Übersicht zu DMS-Lösungen für Selbstständige und Kleinbetriebe

In dieser Übersicht (Update vom 24.1.24 u.a. mit Lösung von Caya) finden sich Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die sich preislich und funktionell für Selbstständige und Kleinunternehmen eignen. Hierunter fallen Einzelunternehmen und Betriebe bis maximal zehn Beschäftigte. Für Unternehmen mit mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eignet sich unsere Übersicht zu DMS-Mittelstandspaketen.

DMS für kleine Unternehmen sind in der Lage, digitale Dokumente und Inhalte revisionssicher zu verarbeiten und aufzubewahren, um sich beispielsweise Ärger bei Betriebs- und Steuerprüfungen zu ersparen. Vorschriften wie GoBD und DSGVO lassen sich mit DMS-Software für Kleinunternehmen durch Funktionen wie Versionierung, Rechtevergabe und das Eingeben von Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten. Außerdem ermöglicht sie Nutzenden, papierlos zu arbeiten und Suchen nach Unterlagen zu vermeiden.

Je nach Funktionsumfang können DMS für kleine Unternehmen auch Arbeitsabläufe wie die Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement sowie Vorgänge im Personalwesen digital abbilden und ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Neben Funktionsumfang und Preis unterscheiden sich die Lösungen in ihren Bereitstellungsarten, zu denen Einzelplatzlösungen, klassische Client-Server-Architekturen und cloudbasierte Software-as-a-Service-(SaaS-) Lösungen zählen. Zudem ist bei der Auswahl von DMS-Software für Kleinunternehmen zu beachten, ob Updates in den Preisen enthalten sind, und für wie viele Nutzenden mit welchen Rechten die Preise gelten.

Amagno bietet Komplettpakete aus der Cloud

Für kleine und Kleinstbetriebe ist von Amagno vor allem das »5‘er«-Paket der »AMAGNO Business Cloud« interessant, das es für die entsprechende Anzahl an Nutzenden ab 27 Euro pro Kopf und Monat gibt. Nutzende mit reinen Leserechten können unbegrenzt und kostenfrei hinzugefügt werden. Enthalten sind alle Upgrades und 12,5 GByte Speicher. Weiteres Speichervolumen kann paketweise dazu gebucht werden. Ebenso sind kostenfreie Standardworkflows über den integrierten Solution Store sowie Lernvideos mit dabei.

Die Funktionen sind in allen Paketen – auch bei denen für größere User-Zahlen – gleich. Sie gehen deutlich über das File-Share-and-Sync-Angebot manch anderer Einstiegslösungen hinaus und enthalten alle elementaren Funktionen, die für das Dokumentenmanagement benötigt werden. Dokumente, die täglich erstellt werden, lassen sich zum Beispiel gegen Überschreiben, unberechtigtes Löschen und Duplikate schützen. Dateienimport kann per Drag and Drop, E-Mail (automatisch und manuell) und direktes Abspeichern erfolgen. Papierbasierte Dokumente lassen sich über Scanner-Hardware und mobile Scan-Apps einbinden. Über alle Dokumente ist eine Volltextsuche möglich. Die Dateivorschau funktioniert bei über 100 Formaten. Alle ausgedruckten Dokumente werden über den integrierten Druckertreiber gleichzeitig digital abgelegt. Um Vorschriften wie GoBD und DSGVO einhalten zu können, lassen sich unter anderem flexible Archivfristen inklusive Lösch- und Vernichtungsfristen festlegen sowie Benutzer und Rechte individuell verwalten.

Amagno wirbt zudem mit einer automatisierten Ablage aller Dateien, Scans und Emails in allen Unternehmensbereichen. Das Anklicken von Werten und Merkmalen genügt, um Kategorien festzulegen, die dann in allen Dokumenten automatisch berücksichtigt werden. So reicht es beispielsweise auf den Betrag der Rechnungssumme zu klicken, um automatisch die Kategorie Rechnungssumme zu erstellen. Gleiche Dokumente zum Beispiel Rechnungen werden automatisch erkannt, zugeordnet und die Daten extrahiert. Nutzende müssen sich keine Gedanken um die Organisation und Verwaltung des Ablagesystems machen.

Einfache Workflows für Geschäftsprozesse wie Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und Personalwesen können Nutzende ohne Programmierkenntnisse auch selbst erstellen. Kostenpflichtig erhalten sie dabei auch Serviceunterstützung von Amagno.

Caya bietet Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung

Für 9,99 pro Nutzenden und Monat gibt es bei Caya die Dokumentenmanagement-Lösung »Document Cockpit« für bis zu fünf Anwenderinnen und Anwender als Essentials-Version. Der Preis umfasst eine Texterkennung für jedes neue Dokument. Dies erleichtert, Dokumente per Volltextsuche wiederzufinden, Daten zu extrahieren oder zum Beispiel die IBAN aus dem Dokument zu kopieren. Automatisch werden Daten wie Absender, Betreff, Empfänger sowie Rechnungsdaten extrahiert. Zudem klassifiziert die Lösung Dokumente nach Absender und Art des Dokuments – beispielsweise Rechnung oder Finanzamt. Enthalten ist auch eine individuelle Ordnerstruktur, in der Dokumente strukturiert nach Projekten, Abteilungen und Dokumenttypen abgelegt werden können. In der Essentials-Lösung lassen sich bis zu 100 neue Dokumente pro Monat hinzufügen und insgesamt 10.000 Dokumente erfassen. Mit dabei ist auch ein PDF-Editor und eine Mobile App.

Die Version »Standard« kostet 24,99 Euro pro Nutzenden und Monat und geht bis maximal 50 Nutzende und insgesamt 100.000 Dokumente. Damit lassen sich Dokumente mit mehr als 100 Lösungen, darunter Buchhaltungs-, Personal- und Projektmanagementsoftware, synchronisieren. Hinzu kommen die Schnittstellen zu allen gängigen E-Mail-Anwendungen wie »Gmail« und »Outlook«. Zudem lassen sich PDF-Dateien in Caya Document Cockpit mit einem Mausklick direkt hochladen. So stehen sämtliche Dokumente zentral zur Verfügung und können abteilungsübergreifend bearbeitet werden.

In beiden Preisklassen können Kunden den Scanservice von Caya je nach Briefvolumen kostenpflichtig hinzubuchen. Nutzen Kunden die Kombination aus Postdigitalisierung und Dokumentenmanagement wirbt Caya damit, »Kunden eine Dokumentenzentrale zur Verfügung zu stellen, in der jegliche Dokumente aus nahezu jeder Quelle zusammenkommen und komfortabel verarbeitet werden können.«

Drei SaaS-Pakete von d.velop für kleine Unternehmen

Als Software-as-a-Service- (SaaS-) bietet d.velop drei verschiedene Pakete für Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Betriebe an. »d.velop documents« ist in den Versionen »basic«, »business« und »ultimate« für 23, 34 und 51 Euro pro Benutzer und Monat verfügbar. Die Basic-Version sieht 100 GB Cloud-Speicher pro Mandant vor und bietet unter anderem ein revisionssicheres Archiv, die Erfassung gescannter Dokumente und E-Mails sowie individuelle Aktenstrukturen und Aufgabenmanagement. In der Business-Klasse mit 500 GB Cloud-Speicher kommen beispielsweise die Gestaltung einfacher Workflows, die Microsoft-365-Office-und die Active-Directory-Integration hinzu. Neben 1 TB Cloud-Speicher hält die Ultimate-Version zusätzlich die Ausführung unbegrenzt komplexer Workflows, eine iOS-App zur Offline-Nutzung und automatische Datenextraktion mit künstlicher Intelligenz bereit. Die Buchung zusätzlicher Funktionen wie elektronische Signatur oder unternehmensweite Suche sind ebenfalls möglich. Eine 30-Tage-Testversion von d.velop documents steht ohne automatische Vertragsverlängerung und keinerlei Verpflichtungen kostenlos zur Verfügung.

Als »d.velop documents light« gibt es für eine ähnliche Zielgruppe wie hier bereits ein Cloud-Angebot von Dvelop, das in der Telekom-Cloud vermarktet wird. Dies kostet 30 Euro pro Benutzer und Monat und bietet File Sharing, revisionssichere Archivierung und 200 GB Speicherplatz. Reines File Sharing mit 100 GB Speicherplatz kostet hier 10 Euro monatlich.

Client-Server-Modell für Kleinunternehmen von ecoDMS

Die Client-Server-Lösung »ecoDMS« vom gleichnamigen Hersteller ist für einmalig 74,79 Euro netto erhältlich. Das System kann als Einzelplatzlösung (Server, Client und Zusatzfunktionen auf einem Computer) und als Netzwerklösung mit Zugriff von verschiedenen Endgeräten auf den Server installiert werden. Die Lösung arbeitet mit Windows-, Linux-, Mac-OS-Betriebssystemen und NAS-Lösungen. Dem Concurrent-User-Modell entsprechend ist mit einer Lizenz eine Verbindung eines namentlich unabhängigen Nutzenden möglich. Sollen mehrere Nutzende gleichzeitig zugreifen, sind pro Verbindung jeweils 74,79 Euro netto fällig.

ecoDMS ermöglicht die Archivierung beliebiger elektronisch vorliegender oder digitalisierter Dokumente und Dateien zum Beispiel PDFs, E-Mails, Office-Dateien, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, TXT-Dateien und Zeichnungen. Die Dokumente werden per automatisierter Texterkennung (OCR) volltextindiziert und revisionskonform abgelegt. Über den integrierten Web-Client können Anwender von unterwegs via Handy oder aus dem Homeoffice über einen herkömmlichen Internetbrowser auf Dokumente zugreifen.

ecoDMS beinhaltet ein Löschkonzept für personenbezogene Daten, das der im Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO entspricht. Zudem erfüllt ecoDMS als Dokumentenarchiv die GoBD-Richtlinie, indem es die technischen Anforderungen für eine revisionssichere Archivierung abdeckt. Ebenfalls zum Funktionsumfang zählt, dass Anwender PDF-Dateien direkt mit Notizen oder Annotationen wie Freigabe – oder Bezahlstempeln versehen können. Mit dem Hinzufügen solcher Anmerkungen erstellt ecoDMS nach dem Speichern jeweils eine neue Version. Somit bleibt das Original erhalten und jegliche Änderungen sind über die Versionsverwaltung nachvollziehbar. Die Annotationen sind ebenfalls volltextindiziert, sodass Anwendende danach suchen können und die Informationen von anderen Systemen ausgelesen werden können. Weitere Funktionen, wie eine Inbox für eingescannte Dokumente, den allgemeinen Archivzugriff mit Up- und Download-Funktion, intelligente Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen und die Versionsverwaltung, gehören ebenfalls zu den Features.

Die Lizenz ist zeitlich unbegrenzt. Mit dem seit Anfang 2021 geltenden Lizenzmodell erhalten Kunden ab Kaufdatum regelmäßig Funktionserweiterungen und Verbesserungen für die Dauer des gewählten Zeitraums kostenlos.

Mit der Erweiterung »ecoWORKZ« für 89,13 Euro netto können feste Abläufe linear definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Ein digitaler Stempel kann direkt auf dem Dokument dokumentieren, welcher Ablauf von welchem Benutzer wann ausgeführt wurde. Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Mail-Postfach oder einem Ordner des Dateisystems ins ecoDMS-Archiv importieren.

Die Erweiterung »ecoMAILZ« für 49,58 Euro netto ermöglicht, ein- und ausgehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch und direkt vom Mailserver zu archivieren. Um den rechtlichen Anforderungen nachzukommen und gleichzeitig nicht archivierungspflichtige E-Mails von der Archivierung auszuschließen, arbeitet ecoMAILZ mit einem zweistufigen Archivierungskonzept. Hierbei erhält jede Nachricht einen entsprechenden Status. In Kombination mit einer frei konfigurierbaren Sichtungsfrist kann über den Status der aktuelle Archivierungsstand verwaltet werden. Ecomailz bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver- und Groupware-Lösungen. Dazu zählen Microsoft Exchange Server, Internet Message Access Protocol (IMAP), POP3 und das Dateisystem.

Klassische windowsbasierte Lösung von ELO

Für Selbständige und Kleinunternehmen bietet ELO Digital Office das Dokumentenmanagement-System »ELOoffice 11«. Die windowsbasierte Lösung ermöglicht, Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Verträge und E-Mails sicher und rechtskonform an einem zentralen Ort aufzubewahren. Um Dokumente schnell wiederzufinden, steht eine speziell entwickelte Suchtechnologie zur Verfügung. Im ELO Online-Shop gibt es eine kostenlose Einstiegsversion ohne zeitliche oder funktionale Begrenzung für maximal 500 Dokumente. Die Vollversion für bis zu 800.000 Dokumente kostet einmalig für einen Anwendenden 345 Euro, für fünf 1.350 Euro und für zehn Anwendende 2.420 Euro.

Die Lösung ist in »Microsoft Office« integrierbar, so dass sich Dokumente in »Microsoft Word«, »Excel« oder »PowerPoint« über ELO Makros mit einem Klick in ELOoffice archivieren lassen. Über ein ELO Makro können auch E-Mails aus »Microsoft Outlook« mit einem Klick langzeitarchiviert werden. Weitere Dokumente lassen sich über eine Dropzone automatisiert und mit den relevanten Informationen versehen an der richtigen Stelle im Archiv ablegen. Wiederkehrende Belege landen nach dem Scannen automatisch im Archiv. »ELOoffice Texterkennung« und OCR-Vorlagen sorgen dafür, dass Informationen zu einem Dokument – auch PDFs und TIF-Dokumente – per Mausklick übernommen werden.

Über verschiedene Auswertungsmöglichkeiten lassen sich die erfassten Dokumente wie Rechnungen, Belege, Verträge oder Personaldokumente beispielsweise in Microsoft Excel darstellen und analysieren. So können Nutzende auch Fristen im Blick behalten Eine Suche im ELO Archiv und das Drucken von Ausgangsbelegen von ausgehenden Dokumenten ist ebenfalls aus allen Anwendungen heraus möglich.

Mit dem »ELO MobileConnector« erhalten Anwendende per Handy oder Tablet Zugriff auf ihre Dokumente. Arbeiten sie offline daran, können sie ihre Dokumente später mit dem ELO Archiv synchronisieren. Von unterwegs lassen sich mit der App »ELO QuickScan« Dokumente erfassen und an ELOoffice senden.

Im Bereich Datensicherheit setzt ELOoffice 11 auf die integrierte »ELOoffice Datensicherung«. Damit wird das gesamte ELO Archiv auf einem frei wählbaren Medium oder in einer gesicherten Cloud-Umgebung gesichert. Das Backup lässt sich über das Windows-Startmenü wiederherstellen.

Docutain von Infosoft mit hilfreicher OCR-Funktionalität

Mit dem Dokumentenmanagement-System »Docutain« stellt INFOSOFT seine Erfahrung im Bereich der unternehmensbasierten Dokumentenarchivierung und Verwaltung komprimiert in einer Anwendung für den PC und das Smartphone zur Verfügung. Die Lösung richtet sich an Privatpersonen, Selbständige und kleine Unternehmen. Sie zeichnet sich durch eine gute OCR-Funktionalität aus, die das automatische Erkennen von Textinformationen ermöglicht.

Während die Android- und iOS-App für Privatpersonen und Unternehmen kostenfrei zur Verfügung stehen, kostet die PC-Lösung »Docutain Premium Business« monatlich 8,25 Euro bei jährlicher und 9,99 Euro bei monatlicher Abrechnung. Die Unternehmensversion verfügt über erweiterte Filterfunktionen und eine Erinnerungsfunktion, die beispielsweise auf Zahlungs- und Vertragsfristen aufmerksam macht.

Mit allen Docutain-Versionen lassen sich beliebig viele Rechnungen und Dokumente mit dem Smartphone oder am PC scannen und per Drag and Drop importieren. Filter, automatische Dokumentenerkennung und Perspektivkorrektur helfen, die Scan-Ergebnisse zu verbessern. Dokumente können auch aus E-Mails und Chatverläufen, Internetportalen oder der Festplatte stammen und dann zentral verwaltet werden. Nutzende sind zudem in der Lage, alle relevanten Informationen während des Speichervorgangs zu hinterlegen, nachträglich manuell zu bearbeiten und zu ergänzen.

Mittels OCR werden beispielsweise Dokumententypen wie Rechnungen und Rechnungsinhalte automatisch erkannt, so dass Bezahlfunktionen angestoßen werden können. Der Fokus bei den Rechnungsinformationen liegt auf den Parametern IBAN, Betrag, Empfänger und Verwendungszweck. Diese vier erkannten Parameter werden dem Nutzer in einer Überweisungsvorschau zur Prüfung angezeigt. Ist der User mit der OCR-Erkennung der Daten zufrieden, kann er diese Werte an seine mobile Banking-App weiterleiten. Die Zahlung wird in der Banking App selbst angewiesen und nach erfolgter Zahlung wird in Docutain das Kennzeichen »bezahlt« an der Rechnung gesetzt. Aktuell angebundene mobile Banking Apps sind Outbank, StarMoney, finanzblick und Banking4. Weitere Anbindungen sind geplant.

Wiederkehrende Dokumente – beispielsweise die jährliche Stromrechnung oder die monatliche Rechnung eines Software-Abonnements – erkennt Docutain ebenfalls und schlägt bei der Indexierung entsprechend zeitlich fortlaufende Benennungen vor. Darüber hinaus erkennt Docutain, ob sich beispielsweise der Rechnungsbetrag geändert hat und zeigt etwaige Erhöhungen an. Über angelegte Adressen lassen sich Monatsrechnungen lieferantenspezifisch aufrufen und vergleichen.

Für die Dokumentsuche stehen diverse Schnellsuchen und eine umfangreiche Suchmaske zur Verfügung. Die Suchkriterien können dabei beliebig kombiniert werden. Auch die dokumentenübergreifende Volltextsuche nach bestimmten Begriffen oder Passagen ist mittels OCR-Texterkennung möglich.

Docutain bietet Verschlüsselung, Passwortschutz, Fingerabdruck, Face ID, sowie optionale Anbindung an beliebige Cloud oder die rein gerätbezogene Nutzung. Der Anbieter hat zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf die gemanagten Dokumente.

Digitalisierung von Handwerksbetrieben auf »openHandwerk«

Auf der Suche nach einer cloudbasierten Softwarelösung, die Arbeitsabläufe im eigenen Handwerksbetrieb digital abbildet, wurde Inhaber Martin Urbanek nicht fündig. Daher startete er 2016, die auf Handwerksbetriebe zielende SaaS-Plattform in Eigenregie.

Der Preis von openHandwerk bemisst sich pro Mitarbeitenden und Laufzeit. Er startet für kaufmännische Mitarbeitende mit monatlicher Zahlweise bei 55 Euro und sinkt bei einer dreijährigen Vertragslaufzeit auf 30 Euro. Alle Preise beinhalten das komplette Leistungspaket mit Projektplanung, Dokumentenmanagement und Rechnungswesen. Mit einem eingeschränkten Zugang zu reduzierten Preisen lassen sich auch gewerbliche Mitarbeitende und Subunternehmen ausstatten. Der Zugang zu Openhandwerk besteht jeweils aus Cloudlösung oder App.

Die Lösung deckt die gängigen Arbeitsprozesse eines Handwerkerbetriebs ab. Hierzu zählen Auftragsverwaltung/ Projektplanung, Ressourcenmanagement, Baustellendokumentation und -kommunikation, Mängel- und Aufgabenmanagement sowie Rechnungswesen in der Cloud. Über eine Webapplikation und dazugehöriger App können Workflows im Büro, auf der Baustelle oder in der Instandhaltung verwaltet werden. Darüber hinaus bietet Openhandwerk über seinen »API Marketplace« mehr als 20 offene Schnittstellen zur Integration von Drittanbietern wie Apps, Microservices, Herstellern oder Händlern.