kostenlose Dokumentationen, How-to-Anleitungen und Videomaterial sind daher sehr gefragt.

Newcomer oder etablierte Anbieter wählen?

Die Auswahl an DMS für Kleinunternehmen ist groß. Ein generelles Unterscheidungsmerkmal bei Anbietern stellt der Firmenhintergrund dar: Handelt es sich eher um einen DMS-Newcomer oder einen etablierten Hersteller. Prinzipiell bieten beide Gruppen verlässliche Lösungen an. Büscher macht jedoch folgende Beobachtung: »Da viele etablierten DMS-Anbieter abgespeckte und erprobte Lösungen anbieten, gelingt hier ein Einstieg für Kleinstbetriebe auf einer soliden Basis von Anbietern, die erfahren sind und finanziell nicht unter dem Druck von modernen Startups stehen. Dagegen sind neue Player teilweise perfekt auf das eine Problem fokussiert und nutzen modernste Technologien, weil sie befreiter neu entwickeln konnten. Hier ist eine Umstellung für etablierte ECM/DMS Anbieter viel schwerfälliger.«

Jedoch sollten Kaufentscheider bei ihren Überlegungen auch miteinbeziehen, ob wie bei Start-ups eine Expansion angestrebt wird oder eher eine kleine Betriebsgröße dauerhaft wahrscheinlich ist. Etablierte DMS-Anbieter haben im Wachstumsfall weitaus mehr Potenzial die Anforderungen eines größeren Unternehmens mit verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb und Personalwesen abzudecken.

Generell gilt: Wer eine DMS-Einstiegslösung sucht, wird sehr leicht fündig. Eine Übersicht zu DMS-Software für Selbstständige und Kleinbetriebe, die immer erweitert und aktualisiert wird, haben wir beispielsweise für Sie zusammengestellt. Ebenso finden Sie eine Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen, die auch die Anforderungen größerer mittelständischer Unternehmen erfüllen.